服裝外貿企業外銷流程設計與 系統實現思路

劉鳳華 羅 菁 崔 巖 中原工學院

服裝外貿企業外銷流程設計與 系統實現思路

劉鳳華 羅 菁 崔 巖 中原工學院

我國是紡織大國，服裝進出口貿易占世界總量的三分之一，在整體國民經濟中占有非常重要的地位，尤其服裝出口對我國的外匯收入有著巨大的影響。多年來我國服裝出口大多以貼牌出口為主，即根據國外來樣、來料或國外來樣、國內選料進行加工生產服裝后貼上別國的服裝商標進行出口并在別國銷售，即所謂的OEM（Origin Entrusted Manufacture），定牌生產合作，俗稱“貼牌”。國外品牌生產者利用自己掌握的“關鍵的核心技術”負責設計和開發新產品，控制銷售“渠道”，通過合同訂購的方式委托我國外貿企業組織生產。

因此，我國服裝外貿企業的經營模式是訂單拉動式，其客戶基本固定，業務以客戶定單為核心，業務流程包括外銷流程、采購流程、品管流程、單證流程、產品開發流程、財務流程、人力資源管理流程、行政管理流程以及信息化流程等，是一項綜合性的、復雜的、協調性的工作。合理設計各種流程并采用合適的技術開發綜合性業務流程控制軟件，提高外貿企業的工作效率，與國際接軌，對提高我國外貿企業的國際競爭力和盈利水平有著十分重要的意義。

本文主要研究外銷流程中的核心流程——報價流程、訂單管理流程和貨款結算流程的設計方案，并對其系統實現技術與思路進行探討。

一、外銷流程

（一）外銷流程模型

服裝外貿外銷流程是從國外客戶詢價開始的。客戶通過市場調研以及對流行趨勢的估計設計出服裝試樣草圖，接著對服裝的材料進行初步設想后對外貿企業進行詢價，要求服裝外貿企業組織試制樣品，指定或準予外貿企業采購原料與輔料，外貿企業組織生產、發貨，最終完成貨款結算。涉及的業務流程可以建立如圖1所示模型。

圖1 外銷流程模型

報價流程描述外銷員根據國外客戶的詢價信息，通過匯總服裝生產過程中的各類原料和加工、出運價格，對國外客戶進行報價的過程；

訂單管理流程描述客戶確認報價后，外銷員接收到國外客戶發出的英文訂單，通過公司各部門的協作，寄樣給國外客戶確認、采購面輔料、生產服裝，直至完成訂單的過程；

貨款結算流程描述訂單完成后，跟單員在采購部的協助下，核算各類貨款的過程。

此外，如果客戶方不指定面輔料，則還涉及到面料、輔料的詢價流程和采購流程以及出口裝運所要涉及的單證管理流程。

（二）外銷流程角色

為了完成外銷流程，系統設計如下角色。

外銷員：負責與國外客戶直接溝通，其業務包括各種單據的中英文互譯、中間各環節的寄樣以及收集客戶確認與意見反饋等信息等。

跟單員：根據客戶意見和訂單的信息聯系生產廠商，安排打樣，驗收樣品，確認面料、輔料的采購等。

面料采購員：根據跟單員的需求提供面料色卡和面料大貨樣。

輔料采購員：根據跟單員的需求提供輔料品質樣和輔料大貨樣。

業務部經理：負責審核核價單核、面輔料訂單和客戶訂單等。

生產廠商：負責提供制衣價格和用料清單、制作產前樣、大貨樣以及組織大貨生產等。

二、報價流程設計

客戶向外銷員詢價時，報價流程開始，報價流程如圖2所示：

圖2 報價流程

其步驟詳細設計如下：

（1）客戶向外銷員詢問服裝價格。

（2）外銷員對客戶的詢價信息進行整理后，進行數據查詢，以確定是否能夠直接報價，其中根據詢價信息中的面料信息查詢面料價格；根據輔料信息查詢輔料價格；根據成衣信息查詢成衣用料和制衣價格，根據出運信息查詢貨代價格，能則直接則編制核價單。

（3）業務部經理對核價單進行審核：如果通過審核，則由外銷員制定報價單對外報價；如果未通過審核，則由外銷員重新核價。

（4）外銷員根據詢價信息，提供樣衣、款式圖、尺寸表等資料，并編制詢價信息表。向面料采購員、輔料采購員進行面料、輔料詢價。向服裝生產廠商進行制衣價格詢價以及請求用料清單。了解出運信息，向貨代詢問出運價格，并填寫詢價信息表。

