地方院校圖書館文獻經費的優化分配*——策略建議與案例分析

明 海

（蘇州科技學院圖書館，江蘇 蘇州 215011）

1 引言

近年來，地方院校圖書館的館藏發展環境發生了較大變化。首先，在教育部評估、新校區建設以及院校合并、升格等政策性因素的硬性驅動下，許多圖書館的文獻經費激增，但伴隨著館藏建設的快速發展，仍存在文獻經費利用率不高等問題。其次，出版發行體制的變革和數字出版產業的發展，導致出版物類型日趨繁復，出版物價格與數量、品種同步膨脹，不僅打破了圖書館原有的文獻經費分配格局，而且勢必造成文獻經費的相對緊縮。最后，地方院校學科專業設置的不斷細化和教學科研的縱深發展，促使用戶需求的專深化和精確性不斷提高，而高校擴招則又刺激了一般用戶信息需求總量的迅速增長，用戶需求的細分化、差異化和多樣化在客觀上增加了文獻經費分配的復雜性與難度。

筆者主要探討一個具有實踐性的理論命題：在館藏發展環境發生變化的新形勢下，地方院校圖書館面對經費困境與分配難題，應當設計和實施一個怎樣的文獻經費分配策略，才能達到合理使用文獻經費、提高經費使用效益的目的？

2 現實困境分析

主要從文獻經費的來源機制、分配決策機制、分配方法以及使用效益評價等4個方面來分析當前地方院校圖書館在文獻經費分配上所面臨的困境。

2.1 文獻經費來源單一

我國高等教育政策對地方院校的投資力度相對不足，圖書館作為地方院校教學和科研的支撐機構，其文獻經費主要是正常的校內年度撥款，來源較為單一，數量相對有限，缺乏完善的經費投入保障機制。這種單一靠學校劃塊撥款的機制容易受到館內部門之間平衡等因素的制約，結果造成經費在各類型文獻之間的擠占挪用，形成“砍書保刊”等的無奈局面。

2.2 缺乏合理的分配決策團隊

館藏發展環境的變化加劇了文獻經費分配的復雜性，因此必須加強文獻經費分配決策機制的科學化和合理化建設。當前，大多數地方院校圖書館文獻經費分配的決策隊伍相對單薄，缺乏合理的經費分配協商機制。從文獻經費分配的決策過程來看，決策人員的構成比較簡單，一般由主管館長、文獻建設部主任、采訪人員構成，或是由館務會構成，通常沒有院系或學校相關部門的人員參與。這種決策模式沒有將利益相關用戶吸納到經費分配的過程中來，缺少了用戶的參與和監督，無法從總體上把握用戶的信息需求，很難從宏觀上把握學校的發展重點，勢必造成分配上的不公正和隨意性。

2.3 缺乏切實可行的分配方法

文獻經費分配的核心問題是方法問題。當前文獻經費的分配方法存在兩種應用趨向：一種是重視經驗提煉，通過總結歷史經驗提出具體的工作指導原則。這種純經驗式的分配方法過于簡單，甚至有些主觀臆斷，無法充分考慮用戶自身的需求特性，難以適應和指導現階段的文獻建設工作。在實際工作中，絕大多數圖書館都采用這種經驗方法。另外一種是通過構建模型來保證經費分配上的公平合理。這種模型法雖能以量化的方式最大程度地平衡各類文獻的比例關系，但仍存在一些難以克服的缺點。比如一些模型只是進行簡單求和，鮮有結合用戶意見進行科學定量的分析；大多數模型理論性突出，操作性不強，不能對實踐起到應有的指導作用。因此使用模型法分配文獻經費的地方院校圖書館極少。

2.4 缺乏對經費使用效益的科學評價

文獻經費分配的最終目的是提高經費的使用效益，構建合理高效的經費效益評價體系，是提高經費使用效益的基本途徑。然而，當前地方院校圖書館對文獻經費投入的績效情況并沒有作出有效的評價，導致文獻經費投入的效能無法比較，效果無法科學、準確、規范地評價。沒有一套科學的經費使用效益評價體系，就無法對經費分配的過程及結果作出全面、本質的解釋和判斷，就很難向經費分配決策者提供決策依據，最終導致每年學校下撥給圖書館的預算經費量較為模糊，不是超出圖書館正常服務所需的資金量，造成資金浪費，就是下撥的經費嚴重不足，影響圖書館事業的發展。

