信息化環境下改進企業會計基礎工作的建議

　　【摘要】 文章提出信息化環境下對會計信息化相關規范內容的修改建議，提出信息化環境下促進規范有效實施的工作建議。
　　【關鍵詞】 會計基礎工作； 信息化； 建議
　　
　　一、研究背景
　　
　　會計基礎工作是指單位或部門根據會計核算和監督的要求設置會計機構，配備會計人員進行會計核算，實行會計監督，預測經濟前景，參與經營決策、考核經濟責任的一系列基礎工作。
　　我國十分重視會計基礎工作，制定了一系列規章、制度來規范會計基礎工作。特別是1996年頒布的《會計基礎工作規范》（以下簡稱《規范》），對會計基礎工作的管理、會計機構和會計人員、會計人員職業道德、會計核算、會計監督、單位內部會計管理制度建設等問題做出了全面規范。
　　隨著現代信息技術在會計工作中的應用日益廣泛和深入，尤其是ERP系統的推廣應用，會計工作模式發生了很大變化。不僅很多日常的會計核算和管理工作通過信息系統完成，會計數據主要以電子化的形式存在，會計憑證和很多賬簿無紙化；而且會計工作的流程、組織結構、崗位設置、內部控制措施等方面也發生了很大變化。云計算、SaaS這些IT新技術、新模式使得企業能夠非常經濟地在互聯網平臺上開展越來越多的管理活動，同時也使企業更加依賴專業的SaaS服務商。
　　會計信息化相關法規制度有《會計法》、《會計基礎工作規范》、《會計檔案管理辦法》、《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》、《會計核算軟件基本功能規范》、《商品化會計核算軟件評審規則》等。在目前形勢下，迫切需要研究相關規范應該如何修訂完善，研究如何保障規范的有效落實。
　　
　　二、對會計基礎工作相關規范的內容修訂建議
　　
　　（一）對《會計基礎工作規范》的修訂建議
　　《會計基礎工作規范》第七條對于會計機構負責人、會計主管人員的任職條件做了多方面限定，但缺少對于信息技術、會計信息系統方面的知識和技能要求。但是，如果會計機構負責人、會計主管人員不懂會計信息系統的基本原理、流程，很難想象他們能夠有效地推動所在企業的會計信息化工作。建議《會計基礎工作規范》提高會計機構負責人、會計主管人員在信息技術、會計信息系統方面的知識和技能要求。
　　（二）對《會計檔案管理辦法》的修訂建議
　　《會計檔案管理辦法》第十二條要求：“采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案”。
　　但在信息化環境下，尤其是在ERP環境下，記賬憑證的數量比手工環境大增。因為ERP實現了會計的精細核算和跟蹤控制，通常每筆交易、每張業務單據都會自動產生對應的會計記賬憑證；而不是像手工環境下那樣，通常是多張原始憑證匯總后對應一張記賬憑證。如果仍強制要求打印所有憑證、一一簽字蓋章，會給基層單位造成大量工作量負擔和成本壓力。在《電子簽名法》已發布實施5周年、無紙化辦公深入人心、“低碳經濟”被大力宣揚的今天，我們有必要提高會計電子檔案的法律地位，減少打印存檔要求，降低電子數據存檔的門檻要求。建議首先在大中型國有企業試行將經過電子簽名的會計數據作為電子會計檔案，取代紙質會計檔案，然后逐漸推廣。
　　（三）對《會計電算化工作規范》等直接與會計信息化相關的規范的修訂建議
