公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理

徐艷

（濮陽市公路管理局，河南 濮陽 457000）

2003年12月河南省交通廳豫交辦【2003】1045號文印發了《河南省公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理細則》，于2004年元月在全省交通系統范圍內實施應用。這一《細則》的制定，對規范公路工程建設項目檔案的歸檔整理工作非常重要。

這里所說的竣工文件是指某工程項目從提出立項、審批、勘察設計、施工到竣工投入使用全過程中形成的文件、圖表、像片等具有保存、查考利用價值的各種材料?？⒐の募枪饭こ添椖咳^程的真實寫照,是公路工程項目交工驗收質量等級評定、養護管理的主要依據。業主、設計單位、各施工單位、監理單位都必須按照文件材料形成的先后順序或公路工程建設項目完成進展情況，及時積累、收集、整理。

在實際操作中，竣工文件的整理常常落后于主體工程的進展。比如主體工程完工的項目,由于當年無條件進行交工驗收,只能待來年附屬工程完工后進行交驗；或者是標段多的項目，由于中標單位不同、施工水平有差異，不能同時完工，無法進行交工驗收，只能待都完工后統一進行交工驗收。如果平時不注重資料的整理，到交工驗收前進行突擊整理，勢必會造成很多不便?？⒐ぴ嘉募蚴┕す芾砉ぷ鞑坏轿弧⒉灰幏对斐傻馁|量問題，大致有以下幾種：

1 施工綜合管理文件原件不齊全

個別設計、監理、業主下發的施工管理重要文件，因下發或轉發時就是復印件，難以滿足公路工程質量標準中規定的竣工資料中不允許出現復印件的要求。

2 工程質量驗收簽證資料不齊全

隨著工程施工進展需要，為了急于滿足施工進度要求，現場驗收后，沒有按國家行業標準規定要求辦理書面簽字儀式。有的施工單位管理不嚴格，造成原始文件丟失。也有施工單位專業技術人員工作調動移交手續時，又把關不嚴，造成竣工原始文件遺失。

3 竣工圖文件編制不夠規范

一些分部工程都程度不同地存在著代用圖，而在竣工中又要求竣工圖以分部工程組卷，圖紙缺量較大，劃改圖紙只有原則的標準規定，缺少有針對性的細則。

4 施工驗收原始簽證資料格式不規范

原始施工驗收簽證資料，并非是開工前統一規定內容和格式，而是在施工過程中，不斷增添內容和更換種類，資料格式又不統一，無法統一規范裝訂組卷。

5 施工原始資料書寫不規范

施工過程中長期的測量手薄記錄、灌漿施工記錄都用鉛筆書寫，一式四聯混凝土要料單用復寫紙書寫；施工過程中的原始簽證資料五花八門，有用純藍墨水、藍黑墨水、碳素墨水、圓珠筆、鉛筆等，這些都與竣工資料歸檔要求不符，給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。

6 施工原始驗收簽證資料填寫不規范

原始驗收簽證資料，也有樁號、高程、工程量等項目與實際施工情況不相符，驗收項目有空白欄出現，簽字筆跡龍飛鳳舞和隨意涂改等現象，降低了竣工資料的使用價值。

分析其主要原因是：

(1)工程建設主管部門領導檔案意識薄弱。在我國基本建設領域中，長期以來存在著重建設、輕檔案的現象。

(2)建設單位與施工單位簽訂合同內容對竣工資料的整編責任、內容、深度、要求不明確、不具體、不細化是造成竣工資料質量失控的法定原因。

(3)國家檔案法和公路工程關于竣工資料編制的質量標準規范宣傳學習渠道不暢通，造成工程管理人員、監理人員、施工單位領導人對檔案意識、檔案知識的缺乏和相關專業知識素質偏低。

(4)施工單位作業層素質低，技術力量薄弱，培訓少，管理水平差，是造成施工過程中產生的竣工原始文件不規范、質量不高的一個不可忽視的重要因素。

(5)監理單位人員大多數來自設計單位和少數來自社會招聘人員，正規參加過國家監理工程師培訓和持監理工程師資質證書人員少，特別是施工現場監理工程師，有專業技術而施工管理水平差，對現場簽證工作把關不嚴。

