信息化提升項目計劃管理能力

◎ 易建科技有限公司 劉 平

前言

“計劃的好壞決定項目的成敗”。對于這一點，許多施工企業(yè)的項目管理者是深有體會的。計劃工作在項目管理中的重要性是不言而喻的，但是如何才能制訂出全面、周密、準(zhǔn)確、滿足實際需求、便于執(zhí)行的計劃，卻時常困擾著他們。

“計劃流于形式”、“計劃的可操作性不強”、“計劃趕不上變化快”等等，項目管理者們經(jīng)常會發(fā)出諸如此類的感慨。的確，在市場經(jīng)濟高度發(fā)達的今天，建筑施工作為我國國民經(jīng)濟的支柱產(chǎn)業(yè)，面臨的市場環(huán)境正發(fā)生深刻的變化。市場競爭日趨激烈，業(yè)主的需求日趨苛刻，墊資、壓價的幅度越來越大，工期越來越短，質(zhì)量要求越來越高。面對如此復(fù)雜多變的環(huán)境，在制訂項目計劃時，項目的管理者常常會覺得力不從心。

如何制訂出全面、周密、準(zhǔn)確、滿足實際需求而又切實可行的計劃，使“計劃真正趕得上變化”，是建筑施工企業(yè)面臨的一道難題。本文以此為契機，重點探討信息技術(shù)在工程項目計劃管理中的應(yīng)用。通過工程項目信息化建設(shè)，梳理企業(yè)的項目計劃管理體系與流程，提升項目計劃管理的能力，使企業(yè)通過項目實施過程中各類計劃的編制、執(zhí)行、檢查、協(xié)調(diào)，合理安排企業(yè)各方面的經(jīng)營和管理活動，優(yōu)化配置企業(yè)的各種資源，取得良好的經(jīng)濟效益和社會效益。

施工企業(yè)項目計劃管理之痛

計劃是項目管理的首要職能，在談其它的職能時，都離不開計劃，它貫穿于項目管理的全過程。因此，在項目管理過程中，制訂計劃是項目管理的首要工作，計劃的成功意味著項目已經(jīng)成功了一半。但是，在實際的項目計劃制訂中，面對項目進度、成本、質(zhì)量安全、物資設(shè)備等眾多目標(biāo)，項目管理者往往會覺得無從下手。盡管許多企業(yè)都非常重視項目計劃管理，投入了大量的人力、物力、財力編制項目進度計劃、成本計劃、資金計劃、物資供應(yīng)計劃、機械設(shè)備供應(yīng)計劃、勞動力供應(yīng)計劃、采購計劃、質(zhì)量計劃等，但事實上，這些計劃在項目實施過程的效果卻不太理想，沒有對項目的實施起到應(yīng)有的指導(dǎo)作用。這既有體制上的問題、思想意識上的問題，還有計劃管理手段、工具和方法的問題。由于篇幅所限，在此，我們僅就計劃管理手段、工具和方法的問題進行分析，并總結(jié)歸納為以下幾個主要方面：

■ 沒有形成比較系統(tǒng)的計劃體系，計劃之間的關(guān)聯(lián)性不強

工程項目的計劃通常包括進度計劃、成本計劃、勞動力供應(yīng)計劃、物資供應(yīng)計劃、機械設(shè)備供應(yīng)計劃、質(zhì)量計劃、安全計劃等一系列計劃，這些計劃都是服務(wù)于項目進度、成本、質(zhì)量、安全等目標(biāo)，彼此之間相對獨立，又緊密聯(lián)系，形成一個項目計劃體系。目前，施工企業(yè)的項目通常都是按職能劃分來制訂計劃的，進度計劃由技術(shù)部制訂，成本計劃由造價管理部制訂，質(zhì)量計劃由質(zhì)量管理部制訂。由于受到內(nèi)外部多種原因的影響，各個職能部門在制訂計劃時，常常缺乏溝通與協(xié)調(diào)，信息流通渠道不暢，本位主義比較嚴(yán)重，容易造成各計劃之間相互脫節(jié)、失真，形成不了統(tǒng)一的計劃體系，進而影響到項目實施過程中的進度、成本、質(zhì)量、安全等目標(biāo)實現(xiàn)。