　　《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》、《會計核算軟件基本功能規范》、《商品化會計核算軟件評審規則》與會計信息化直接相關，是《會計基礎工作規范》的重要補充。《會計基礎工作規范》明確指出：“關于填制會計憑證、登記會計賬簿的規定，除特別指出外，一般適用于手工記賬。實行會計電算化的單位，填制會計憑證和登記會計賬簿的有關要求，應當符合財政部關于會計電算化的有關規定”。《會計電算化工作規范》對軟硬件配備、人員培訓、憑證填制和賬簿登記的細節要求、會計電算化內部管理制度等方面做了詳細闡述，許多內容現在仍有很強的現實指導作用。《會計電算化管理辦法》明確了財政部門是會計電算化工作的主管部門。《會計核算軟件基本功能規范》、《商品化會計核算軟件評審規則》對規范會計軟件開發、保證會計信息質量發揮了重要歷史作用。
　　但這些規范中有很多內容是關于商品化會計軟件評審、甩手工賬審批等方面的要求，與《行政許可法》沖突，導致它們雖未被明文廢止，但在實際工作中已被很多人遺忘。
　　為了促進信息化環境下會計核算管理的規范化，提高會計信息質量，有必要對以上規范統一清理、修訂。在刪除商品化會計軟件評審、甩手工賬審批相關條文的基礎上，建議做如下修訂：
　　1.合理劃分政府主管部門、行業學會和協會、IT服務商、用戶、會計師事務所等中介機構在會計基礎工作方面的責任
　　明確財政部門是會計信息化的主管部門，充分發揮行業學會和協會的專業指導作用。財政部門發布的規范，應努力避免陷入技術細節，不必對會計軟件的功能細節提出具體要求，保持規范的相對穩定。由行業學會和協會發布并定期更新規范的具體實施辦法，適應信息技術進步和企業管理發展的需要。IT服務商保證其軟件提供的核算處理功能符合國家會計準則和制度要求，提供正確的核算處理方法。用戶對錄入數據的真實性和軟件系統參數設置的正確性負責。會計師事務所綜合評價會計信息的真實公允性，既要評估用戶所使用的軟件本身是否功能正確，也要評價用戶是否正確使用了軟件功能。
　　2.以結果為導向，規范會計信息輸出的內容和形式要求，促進會計信息的交流和利用
　　對于會計信息輸出的內容和形式要求的詳細規定，以前主要體現在《信息技術-會計核算軟件數據接口》（GB/T19581
　　-2004）中。《信息技術-會計核算軟件數據接口》（GB/T19581-2004）由審計署和財政部提出并組織專家研究起草，經國家質量監督檢驗檢疫總局和國家標準委批準，于2004年12月24日發布，并于2005年1月1日在全國范圍內實施。
　　但現在形勢有了變化。一方面，財政部在大力推進中國XBRL分類標準建設，于2009年11月發布了《中國XBRL分類標準架構規范》、《中國XBRL分類標準基礎技術規范》和《財會信息資源核心元數據標準》的征求意見稿。另一方面，審計署在組織GB/T19581-2004的修訂，于2009年8月發布了《信息技術 會計核算軟件數據接口 第1部分：企業》、《信息技術 會計核算軟件數據接口 第2部分：行政事業單位》的征求意見稿，但目前的征求意見稿并沒有采用XBRL技術。兩大部門之間的標準建設工作需要協調統一。
　　3.區分會計信息系統建立的不同方式和企業信息化的不同階段，細化崗位設置和分工牽制要求
　　企業建立會計信息系統，可采取自行開發、委托開發、購置商品化通用軟件輔以客戶化實施、租用SaaS服務商提供的系統等多種方式。不同方式所需的IT設備和技術人員投入存在明顯差異，IT人員與會計人員工作協作的程度和方式也有較大差異。在企業信息化的不同階段，會計信息系統與業務系統結合的緊密程度、復雜程度存在明顯差異，所需的崗位分工和牽制也有較大差異。在規范中應區分會計信息系統建立的不同方式和企業信息化的不同階段，細化崗位設置和分工牽制要求。
　　
　　三、對促進會計基礎工作相關規范有效實施的建議
　　