3 優化策略建議

基于當前館藏發展環境的變化及其帶來的突出矛盾，結合地方院校圖書館在文獻經費分配過程中所面臨的困境，文獻經費分配的優化可以從宏觀層次著手，通過完善文獻經費管理體制，著力加強對文獻經費分配過程的調控與優化。

3.1 構建多渠道的經費來源機制

文獻經費的相對不足已成為阻礙館藏建設的重要因素，地方院校圖書館必須采取有效措施加大文獻購置的投資力度。鑒于單一撥款機制的不足，地方院校圖書館應當多元化拓展文獻經費投入的途徑。比如，建立長效的捐贈機制，爭取社會捐贈和本校師生員工捐贈，以擴大經費來源；借鑒國外經驗，從科研基金中提取適當比例的經費用于館藏建設；從重點學科建設費、學生學費、人才培養基金中提取5%左右用于館藏建設等等。通過多方籌措，最終建立起以學校撥款為主、其他經費投入方式為輔的多渠道經費來源機制。

3.2 經費分配決策隊伍的“雙優化”

文獻經費分配工作不僅是技術性問題，更是圖書館內部的管理問題。當前文獻經費的分配決策模式是封閉式的，必須對經費分配的決策隊伍進行優化和調整，才能最大限度地保障文獻經費使用的公正性。這里所說的優化是一種“雙優化”，它包含兩層含義：一是優化經費分配決策成員的群體結構，不僅要爭取文獻經費的投入方即學校相關部門領導（如財務處）加入決策團隊，還要吸納文獻用戶即各院系師生代表加盟決策隊伍，這樣不僅能夠保證文獻經費分配的透明度與公正性，還能使圖書館獲得更多的經費投入。二是優化經費分配決策人員的個體素質，特別是要切實提高文獻經費的使用方即圖書館主管領導和一線采訪人員的業務素質和職業道德素質，保證文獻經費分配的合理化與科學性。

3.3 編制合理的文獻經費分配方案

地方院校圖書館文獻經費分配的總體特征是分配流程隨意性較強，缺乏規范化指導，因此必須編制一套書面的文獻經費分配方案，為文獻經費分配的各個階段提供必要的政策導向。首先，必須對影響文獻經費分配的各種數據進行調查分析，這些數據主要包括學校年度總經費、近年來學校的教學、招生變化情況、采訪部門的歷史性資料等等。其次，確定合適的經費分配方式并報館務會通過，然后由經費分配人員落實執行。最后，在綜合評估當年經費分配和使用情況的基礎上，對文獻經費分配方案進行修正，下年微調。

3.4 建立科學的經費使用效益評價機制

文獻經費使用效益低下已成為制約館藏發展的瓶頸，它造成的直接后果就是館藏結構不合理，不能最大限度地滿足用戶需求。可見，文獻經費投入的產出效益主要表現在兩個方面：一是物化角度上的館藏結構；二是效用角度上的用戶滿意度，這兩點應當成為文獻經費使用效益評價的主要指標。因此，圖書館要把館藏結構的優化調整和用戶滿意度最大化當作重點任務來抓，加強這兩個方面的調查研究工作。文獻經費使用效益評價是一個復雜棘手的問題，為了提升文獻經費分配水平，提高文獻經費使用效率，地方院校圖書館必須樹立以績效為導向的投入產出理念，建立起科學的經費使用效益評價機制。

4 具體使用案例

筆者擬以華東地區某地方院校圖書館（以下簡稱該館）為例，提出一些合理分配文獻經費、提高經費使用效益的方法和措施。2005～2008年，在高校評估、升格大學以及新館建設等因素的刺激下，學校下撥給該館的文獻經費與往年相比數量驟增，年均總量維持在330萬元以上，2006年因迎接本科評估曾一度達到了450萬元。決策力量單薄、分配方法隨意、經費來源單一和使用效率低下等問題始終貫穿于該館文獻經費分配的全過程。如何合理分配有限的經費，發揮經費的最大效益，是館領導和一線分配人員必須要關注的問題。經過充分調研和反復考慮，2009年該館采取了以下一些有效的方法和措施。

4.1 拓寬文獻經費籌措渠道

●經過極力爭取，學校規定每年從科研進賬提取1%用于館藏文獻建設。2009年全校各類科研進賬1795萬元，根據規定圖書館可從中收取17.95萬元作為文獻資料使用費。該館還對利用科研經費、學科建設費等購買的文獻作統一的固定資產登記，進入學校文獻總庫，文獻存放在各二級學院資料室。