項目計劃是在科學(xué)預(yù)測的基礎(chǔ)上，為實現(xiàn)項目目標(biāo)對未來一定時期內(nèi)的工作做出安排的一系列活動的總稱。因此，項目的計劃是建立在對以往工程經(jīng)驗的總結(jié)、對環(huán)境狀況的分析、以及對未來合理的預(yù)測的基礎(chǔ)上的。而未來環(huán)境是不確定的，任何因素包括市場變化、氣候變化、資金變化、溝通誤差、質(zhì)量安全事故等情況都會對項目正常實施帶來影響。這就使得項目計劃在實施過程中必須不斷調(diào)整，使項目的計劃適合新的情況。但是，任何計劃編制都需要一定時間，特別是一些對項目實施有重要影響的大計劃，比如說項目總體進度計劃、項目總體成本計劃等，需要花費大量的時間收集信息、評估資源狀況、協(xié)調(diào)各部門的工作。于是，等到計劃編制出來的時候也是計劃更改的時候。因此，計劃趕不上變化的局面隨處可見。

■ 計劃脫離實際、流于形式

編制項目計劃需要大量的信息，也需要與許多項目的相關(guān)部門進行溝通，在這個過程會產(chǎn)生大量的信息與數(shù)據(jù)需要進行交換和共享。由于傳統(tǒng)的計劃管理手段比較落后，再加上項目各參與方的本位主義思想等因素的影響，項目的計劃往往不全面、不科學(xué)、不周密、不實際，可操作性差，對項目實施的指導(dǎo)作用根本無法體現(xiàn)。

總的說來，項目計劃管理中出現(xiàn)這些問題，越來越成為制約企業(yè)提升項目計劃管理水平，增強企業(yè)核心競爭力的枷鎖。因此，必須盡快找出有效的解決方法，解決困擾企業(yè)計劃管理工作中的各種問題，這已成為廣大工程項目管理企業(yè)的共同訴求。

信息化帶來了項目計劃管理的革命

近年來，隨著信息時代的來臨，信息技術(shù)在我國工程項目管理中的應(yīng)用已經(jīng)取得了長足發(fā)展。在工程項目管理中通過充分利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等科學(xué)方法對項目的進度、成本、質(zhì)量、安全等多種信息進行收集、存儲、加工、處理，并輔助決策，大大地提高項目計劃管理水平、降低了項目管理成本、提高了項目管理效率。用信息化手段提高項目計劃管理的能力，已經(jīng)成為大家的共識。

工程項目是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，目標(biāo)的多樣性是項目的一個顯著特點。在項目實施的過程中，既要滿足項目進度目標(biāo)，還要滿足項目的成本目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)、安全目標(biāo)等，這些目標(biāo)相互獨立、相互共存，又互相制約。過于追求項目的進度目標(biāo)，可能給成本、質(zhì)量、安全等目標(biāo)帶來一定的負面影響，反之亦然。如何使這些各自獨立的目標(biāo)有機的融合在一起，為項目的成功實施創(chuàng)造條件，就需要通過計劃管理的手段，來協(xié)調(diào)進度、成本、質(zhì)量、安全、資源等項目管理的各要素之間的關(guān)系。

利用信息技術(shù)來提升工程項目計劃管理的能力，是行業(yè)信息化建設(shè)的一個重要的內(nèi)容，目前國內(nèi)有不少軟件企業(yè)在做這方面的嘗試，并取得了一定的成效，易建科技有限公司就是其中的佼佼者。

最近，“不小心摔了一跤”的照片在網(wǎng)上火了。原本是個別人的“炫富摔”，卻引起各行各業(yè)、各色人群競相模仿，從考研摔、吃貨摔，到醫(yī)生摔、消防員摔……花式“假摔”令人目不暇接，用摔落一地的物品曬出生活的個性，曬出職業(yè)的特色。有媒體說得好：炫富挑戰(zhàn)關(guān)注多，原是生活有話說。

易建科技有限公司作為國內(nèi)領(lǐng)先的建設(shè)行業(yè)工程項目信息化與咨詢服務(wù)供應(yīng)商，憑借自身深厚的行業(yè)經(jīng)驗與工程項目管理的實踐，并結(jié)合先進的軟件與信息技術(shù)，推出了易建工程項目管理軟件系列產(chǎn)品。產(chǎn)品從項目計劃管理的角度出發(fā)，將計劃管理的職能納入到項目管理系統(tǒng)之中，建立了一個系統(tǒng)化的項目計劃體系，將計劃管理的應(yīng)用融入到項目管理的其它職能管理之中，將項目管理的進度、成本、質(zhì)量、安全等職能目標(biāo)有機地結(jié)合為一個綜合的總體，并通過計劃的PDCA不斷循環(huán)過程，逐漸實現(xiàn)和優(yōu)化項目的進度、成本、質(zhì)量、安全等多項目標(biāo)。易建工程項目管理系統(tǒng)的計劃管理體系與項目職能管理的結(jié)構(gòu)圖如圖所示。

