加強煤炭企業物資采購系統管理的探討

姜俊波

（鐵法煤業（集團）有限責任公司小康煤礦 供應科，遼寧 調兵山 112700）

物資采購是煤炭企業向供應商購買商品的一種商業行為，煤炭企業經營活動所需要的物資絕大部分是通過采購獲得的，物資采購是煤炭企業物流管理的起始點。

1 建立完善的物資采購系統管理制度

1.1 建立物資采購價格通報制度

建立采購物資價目表，為主管領導提供審簽依據。由計劃組會同采購組編制當月采購計劃和追加采購計劃的采購物資價目表。要求計劃組將編制好的價目表于次日報送經營副經理、副總會計師、經營管理部、采購組、庫管等有關人員。價目表內容主要包括：采購物資序號、物資編號、物資名稱、規格型號、計劃價、上次采購價及供應商等。月份采購計劃的采購物資價目表，要求在每月的5日前完成。追加采購計劃的采購物資價目表，要求每周編制一次。建立物資采購詢價制度，為企業監督采購工作提供依據。由物管科負責組織計劃組對本月份的所有采購物資予以詢價，并編制詢價表（保留詢價資料）。要求在次月的5日前將編制好的詢價表報送總經理、經營副總經理、副總會計師、經營管理部、紀委、庫管及使用單位。價目表內容主要包括：采購物資序號、物資編號、物資名稱、規格型號、計劃價、上次采購價、本月采購價及計劃組詢價等。

建立物資采購價格會議通報制度

每個月的月初的第一個安全辦公會，由采購主管領導負責通報上月份物資采購價格發生情況，重點通報差異較大物資。

1.2 建立物資采購約束及監督機制

物管科。物管科主管領導、計劃組和庫房管理人員（含庫工）有權對價格異常的到庫物資提出異議，并負責通知采購員及主管領導，庫房待問題解決后方能入庫驗收。基層單位。物資使用單位有權對價格異常、物資與計劃不符及存在質量問題的物資拒絕驗收支領，及時負責通報有關領導并在經營調度會上予以通報。企業紀委。每月由企業紀委負責對上月物資采購情況進行系統審計，拿出審計報告，并負責將審計報告報送總經理、經營副總經理等有關人員。

1.3 建立物資采購檔案

采購組必須建立、建全物資采購檔案。物資采購檔案管理標準：①檔案的填寫要及時準確、完整。②檔案的保存（儲存）必須完整、有序、安全可靠。③檔案的保管必須嚴格遵守檔案管理標準。計算機檔案（采購數據庫）：檔案內容主要包括：①月份采購計劃（追加采購計劃）；②采購物資序號；③物資編號；④物資名稱；⑤規格型號；⑥計劃價；⑦采購價；⑧物資到貨時間；⑨采購員；⑩供應商；⑾庫號；⑿采購形式等。

書面材料：檔案內容主要包括：①采購通知單；②招標材料等。

注：要求采購通知單內容必須和采購數據庫一致

1.4 建立到庫物資驗收審簽制度

1.4.1 由物管科負責在每月26日前編制完成本月到庫物資明細表，組織使用單位驗收簽字，并負責在每月的28日前報送經營副總經理、副總會計師、經營管理部、采購員等。

到庫物資明細表內容包括：采購物資序號、物資編號、物資名稱、規格型號、計劃價、上次采購價、本月采購價、采購員、供應商、庫號及使用單位等。

1.4.2 審批人員。使用單位：行政正職、業務主管、材料員。物管科：庫房主管、庫房主任、計劃員、計劃組長、主管副科長、科長。采購物資到庫驗收審批表是采購員付款依據，也是審批領導的審批依據。缺一不得付款。以上審批人員對審批到庫物資的名稱、規格型號、數量、質量等負全責。對不符合要求的物資有權拒絕簽字驗收。使用單位必須按時組織驗收，對合格物資予以簽收，否則將給予通報批評。

1.5 建立產品質量專題會議制度

每月5日前企業組織上月份采購物資質量專題會議，由物資使用單位、物管科通報本單位采購物資存在的質量問題及建議，由企業主管領導現場解決相關問題。

2 加強對物資采購系統相關人員的培訓

物資采購因其涉及資金數額大、采購過程中可能存在“回扣”問題，一直是煤炭企業加強管理過程中重點關注的領域。因此，煤炭企業內部應做好與物資采購有關人員的引導教育工作。人總是采購行為的主體，物資采購系統是否優良，很大程度上取決于對采購行為主體的管理。