(6)建設單位和施工單位質量管理體系對竣工資料管理重視不夠，缺乏有效控制竣工文件質量的具體措施。

如果要解決上述問題，需要業主的特別重視，聯合監理和承包單位，統一認識，齊抓共管，應將竣工文件整理工作納入工程建設的一部分，從工程項目立項開始就設立竣工機構及人員，負責工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，對資料進行系統的收集整理，如項目建議書及審批文件，工程預、工程可行性研究報告及批復、項目評估、環境影響評價及批準文件、水土保持批準文件、水文氣象等其他設計基礎材料、項目的總體規劃設計、工程初步設計、技術設計、施工圖設計的審批文件及概預算書，開工前審計意見，征用土地批準文件及紅線圖,上級有關指示等往來文件、招投標文件、合同協議文件等等。這些資料的及時收集歸檔為竣工文件的整理開了一個好頭，同時也有利于上級部門的檢查審計。

在工程項目的具體施工中，要想做好竣工資料的整理，避免資料整理不規范，必須根據河南省交通廳豫交辦【2003】1045號文印發的《河南省公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理細則》的要求進行資料的整理，《細則》中對于案卷的封面、卷內文件目錄、卷內文件材料及備考表的紙張、文字、外觀、內容填寫等都做了具體說明,并提供了統一的填寫表樣。業主最好根據項目自身情況，制定針對該項目的《竣工資料整理要求》，對整個項目的分部、分項工程依據規范做出具體劃分,對有爭議的問題及時統一意見,使施工單位、監理單位根據《要求》對所需資料做到一目了然。施工單位、監理單位根據《要求》的規定，及時收集施工過程中形成的各種有關文字材料、技術數據及各種檢測資料,并按要求分類歸檔?！兑蟆分袑⒐べY料填寫的紙張、字體、字數、線條、份數、目錄、組卷的構成、排列次序、裝訂、封皮等細節都必須要做出詳細規定，還要對施工原始記錄歸檔進行詳細的劃分，另外還要對各單位工程的檔號編寫排序進行系統的排列，各單位只要按照這樣的順序對資料檔號進行排號就可以了。

業主、設計、監理和承包單位要不斷加強業務學習，提高管理水平。施工中原始資料的整理完善過程也是項目施工、監理程序的執行過程，每完成一個分項工程,都及時進行評定,在此基礎上逐級進行相應分部工程、單位工程、建設項目的評定,并進行匯總表、竣工表的填寫。出現疑問就根據相關文件及時查找解決。所以竣工文件的編制過程,也是一個學習積累的過程。盡管由于道路的等級不同,竣工文件要求的簡繁程度不同,但都是依據部頒標準進行,各單位都進行了經驗總結,逐步建立、完善自己的資料庫,以便下一個項目的修改利用。發揚先進的、成功的經驗,找出彌補不足之處的方法，在管理水平、施工水平提高的情況下,資料整理水平也上了一個新臺階。達到了在工程外業一開始就能按要求編排目錄、編制檔號,做到“邊整理、邊歸檔”,達到工完資料成的目的。

總之，公路工程竣工資料是公路工程項目從項目立項到工程施工，然后到工程竣工的全過程的縮影，它的整理工作是一項系統工程，是涉及各個專業技術部門的一項復合型工作。完整、準確、系統、齊全的資料整理，真實地記錄和反映施工及竣工驗收的全過程，為國民經濟中長遠的公路建設提供不可多得的參考依據，促進公路行業的合理健康發展。為完成公路工程資料的完全準確收集、公路工程建設單位、勘察設計單位、施工和監理單位對建設期間形成資料的收集、整理工作，應納入到工程建設管理之中，制定編制與管理辦法，并配備專職管理人員，不斷加強建設單位、勘察設計單位、施工和監理單位的管理水平，才能保證公路工程“一流”的竣工資料檔案的形成。

[1]郭俊飛,韓全學.《公路工程竣工評定與資料歸檔整理指南.北京：中國電力出版社.

[2]李慶瑞,李占朝.《河南省公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理細則》.北京：中國廣播電視出版社.