關注電子制單在國際貿易實務中的應用

姚大偉 上海思博職業技術學院

關注電子制單在國際貿易實務中的應用

姚大偉 上海思博職業技術學院

本文作者系上海思博職業技術學院院長、中國國際貿易學會理事。

進入二十世紀80年代后，隨著計算機技術在國際商務制單工作中的應用，單證的制作速度大大提高，電子制單使國際貿易的交易管理做到無紙化、網絡化。進出口商可直接通過因特網辦理與銀行、保險、稅務、運輸各方有關的電子票據和電子單證，完成部分或全部的結算以及索賠等工作，大大節省了交易過程的時間和費用。國際貿易運作效率也隨之迅速提升，有力地推動了國際貿易的發展。

一、國際貿易傳統單證制作方法及問題

傳統的國際貿易程序，特別是國際貿易單證是由19世紀沿襲而來，其內容十分繁雜，且單據內容大約有80%的相同。譬如：貨物名稱、數量、收貨人、發貨人、啟運地、目的地等等。這些相同的內容，在每繕制一種單據時，就需一再重復進行核對，如有填錯時，又需要逐一更正。據聯合國有關機構若干年前的統計，全世界每年耗于單證的經濟支出可達16億美元之巨，人力的消耗更是不可勝計。在美國，平均制單費用要占到貨物價值的7.5%左右。即使如此，還避免不了出現差錯。傳統的制單方式主要有：

（一）用英文打字機來制單

這是最傳統的制單方式。即用英文打字機將需要繕制的內容打印在已事先印制好的各式空白單證上。這種方法的優點是直觀、易懂、易操作、投資少。目前我國都仍有許多外經貿公司還在采用打字機來制作單證。但其突出的弊端是完全相同的項目內容在不同的單證中體現時必須重復制作，同一份單據需要多份時也必須進行重復制作。此外，由于打印出的內容無法儲存、插入﹑刪除或修改，因而一份單據只要一處出錯就必須重新繕制，此種方式下的外貿制單就成為一項相當繁瑣而費時的工作。由于人為因素的影響，同一數據的多次錄入可能出現錯誤，從而導致一宗貿易單證的單單不符現象增多。傳統方式下的外貿手工制單是一項專業性強而又相當繁瑣、細致的工作，稍有不慎填寫錯誤就可能給企業帶來重大的損失。據商務部權威人士表述，我國每年因單證原因造成的收款呆賬達150億美元之巨，約占出口貿易額的1%。

（二）套合式一次制單法

鑒于英文打字機在制單工作中的上述缺陷，國際貿易界的有識之士在上個世紀50年代提出了國際貿易單證的簡化和標準化構想，配合這一構想的制單方式也因此發生了變革。瑞典發明的“套合式”單證格式和“一次制單法”，在1960年得到聯合國經濟委員會的接納，被定名為“歐洲經濟委員會樣版”，1973年又被聯合國經濟社會理事會采納。1978年聯合國貿發會又作出決議，把“歐洲經濟委員會樣版”命名為“聯合國貿易單證樣版”，從而進一步推動了世界性單證制作的簡化和標準化的運動。這種制單方法是把所有需要制作的單據都收編在一個“套合一致的單證系列”（Aligned DocumentSystem）之中，這個單據系列由總單證（Master Document）、“子單證”（Sub Document）和遮蓋板（Cover Board）三個部分組成。制單時，先把各項資料用打字機填入總單證的各個欄目中，經復檢無誤并由負責人簽字后，便可送入復印機或影印機，復印機或影印機把總單證上的多種資料項目轉移到各種子單證上，不同的遮蓋板預先套放在總單證上，然后復印到相應各子單證上，不同的遮蓋板擋去總單證中與各子單證無關的資料。一套貿易單證經過上述程序制成后，需要多少副本任由人掌握，無需再重復繕制。

一步制單法較之打字機制單方式的突出優點是可以避免同一項內容在不同單證中的重復繕制和重復審核，以及同一單證需要多份時的重復繕制和重復審核，因此，在節省人力和物力上有了相當的進步。但隨著國際貿易的不斷發展，單證工作量也在迅速增加，單證人員的工作強度也在增加，加上單證本身種類繁多，要求復雜，在具體的單證工作中差錯時有發生，影響了進出口業務發展的進程。這就對傳統的制單方式提出了挑戰。