●建立本校教師著作、作品和學術會議文獻的收藏呈繳制度，以制度形式劃定呈繳范圍、規定呈繳數量、限定呈繳時效。各類文獻均為免費呈繳，對于價格較高的出版物,則采取付費呈繳的辦法。文獻呈繳制度的建立，不僅能夠保證本校作者的出版物系統化收藏，而且還可以節約文獻購置經費。2009年該館接受本校教師呈繳的出版物56種215冊，實際節約經費8664.5元。

●建立贈書管理制度，初步制定贈書的收藏原則、運行模式、操作細則、獎勵辦法等規章制度，并在圖書館主頁上設置“捐贈圖書”欄目；聯合學校職能部門，將接受捐贈與征集圖書結合起來，共同向社會開展征集圖書活動。贈書不僅是充實館藏的有效手段，也是節約經費的重要途徑。自建立贈書管理制度以來，該館共接受社會贈書1522種1781冊，實際節約經費6.97萬元。

●積極爭取二級學院在圖書館文獻資源建設上的經費支持，主要表現在電子數據庫資源的引進與建設上。2009年由土建學院支援購買的電子圖書數據庫節約經費7.12萬元。

4.2 變革文獻經費分配方式

●成立文獻經費分配工作領導小組，成員主要由圖書館、財務處、審計處以及部分院系的主管領導構成，其主要任務是對文獻經費分配方案進行審核、評議、監督和控制。

●實行“虛擬分配”和專家選書制度。具體做法：首先由采編部在對各種數據調研分析的基礎上形成初步的書面分配方案，并經文獻經費分配工作領導小組審核通過；然后將學校下撥的文獻經費按一定比例下撥給各二級學院，由各二級學院組織本學科專家、教師根據圖書館提供的預選目錄進行選書，并通過選書系統匯總到圖書館，查重后再進行訂購。這種做法不僅解決了一線采訪人員知識結構的局限性，而且有助于合理安排有限的文獻經費。

4.3 加強業務統計分析工作

●2009年起，利用匯文系統統計模塊與新購置的i@Report報表精靈作為統計平臺，嘗試在全館范圍內開展業務統計工作，并逐漸將這項工作常態化與制度化。業務統計分析工作由業務副館長負總責，部主任則負責對本部門的統計數據進行分析并形成書面報告。其中采訪、流通統計信息能反映館藏利用效能和用戶需求狀況，統計分析報告則能幫助決策層掌握文獻經費分配的執行情況，是決策層制定工作計劃、開展經費預算的重要參考依據。當前業務統計分析工作已初見成效，表現在：2009年底該館利用統計數據向學校申請，爭取加大對文獻經費的投入，并得到了學校的認可，將2010年的經費投入追加到360萬元；根據統計數據動態控制、調整購書比例，2010年應適當降低社科類、經濟類購書比例、增加數理化圖書的采選比例。

●責成采編部負責初步構建文獻經費使用效益評價體系。業務統計所形成的各類數據為構建文獻經費使用效益評價體系提供了可行性。具體做法：綜合考慮文獻經費使用效益的影響因素，合理確定各影響因素的權重，建立文獻經費使用效益三級綜合評價模型，根據模型設置三級評價指標體系（如圖1所示），其中一級指標集是定性評價指標，二級和三級指標集分別是定量評價的總指標與具體指標。采用不同的計算方法確定各個指標的分值和權重，最后基于乘法合成獲用效益最終評價值，yi為各項指標分值，Ωi為各項指標權重。經綜合評價后，y分值越高表示文獻經費使用效益就越高，反之則越低。

圖1 文獻經費使用效益評價體系

4.4 培育文獻采選的核心隊伍

一線采訪人員的業務素養直接關系到文獻經費分配的科學性與合理性。該館重視強化現有采訪人員的知識補充，特別是在學科背景、知識結構等領域進行重點突破；注重他們在文獻采選能力方面的鍛煉，不僅要求他們熟悉學校的專業設置、本館的館藏狀況以及文獻出版發行動態，而且還要求他們了解相關學科專業的研究現狀和發展動態。通過各種繼續教育方式和激勵機制，為造就“知書善配”的“選書專家”創造條件。

5 結語

文獻經費分配問題是一個十分復雜棘手的問題，對于身處經費困境的地方院校圖書館更是如此，科學合理地進行文獻經費分配是圖書館工作者追求的理想目標。筆者希望上述文獻經費分配策略能為地方院校圖書館發揮有限經費的最大效益提供理論依據，同時也注意到文獻經費使用效益的最大化并不代表所購資源的效益最大化，因此還應加強文獻采購的科學管理和廉政建設，重視文獻資源的宣傳推介工作。

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