　　促進信息化環境下的會計基礎工作規范有效實施，需要企業、IT服務商、會計師事務所等中介機構、政府主管部門和行業協會/學會共同努力。集團企業可推廣集中財務系統，將統一的會計工作規范、核算管理要求固化到軟件中，保障規范有效貫徹實施。IT服務商可改進軟件系統設計，促進會計信息系統與業務處理系統的集成。會計師事務所等中介機構可大力發展信息系統審計業務，評價通用商品化軟件系統與企業具體實際的結合情況。政府主管部門和行業協會/學會可建立完善信息系統，加強監管和服務。
　　
　　（一）在集團企業推廣集中財務系統
　　集中財務系統的核心思想是“軟件統配、規則統一定義、數據大集中、業務自主核算管理”。在集團內各企業應用相同的會計軟件，可節約采購成本、人員培訓成本，也省掉了不同供應商產品間集成或者數據導出導入的麻煩。由集團總部統一定義會計科目、輔助核算項、人員權限、業務流程等，各子公司在上級公司規定的范圍內增設下級會計科目等，保證各子公司的核算數據口徑一致、數據可比。各子公司基于互聯網在各處獨立錄入數據，完成日常會計核算處理，維持各會計主體的獨立性，各自對本單位核算數據的真實性負責。電子數據集中存儲于集團總部數據庫，支持實時的信息查詢與處理，便于集團總部及時掌握下級的詳細經營動態、核算管理的規范程度，并能實現跨賬簿、跨企業的多維數據統計與分析。
　　（二）促進會計信息系統與業務處理系統的集成
　　促進會計信息系統與業務處理系統的集成，一方面實現業務系統的交易業務按照用戶設置的映射規則自動生成會計記賬憑證，減少人為干擾或錯誤，提高會計信息的真實性和及時性；另一方面提高會計人員對業務的監督能力，實現有效的事中控制，及時發現預算、財務計劃、經濟計劃、業務計劃等與實際情況的偏差，及時向企業負責人提出調整應對措施。
　　（三）大力發展信息系統審計
　　國際信息系統審計委員會（ISACA）定義為“信息系統審計是一個獲取并評價證據，以判斷計算機系統是否能夠保證資產的安全、數據的完整以及有效率地利用組織的資源并有效果地實現組織目標的過程”。會計基礎工作的規范程度、會計信息的質量水平，不僅依賴于會計軟件本身的設計和開發質量，也取決于用戶的使用水平，有必要定期對會計信息系統審計，全面考察會計軟件的合法合規性、用戶業務流程定義和參數設置的合理性、數據的安全完整性、系統的處理性能和易用性、用戶轉換或升級系統的難易程度等方面。信息系統審計可以和報表審計結合起來進行，由會計師事務所實施。
　　在評價會計軟件的合法合規性時，建議遵循獨立客觀原則、實質重于形式原則和重要性原則，從崗位分工和權限控制、整理工作流程合理性、數據輸入輸出的內容正確完整性和形式規范性檢查機制、數據處理規則的正確性、數據存儲的安全性和一致性、審計線索保留程度等方面綜合評價。
　　（四）建立完善信息系統，加強監管和服務
　　財政部高度重視以信息化手段提高會計管理和監督水平，不僅在2009年啟動了注冊會計師行業管理系統二期建設，還發布了《推進省級會計人員管理系統建設的指導意見》。會計行業協會和學會在建立網站宣傳財經政策和會計法規制度、提供在線培訓、遠程教育服務等方面也做了大量工作。
　　一方面，這些現有的信息系統，需要繼續完善推廣。尤其需要完善行業管理信息系統中相關監管信息的搜集和運用，發揮信息系統的預警功能，結合日常監管工作獲取的信息，及時發現異常情況，抓住焦點問題，有針對性地開展專項檢查，實現動態監管和專項檢查的有機結合。
　　另一方面，目前對于企業會計基礎工作質量的考評管理工作缺乏信息系統支撐。有必要實現與工商、稅務部門信息系統的數據接口，在獲取企業基本信息的基礎上，把企業會計基礎工作的考評細則標準、考評過程、考評結果、獎懲情況等方面納入信息系統管理。●
　　
　　【參考文獻】
　　［1］ 中國石化企業會計基礎工作研究課題組.ERP環境下企業會計基礎工作研究［M］.中國財政經濟出版社，2008.
　　［2］ 陳翔.試論會計軟件合法合規性評價［J］.會計之友，2006（02）.