二、國際貿易電子制單的快速發展

隨著信息時代的來臨以及全球因特網的興起，作為因特網應用最廣泛的電子商務，正日益受到世界組織、各國政府和企業界的重視。單證的簡化工作，近年來發展迅速，世界上許多國家的商會或其他機構也設立單據委員會或單證標準化組織，研究和探討有關單證制作的法律和具體技術問題。并且除了在西方工業國家外，新加坡、印度、泰國、香港等國家和地區也取得了一些成果。特別是進入80年代以后，計算機技術在各行業的應用取得了飛速的發展和顯著的成效。由于計算機具有儲存量大、記憶力強﹑運算能力強和編輯性能強等優點，因而很快就被利用到外貿單證制作中。

1.利用當時的通用軟件包（如WORK－STARSYMPHONY，LOTUS等）制單。制作時，首先輸入所要求的單證格式和各項內容，然后設置出打印格式，最后，將要打印的各項信息用打印機打印在預先準備好的空白單證上。也可以根據要求設計出某一種完整的單證并自動打印在白紙上。

2.利用計算機編程語言及數據庫（如C語言、PASCAL、DBASE、FOXBASE、POWERBUILDER、ACCESS、SQLSERVER、ORACLE、SYBASE等）來制單。其做法是，根據各種單證的具體要求，設計出一定適用范圍的專用的制單程序。這樣既保持了通用軟件包的優點，又有針對性地克服了通用軟件包的不足。利用計算機高級語言或數據庫所編寫的程序來制單，既模擬人工打字機的操作過程，又拓展了人工打字機難以實現的各種功能，做到既簡單易學，又能兼顧各種需求，減輕制單的勞動強度，縮短制單時間，大大提高了工作效率。但也存在不足，主要是編制程序的周期較長，同時需要專業人員進行軟件開發，增加了沒有軟件維護開發能力的公司的負擔。

3.利用Word文字編輯軟件進行制單。Word是目前最流行的文字編輯軟件，操作簡便﹑功能齊全﹑速度快捷，不但對所有錄入信息可方便地進行修改﹑復制﹑剪切﹑粘貼﹑儲存等操作，而且還可以綜合處理文字與表格，因而也迅速地在外貿制單工作中得到了廣泛的應用。其基本操作程序是，首先利用Windows的“開始”菜單或桌面快捷方式啟動Word，然后，在其自動生成的空白文檔中即可根據需要方便地進行文字的輸入和表格的建立。對輸入錯誤可利用Back Space鍵或Delete鍵方便地進行修改，對相同項目的內容可利用“復制”和“粘貼”操作瞬間完成復制，對于同一單據的多份需求，可利用“打印”菜單中的“副本份數”設置輕而易舉地實現。但利用Word制單亦有其局限性，對于一些已預先印好固定格式的單證，如商檢單﹑保險單﹑匯票等的制作則由于錄入信息與預定格式在匹配上的難度而顯得力不從心。

4.國際貿易綜合信息管理系統，也叫外貿ERP系統。它是當今國內外貿易企業使用的業務運作計算機系統，國際貿易制單成為該系統的一個組成部分，這種軟件系統包括：函電往來、詢盤報價、客戶關系管理、業務員管理、財務管理、合同管理、內貿采購、進出口業務管理及制單等主要功能，并且具有管理層查詢、審批、控制總體業務動態的功能。在這種系統中，制單數據一次錄入，多次使用，并形成歷史數據，便于軟件系統查詢、統計。管理層對關鍵單據擁有電子簽名權利，這種系統可以模仿單證的標準形態和格式，進行數據錄入和單證打印，將電子制單和業務管理融為一體。成為當今外貿企業管理中不可或缺的工具。

