淺談開(kāi)創(chuàng)公司檔案管理新格局

張春雨

一、概述

隨著電網(wǎng)快速發(fā)展和科技水平不斷提高，檔案管理工作的收集、存藏、管理以及利用等方面的工作環(huán)節(jié)發(fā)生根本性變化，促使檔案工作趕上公司電網(wǎng)發(fā)展步伐，滿足時(shí)代要求，國(guó)網(wǎng)周口供電公司檔案管理工作在新形勢(shì)下面臨挑戰(zhàn)和機(jī)遇，近年來(lái)緊緊圍繞“四強(qiáng)化、三規(guī)范、一提升”管理措施，不斷的提高檔案服務(wù)意識(shí)、信息化建設(shè)不斷的的提高，檔案管理得到一定提升。

二、實(shí)施背景

為深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神，落實(shí)省公司和市檔案管理工作有關(guān)要求，解決近年來(lái)電網(wǎng)突飛猛進(jìn)發(fā)展與檔案館藏不平衡不充分發(fā)展之間矛盾，檔案領(lǐng)域供給側(cè)結(jié)構(gòu)性矛盾凸顯，檔案資源建設(shè)不能很好的滿足公司電網(wǎng)日益增長(zhǎng)的檔案文化需求，主要體現(xiàn)以下幾個(gè)方面：

1.缺乏檔案專業(yè)人員

近年來(lái)公司各方面發(fā)展需要檔案人員參與事務(wù)大量增加，檔案專業(yè)事多繁雜，主觀上沒(méi)有太多精力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致檔案人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能還難以適應(yīng)，少數(shù)檔案人員改革創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取的現(xiàn)象突出；由于檔案專業(yè)人員匱乏，對(duì)檔案前期資料的收集與整理不全面、深入，導(dǎo)致后期對(duì)檔案利用效果。為了解決這些矛盾，2016年國(guó)網(wǎng)周口供電公司對(duì)檔案人員實(shí)行崗位職責(zé)考核制，以激勵(lì)手段促進(jìn)檔案工作管理。

2. 檔案數(shù)字化建設(shè)還不夠健全

科技檔案信息化發(fā)展不能滿足檔案資源共享的需要，這些問(wèn)題存在影響著檔案事業(yè)全面的發(fā)展。針對(duì)這些問(wèn)題國(guó)網(wǎng)周口供電公司堅(jiān)持抓重點(diǎn)、補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)，提高檔案數(shù)字化建設(shè)，擴(kuò)大檔案收集范圍，建立與海量社會(huì)資源相適應(yīng)的檔案資源管理體系，解決檔案發(fā)展不平衡、不充分的問(wèn)題。

3. 檔案管理工作服務(wù)水平有待提高

檔案管理人員崗位低，不被人重視，邊緣化，服務(wù)水平質(zhì)量較低。檔案管理長(zhǎng)期形成的重“管理”輕“利用”的思想觀念，“你來(lái)，我找”的被動(dòng)服務(wù)，“坐等迎客”檔案管理模式，嚴(yán)重影響了檔案利用率。

三、檔案管理創(chuàng)新做法

國(guó)網(wǎng)周口供電公司檔案管理工作近年來(lái)緊緊圍繞“四強(qiáng)化、三規(guī)范、一提升”這一宗旨，切實(shí)樹(shù)立“大檔案”觀念，做好本單位檔案工作同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)基層檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)；堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，抓重點(diǎn)、補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)，加大檔案宣傳力度，提升社會(huì)檔案意識(shí)。

“四強(qiáng)化”。一 強(qiáng)化檔案管理工作要注重原有的基礎(chǔ)。檔案工作一定符合實(shí)際，重視現(xiàn)實(shí)，一切從實(shí)際出發(fā)；檔案工作通過(guò)不斷的實(shí)踐，及時(shí)找出存在問(wèn)題并予以解決，為公司檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。二強(qiáng)化檔案人員素質(zhì)和綜合能力提升。2016年公司通過(guò)公開(kāi)招聘，優(yōu)化檔案管理人員配置，公司大力鼓勵(lì)檔案工作人員參與省公司、市檔案局各種檔案管理培訓(xùn)，幫助職工開(kāi)闊視野，加快知識(shí)更新，逐步成為檔案工作的行家里手。三強(qiáng)化檔案信息建設(shè)。2017年度為了適應(yīng)檔案管理工作需要，在公司領(lǐng)導(dǎo)大力支持下，擴(kuò)建了檔案室，基本能滿足未來(lái)十年電網(wǎng)發(fā)展需要；2017年度實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化100%，科技檔案數(shù)字化率99%以上，周口十個(gè)縣公司檔案數(shù)字化管理水平更上一個(gè)臺(tái)階。四強(qiáng)化檔案安全保密意識(shí)。在日常保密工作中堅(jiān)決做到“三規(guī)范”，即涉密文件處置規(guī)范、涉密人員管理規(guī)范、涉密設(shè)備使用規(guī)范，“誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，將設(shè)備使用者定位直接責(zé)任人。