2.1 提高物資采購系統人員的業務水平

物資采購系統人員的業務不夠熟練，對所采購物資價格沒有定價經驗，就無法作出合理的判斷。對采購物資的質量實行“誰采購、誰負責”的終身負責制。對采購人員實行持證上崗制度。堅持做到緊把關口、持證上崗、嚴格管理、定期考核。對采購人員實行業務培訓制度，未參加過崗位培訓的采購人員不得參與采購，以此提高物資采購人員的業務素質。對其他與物資采購有關的人員（計劃員、庫房管理員、財務結算員等），也要加強業務學習。

2.2 對物資采購系統人員進行長期有效的道德教育

對物資采購系統人員定期進行思想教育，每月至少學習一次。培訓內容如下：其一是學習經濟法和公司的各種章程，通過加強法律條規教育，增強相關人員的法律意識；其二是進行職業道德教育，相關人員應該認真學習領會“八榮八恥”，“以誠實守信為榮，以見利忘義為恥；以遵紀守法為榮，以違法亂紀為恥。”在物資采購過程中自覺維護本企業的利益，維護企業的形象；其三是進行警示教育，通過案例分析，以案明紀，以實例為誡，讓相關的物資采購管理人員清醒地意識到貪心的可怕后果。將各種腐敗意識消滅在萌芽之中。

3 建立合理的物資采購管理方式

3.1 制定物資采購戰略

根據煤炭企業的特點，可將整個戰略規劃過程的重點集中在兩點：優化采購決策平臺和提升以績效考核為核心的采購管控。圍繞這個核心，企業將實現一個從發現機會，實現價值到保持成果并不斷發現機會的循環過程，這是整個全價值采購的價值基礎。

3.2 嚴格區別重點物資與非重點物資的界限

采購人員為了故意躲避價格定額中心對重點物資采購價格的審核規定，對重點物資和非重點物資的劃分、定價及申報程序有明確的文件規定情況下，將重點物資列為非重點物資處理，以非重點物資采購向價格定額中心備案的方式來躲避價格定額中心對重點物資采購價格的審核，鉆文件的空子。企業督察部門必須認清這一點，防止采購問題的發生。

3.3 對大宗物資采用公開招標的形式采購

建立健全詢比價、議標、招標、訂購的三級管理辦法。招標采購，即采購者對需要采購的物資公開招標，通過一套嚴格的組織程序，讓投標者在質量、價格、售后服務等方面相互競爭，從而實現采購的最優化。招標工作進行以前，必須成立由各個相關部門人員組成的監督工作機構。

3.4 對常用物資采用集中采購的策略。

集中采購是指企業設立高度集中的物資采購中心（或叫采購部），這個中心每年在一定時間（半年或一季度）內按照生產需要分期將眾多采購方的采購計劃進行集中、整合，形成一個統一的采購計劃，或者叫搭建一個為企業生產服務的采購平臺。

4 充分利用信息化技術，降低采購成本

發揮采購信息平臺的作用，不僅使煤炭企業有效地降低采購成本，也會使供應商節省了大量的時間成本和人力成本。物資采購管理應用網絡技術是科技進步的必然。通過煤炭企業局域網實現網上查詢、網上定貨、網上支付、網上報單等使煤炭企業的物資采購更加擴展視野，有更多的選擇空間；通過煤炭企業信息化，還可以達到庫存物資資源共享、資源互補，從而合理有效利用庫存資源，減少庫存量，使庫存資金達到合理利用，提高資金利用率，以便更好的為生產提供服務和保障。

5 采購物資結算時，必須認真核對各種憑證

對采購的物資應從兩方面把好關。其一，采購合同簽訂并開始執行后，采購貨款何時支付、支付金額大小、以何種方式支付是一個復雜的決策過程。貨款結算的科學合理決策和有效執行是監督的重點。其二，實際到貨的物資數量與質量存在短缺和質量不能滿足要求的情況，這需要驗收人員把關。驗收人員責任心和質量標準的把握成為監督的關鍵控制點。

總之，煤炭企業在對物資采購系統嚴格管理后，就可以減少物資采購資金的占用，降低材料的采購成本，為企業的進一步發展打下一個堅實的基礎。因此，重視物資采購系統的管理是每一企業都不應該忽視的問題。