5.開發專門的制單軟件。隨著計算機及通信技術的發展，計算機的功能不再是簡單的模仿人工打字機的功能，而是利用新一代語言（java,c#等）強大的數據庫訪問能力以及完善的遠程通信功能，配合先進的數據庫（ORACLE,SQL Server,DB2等），用數據庫存儲大量的表單數據，并通過軟件制作數據輸入接口和單證模板，從而出現了功能相當完備的單證表格軟件。新的表單制作軟件還通過對網絡的訪問，客戶端與主服務器能隨時通信，從而實現單證表格的完全電子化，可以在出單的同時就將單證表格數據輸入主服務器。同時單證制作部分還可以作為一個模塊嵌入到教學軟件及應用軟件中，達到教學與應用的一致性，并且通過數據庫技術極易擴展制單的模版和內容，從而形成一種全新的制單軟件模式。

三、電子制單在國際貿易業務中的應用

1.外貿ERP系統。外貿ERP（Enterprise Resource Planning企業資源規劃）系統，是當今國內外貿易企業使用的業務運作計算機信息管理系統，國際貿易制單成為該系統的一個組成部分，這種軟件系統常包括：函電往來、詢盤報價、客戶關系管理、業務員管理、財務管理、合同管理、內貿采購、進出口業務管理及單證制作等主要功能，并且具有查詢、統計、審批、控制和提供決策參考等功能。此類軟件制單通常采用的是將單證之間的數據關系理清楚，結合計算機數據庫及編程技術開發出來的制單方法。用戶只需按照提示在系統中完整輸入一次基本數據，系統即可自動生成一套標準化的單證，可以有效避免數據的重復錄入及由此產生的錯誤。此類程序操作簡單，靈活易用，能對輸入的數據自動進行計算和轉化，使得程序具有智能化，能靈活高效地完成單證制作。

2.商檢制單系統。電子報檢是指報檢人使用電子報檢軟件通過檢驗檢疫電子業務服務平臺將報檢數據以電子方式傳輸給檢驗檢疫機構，經CIQ2000業務管理系統和檢務人員處理后，將受理報檢信息反饋報檢人，實現遠程辦理出入境檢驗檢疫報檢的行為。“九城電子申報系統”，是實現進出口企業進行電子申報、經國家質檢總局評測合格并認可的電子報檢軟件。通過該系統，企業可輕松完成與檢驗檢疫機構之間的業務交互。該系統分為控制模塊和業務模塊兩部分，由控制臺對各業務模塊進行管理，目前可實現的業務功能包括電子報檢、產地證電子簽證、許可證申報（進境動植物檢疫許可證申報）以及其他電子業務服務。

3.報關單制單系統。中國電子口岸“報關單預錄入/申報（報關行版）”子系統是針對專業報關企業特殊要求而設計的，該系統的主要功能包括：報關單的預錄入、申報、打印；轉關運輸報關單提前錄入、申報、打印；轉關運輸申報單提前錄入、查詢、申報；報關單（包括轉關運輸提前申報的報關單和其隨附的轉關運輸申報單）的查詢；海關回執的查詢；報關行業務統計等。

通過該系統企業可以方便、快捷地進行報關單、轉關運輸提前運輸報關單、轉關運輸申報單的預錄入、申報、打印、相關數據查詢、海關回執查詢、報關行業務統計等，從而有效提高報關企業的工作效率。

圖1：外貿綜合業務管理信息系統——系統圖

圖2：商檢制單系統主頁面

圖 3 ：“報關單預錄入申報子系統”制單窗口頁面示例：

總之，采用符合國際標準的電子制單方式已是大勢所勢。按照《聯合國貿易單據設計樣式》擬制的一種套合一致的標準單證格式，可減少各種單證相同內容的重復繕打、重復審核，從而達到內容精確、時間節省的實效。“套合一致”是統一各種單據的大小，并將各種單據上相同項目放在同一位置上，制單時，只需用打字機將各項內容，全部打在一張總單據上，亦稱母子單據上，然后根據各種單據的需要，將事先設計的有方空格的遮蓋板把不需要的部分遮住，再用影印機或復制機制出各種所需要的單據。這樣，在總單據上打字只要打一次，校對和改錯也各一次，大約只需半小時即可把全部單據制成，大大節省了人力和時間，避免了差錯。