三規(guī)范。規(guī)范檔案業(yè)務(wù)收集、整理、館藏。按照科學(xué)、合理、便民的要求，優(yōu)化科技檔案、文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案”業(yè)務(wù)流程；進(jìn)一步深化“只跑一次”服務(wù)宗旨。一規(guī)范檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)，2017年根據(jù)國(guó)家檔案法及省公司檔案有關(guān)要求，公司修訂了檔案管理制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案；二規(guī)范了檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)。2017年修訂了“文件材料歸檔范圍與檔案保管期限規(guī)定”，規(guī)范了文書檔案規(guī)范范圍。三規(guī)范檔案借閱流程。對(duì)檔案的館藏、借閱和歸還要及時(shí)登記記錄，將檔案管理工作責(zé)任落實(shí)的個(gè)人，誰(shuí)出錯(cuò)，誰(shuí)負(fù)責(zé)，而且要進(jìn)行管理工作的監(jiān)督制，建立全面的檔案管理科學(xué)化管理機(jī)制。

一提升。提升檔案管理服務(wù)水平，充分運(yùn)用手機(jī)短信、微信、宣傳資料等開(kāi)展檔案宣傳工作和工作交流，提高社會(huì)各界對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，不斷優(yōu)化檔案工作環(huán)境。近幾年來(lái)國(guó)家對(duì)電網(wǎng)投資力度加大，檔案利用較多，借閱單位涉及內(nèi)部和外部單位，良好的服務(wù)加深人們對(duì)你的印象，給企業(yè)樹(shù)立良好社會(huì)想象。當(dāng)借閱人員來(lái)到檔案室時(shí)，我們以熱情態(tài)度，主動(dòng)上前咨詢用戶需要查閱那些檔案，提供相應(yīng)的咨詢，對(duì)不能查到所需的檔案，檔案人員做下記錄，作為以后收集檔案重點(diǎn)資料。充分了解用戶所需，要把“死”檔案變成“活”檔案，為利用者著想，讓用戶真正感到檔案的存在重要意義。相當(dāng)一部分職工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)模糊，認(rèn)為檔案借閱審批手續(xù)復(fù)雜，利用群體受到一定限制，為了讓檔案服務(wù)于基層人員，更好的服務(wù)于公司電網(wǎng)建設(shè)。2017年公司對(duì)檔案借閱重新做了規(guī)定，除了重要檔案需要領(lǐng)導(dǎo)審批，其他檔案一律對(duì)外開(kāi)放，借閱時(shí)需要可以通過(guò)協(xié)調(diào)辦公網(wǎng)上借閱和登記借閱。通過(guò)創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式、手段、提高檔案利用效果，提高查檔職工滿意度，打造全新檔案服務(wù)形象，發(fā)揮企業(yè)“工匠精神”品牌效應(yīng)；提升檔案服務(wù)質(zhì)量促進(jìn)檔案日常管理規(guī)范化水平，打造電力公司良好形象。

四、效果及影響

國(guó)網(wǎng)周口供電公司積極助力“只跑一次”改革，圍繞“四強(qiáng)化、三規(guī)范、一提升”檔案管理措施，緊緊圍繞服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，著力加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)，進(jìn)一步豐富檔案資源，加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)，不斷提高檔案安全保障能力，按照省公司總體工作部署，忠實(shí)履行“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的職責(zé)要求，不斷完善檔案信息化管理水平，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)及電子文件中心建設(shè)，按照國(guó)家檔案局“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求，積極進(jìn)行原生電子文件的歸檔接受工作，保證了電子文件的安全和有效利用，已取得良好的成效。

檔案管理隊(duì)伍建設(shè)得到全面提升。2017年市縣公司檔案數(shù)字化在市公司集中辦公，縣局檔案人員配置薄弱，檔案數(shù)值化面臨各種困難，為了確保此項(xiàng)工作順利開(kāi)展，市公司對(duì)十個(gè)縣局檔案人員、項(xiàng)目兼職檔案人員34人采取一對(duì)一實(shí)操培訓(xùn)和電話溝通指導(dǎo)，分解細(xì)化工作步驟，現(xiàn)場(chǎng)演示操作方法；隊(duì)基層單位需求，進(jìn)行面對(duì)面指導(dǎo)，并適時(shí)進(jìn)行理論與實(shí)際操作培訓(xùn)，以系統(tǒng)實(shí)際數(shù)據(jù)為例進(jìn)行實(shí)際操作，指出整理歸檔文件的重點(diǎn)和難點(diǎn)，力求全面提升檔案工作的業(yè)務(wù)技能和工作效率。同時(shí)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)度慢的縣公司進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)，大大提高了縣公司檔案數(shù)字化速度和質(zhì)量。

檔案數(shù)字化建設(shè)得到提升。周口公司按照國(guó)家檔案局及省公司要求，對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行鑒定、分類、編目、歸檔、打印、裝訂、排列上架及提供檔案利用服務(wù)工作。公司文書檔案電子檢索率達(dá)到100%，基本滿足各基層查找需求。2017年文書檔案數(shù)值化由99.1%提高到99.79%，科技檔案由79.3%提高到89.94%。

檔案利用率大幅度提升。檔案的價(jià)值在于利用，“存憑留史、資政育人”。2017年檔案借閱電子利用次數(shù)共計(jì)187次，實(shí)體檔案借閱267次。

我們做好檔案基礎(chǔ)工作，要不斷的適應(yīng)新形式，以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新為主題，使檔案工作更好的服務(wù)于公司，服務(wù)于基層。