（5）外銷員根據反饋的詢價信息表核價，并編制核價單。

（6）外銷員對客戶報價。

（7）客戶判定是否接受報價：如果接受報價，則客戶下英文訂單，轉入訂單管理流程；如果不接受報價，則流程結束。

三、訂單管理流程設計

客戶接收報價，確定訂單后，訂單管理流程開始，訂單管理流程如圖3所示：

圖3 訂單管理流程

其步驟詳細設計如下：

（1）客戶發出英文訂單。外銷員將英文訂單翻譯成中文制單交與跟單員。

（2）跟單員校對制單內容，必要的話要求面料采購員提供面料色卡，輔料采購員提供輔料品質樣，聯系服裝廠，安排服裝廠制作確認樣。跟單員驗收色卡、品質樣和確認樣。

（3）外銷員將確認樣、色卡和輔料品質樣寄給客戶。

（4）客戶根據樣品確認是否符合要求，如果不符合提出修改的意見。

（5）面料采購員根據跟單員的需求提供面料大貨樣。

（6）輔料采購員根據跟單員的需求提供輔料大貨樣。

（7）跟單員驗收面輔料大貨樣。

（8）外銷員將面輔料大貨樣寄給客戶。

（9）客戶根據樣品確認是否符合要求，如果不符合提出修改的意見。

（10）客戶確認后，外銷員下面輔料訂單。

（11）業務部經理審核面輔料訂單。

（12）外銷員將客戶意見反饋給服裝廠，制作產前樣。服裝廠接收到面輔料后，制作產前樣交給跟單員。跟單員驗收產前樣。

（13）外銷員將產前樣寄給客戶確認。客戶根據樣品確認是否符合要求，如果不符合提出修改的意見。

（14）跟單員聯系安排生產并進行品質管理。

（15）服裝廠進行服裝大貨樣生產，跟單員驗收大貨樣，外銷員將大貨樣寄給客戶確認。

（16）客戶對大貨樣提出意見的，外銷員協商處理。

（17）客戶確認大貨樣后，跟單員通知工廠，生產完成后品質部驗貨、出貨。

（18）服裝生產完成，流程結束。

四、系統實現思路

（一）系統功能設計思路

系統擬采用B/S結構，前臺擬設計一個B2C模式的網上商城，用于展示外貿企業的信息、企業已完成訂單產品信息；提供客戶登錄、注冊以及信息維護功能，提供客戶歷史訂單查詢功能，提供客戶詢價功能，提供部分尾貨的在線展示及在線銷售功能，提供客戶溝通平臺，提供供應商、生產廠商加盟平臺。后臺除完成前臺的所需信息維護、審核功能外，主要實現各業務流程。可考慮實現外銷流程、采購流程、品管流程、單證流程、產品開發流程、財務流程、人力資源管理流程、行政管理流程以及信息化流程等全套業務流程，也可根據外貿企業自身經營狀況定制自己的核心業務流程。后臺功能結構圖如圖4所示。

圖4 系統后臺功能結構圖

（二）系統擬采用的實現技術

系統擬采用主流的開發框架Struts2、Spring2.5、Hibernate3.2，采用MVC架構。Jsp頁中完全使用JSTL標簽、Struts2標簽代替了Java腳本。使用Ajax實現友好的交互界面。

主要的業務模塊采用基于工作流的形式實現，工作流是一系列相互銜接、自動進行的業務活動或任務。通過文檔、信息或任務按照預定好的規則和流程在參與者之間進行傳遞，幫助用戶實現或完成整個經營目標。流程的部署和管理采用第三方組件JBPM來實現。JBPM，全稱是JavaBusinessProcessManagement（業務流程管理），它是覆蓋了業務流程管理、工作流、服務協作等領域的一個開源的、靈活的、易擴展的可執行流程語言框架。采用了它自己定義的JBoss jBPM Process definition language（jPdl）。

引入了基于角色訪問控制（Role-Based Access Control）作為整個系統訪問控制的基礎。在RBAC中，權限與角色相關聯，用戶通過成為適當角色的成員而得到這些角色的權限。這就極大地簡化了權限的管理。

工作流通過將工作分解成定義良好的任務、角色，按照一定的規則和過程來執行這些任務并對它們進行監控，達到提高辦事效率、降低生產成本、提高企業生產經營管理水平和企業競爭力。本文研究服裝外貿企業業務流程的設計方案并探討基于流程控制的外貿信息系統實現方案。本文的研究成果將在河南省科技攻關項目“基于Internet的服裝虛擬企業的設計與開發”得到應用。

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本文系河南省科技攻關項目：基于internet的虛擬服裝企業的設計與開發（項目編號：072102210057）

10.3969/j.issn.1003-5559.2010.12.015