電子檔案在電子政務中應用

于洪臻 周東超

山東省濟南衛生學校 山東 250033

0 前言

在電子政務所日常工作中，機構或個人辦理業務時，需要存儲大量的紙質文檔，隨著時間推移，這些紙質文檔勢必越來越多，堆積如山。因此，如何有效地管理這些文檔，是解決電子政務業務正常開展的首要問題。隨著信息量的不斷增大，對紙質文件的管理的難度越來越大，主要表現在：難以保存、檢索困難、難以實現各省市業務單位電子檔案信息的共享和分發，長此以往，必然形成信息孤島，無法實現建立數字化管理的目標，因此建立合理的電子檔案系統，實現對電子檔案信息的管理和共享，是一件迫在眉睫的工作。

1 建設目標

建設檔案電子化管理及信息共享與相互快速查詢，并通過互聯網實現對各相關單位的直接服務。需要遵循：①效率和實用性原則；②國家相關部門提供統一數據標準規范原則，旨在以簡潔方便的操作實現組織機構信息查詢過程的網絡化、信息化、準確化，進一步提高查詢效率。其主要實現以下目標：

（1）紙質檔案電子化管理。通過先進的高速文檔掃描儀將機構紙質文檔轉換成電子影像；然后，根據符合檔案電子化行業規范的歸檔機制建立影像索引，形成一個方便可靠而又完整的電子檔案庫。

（2）電子檔案信息的查詢利用。在已建立的機構電子檔案信息庫基礎上，為社會查詢群體提供檔案查詢服務。不同查詢用戶根據一定的查詢權限，通過Intranet/Internet并行地對檔案進行查詢及打印操作，使得電子檔案得到合理利用。

（3）查詢服務快速響應。利用先進的實時通訊技術，檔案服務器能夠對遠程客戶端進行快速響應，系統能及時處理眾多用戶的連接請求，并能通過INTERNET直接實現對遠程客戶的請求，異地查詢電子檔案的響應時間可以控制在一秒鐘以內，達到快速響應的目的。

（4）實現在全省或全國范圍的各級管理機關內部的數據共享。通過INTERNET實現各個地區的互連互通，可以跨地區跨地域查詢，真正實現了足不出戶就可以查詢遠程檔案信息，體現了信息化建設的優越性，具備作為一個面向電子商務時代應用系統所應具備的所有素質。

2 系統框架設計

電子檔案系統構架如圖1所示。

圖1 電子檔案系統構架

電子檔案及快速查詢系統通過業務管理系統信息相互補充和驗證，在進行數據的核對和驗證的同時，還可以在業務管理系統中根據條件信息獲取關于業務的信息，以便進行快速檔案文件的定位。

系統不僅為終端用戶提供服務，接收其上傳的文件，而且還為互聯網用戶提供了檔案查詢的接口，只要擁有合法的用戶和足夠的權限，便可以進行檔案文件的查詢。

3 系統功能概述

電子檔案系統主要分為檔案采集、檔案傳輸、檔案存儲、檔案檢索幾部分功能。

3.1 電子檔案采集及處理

檔案文件的掃描采集以TWAIN/ISIS標準接口規范為基礎，通過調用Twain/ISIS接口，對掃描儀設備進行驅動，并通過Twain/ISIS接口，獲得掃描的檔案文件數據并對其進行處理；通過Twain/ISIS接口，屏蔽了各種掃描儀設備之間的型號差異和性能差異，以統一的模式來驅動掃描設備，以使數據掃描采集子系統得到最大化的兼容性。

3.1.1 證件類型識別

證件及其掃描件的樣式多樣性及掃描質量參差不齊，嚴重影響了對電子檔案文件的 OCR識別，另一方面，受國內外OCR識別水平的限制，尤其是對證件掃描件的漢字識別，仍無法達到一個理想的效果，無法正確的判斷證件類型及證件內容。系統采用兩種方式對證件類型分類：

（1）介入條形碼技術，對條形碼進行識別，進而更有效、更準確的判定出掃描文件的證件類型，可以快速實現文檔的分類歸檔。

（2）通過人工整理檔案，掃描后人工標識證件類型，然后再合并這樣雖然實現了傻瓜式掃描，但是后期的工作量也不少。

3.1.2 大比例壓縮存儲

對檔案文件進行壓縮，在不丟失必要信息的前提下，使圖像盡可能的變小；壓縮后的圖像，不但可以節省很多磁盤空間，而且還可以有利于檔案文件的導入、導出和網絡傳輸，大大的節省了網絡帶寬資源。

3.2 電子檔案文件傳輸

數據上報是指各終端電子檔案圖像文件上傳到中心。為了保障數據的安全性，所傳數據都經過加密，密鑰由中心統一管理。上傳方案有以下兩種。

3.2.1 分散即時上傳

檔案數據掃描采集系統在完成掃描采集、分類歸檔后，各終端立即向中心上報數據。

3.2.2 集中批量上傳

檔案數據掃描采集系統在完成掃描采集、分類歸檔后，數據存儲在各終端本地存儲系統中，之后在規定的時段向中心上傳更新的數據。

電子檔案文件傳輸子系統主要完成文件的上傳和接收，是建立在標準的 HTTP1.1協議基礎上的 C/S模式的應用程序，通過http協議完成文件內容數據的發送和接收。在中心建立HTTP服務器，進行檔案文件的接收；在終端建立HTTP客戶端，解析HTTP協議，進行文件的發送處理。

3.3 海量數據存儲

大量檔案文件的存放結構采取類似于郵件系統中郵件的存放模式，以0－9和A－Z共計36個字母進行分類，每一個類別下仍按這種方式再進行分類，其分類的層次直到滿足需要位置。

按照業務需要編制目錄路徑。

圖2 最終的存儲結構圖

如圖2所示，在證件存放的根目錄下，分別有0－9和A－Z共計36個目錄，每個目錄下依次類似，都具有相同的存儲方式；給定業務號，驗證后，只需對業務號字符串進行拆分，然后生成路徑信息，便可以在文件系統中迅速定位到該業務號的目錄，其執行效率和速度是非常迅捷的。

目錄的層次結構并非特別深，其每個目錄下的直接子目錄也并非是大量的；在每個業務目錄下，存放的是各個業務時間的子目錄，表示發生業務的時間，這樣某個業務的某個時間的某份檔案文件便可以迅速查找和定位。

3.4 電子檔案查詢

電子檔案查詢管理采用B/S模式實現，允許互聯網用戶進行遠程查詢和管理，主要包含兩個功能模塊，分別為查詢模塊和管理模塊。

在電子檔案查詢時，以業務號的查詢為主導；在按給定條件查詢時，只有得到業務號，才可以對電子檔案文件進行迅速定位；根據給定的條件，該子系統可以向業務系統進行查詢，在從法人單位基礎信息數據獲取信息，再獲得相應的電子檔案文件。

電子檔案顯示經過加密處理，可以對顯示圖像增加背景或水印效果，避免了圖像非法盜用。

[1]葉晗.論轉型期的檔案信息資源管理模式[J].檔案學通訊.2007.

[2]姚磊.試論電子政務環境下電子文件中心的結構、原則和角色[J].圖書情報知識.2007.

[3]蔣冠,何振.我國電子政務環境下的檔案資源的整合與共享[J].檔案學通訊.2004.