易建項目計劃管理體系與項目職能管理結(jié)構(gòu)圖

從計劃管理體系與項目職能管理的結(jié)構(gòu)圖中，我們可以很清楚的了解到，在系統(tǒng)的計劃體系中，有項目進度計劃、成本計劃、質(zhì)量計劃、安全計劃、資源計劃等一系列計劃。系統(tǒng)通過計劃的制訂、實施、檢查與調(diào)整的不斷循環(huán)，去驅(qū)動項目的各項職能管理，從而最終達到項目的進度、成本、質(zhì)量、安全等目標(biāo)的綜合優(yōu)化。

從這個角度上來說，信息技術(shù)在工程項目管理中的應(yīng)用為項目的計劃管理帶來了革命性的突破，幫助企業(yè)擺脫了長期困擾他們的項目計劃管理之痛，解開了捆在施工企業(yè)的枷鎖，對企業(yè)提高項目管理的綜合能力，促進企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展起著重要的作用。

信息化提升項目計劃管理的能力

工程項目管理目標(biāo)的多樣性，決定了項目計劃的復(fù)雜性與多樣性。在工程項目的實際管理過程中，項目計劃主要包含這幾大類計劃：

■ 進度計劃。包括項目總體進度計劃、進度實施計劃、作業(yè)計劃、工序計劃等。

■ 成本計劃。包括項目各層次、單元成本計劃、組織責(zé)任成本計劃、資金計劃等。

■ 資源計劃。包括人、材、機等的供應(yīng)計劃、采購計劃、租賃計劃等。

■ 質(zhì)量安全計劃。包括質(zhì)量保證計劃、安全保障計劃、環(huán)境保護計劃等。

■ 風(fēng)險計劃。包括風(fēng)險應(yīng)急計劃、風(fēng)險控制計劃等。

■ 其它計劃。包括施工組織計劃、施工工藝計劃等。

以進度計劃為主線的項目計劃體系結(jié)構(gòu)圖

如何協(xié)調(diào)各類計劃之間的關(guān)系，是項目計劃管理要解決的首要問題。項目的各類計劃，都服務(wù)于各自的職能目標(biāo)，這其中，進度計劃是工程項目計劃體系中最重要的組成部分，是其它計劃的基礎(chǔ)。

易建工程項目管理系統(tǒng)依據(jù)自身多年工程項目管理的實踐經(jīng)驗，從項目管理與控制的過程出發(fā)，把項目的進度計劃作為項目管理的主線，運用信息化的計劃管理的手段，將項目實施過程中的各種活動納入進度計劃管理之中，并且應(yīng)用科學(xué)的工作分解結(jié)構(gòu)以及工程網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)，編制并優(yōu)化進度計劃。在綜合考慮項目總目標(biāo)與工期要求等各方面因素的基礎(chǔ)上，將項目總目標(biāo)與工期要求分層次、分階段、分專業(yè)逐級分解，形成從總體到局部、從上至下、由粗到細互相銜接的一個項目實施與控制的進度計劃保證體系。通過進度計劃這條主線，將項目的成本計劃、資源計劃、質(zhì)量安全等計劃有機地串聯(lián)起來，形成了一個相互聯(lián)系、相互制約的項目管理的計劃體系，成為項目管理者用于指導(dǎo)、安排、協(xié)調(diào)與控制項目的各類活動，配置人、財、物等各類資源的指導(dǎo)性文件。

上圖就非常直觀的反映了在易建工程項目管理系統(tǒng)的計劃體系之中，進度計劃與其它計劃之間的相互關(guān)系。

系統(tǒng)在工程項目進度計劃制訂時，從建立項目WBS框架 - 定義活動 - 確定活動的工期 - 確定活動間的邏輯關(guān)系 - 估計與明確資源需求 - 制定和優(yōu)化進度計劃等幾個步驟出發(fā)，遵循了一條項目的準(zhǔn)備籌劃、執(zhí)行反饋、調(diào)整修改、再執(zhí)行及執(zhí)行結(jié)果評價的計劃管理科學(xué)的循環(huán)過程，這就是著名的“戴明環(huán)”也即PDCA循環(huán)過程。

同樣，系統(tǒng)在制訂成本計劃、資源計劃、質(zhì)量安全計劃等等計劃時，也遵循PDCA這一科學(xué)的循環(huán)程序。例如，在進行成本計劃時，系統(tǒng)通過靈活設(shè)置成本階段與成本科目，形成了估算成本、概算成本、預(yù)算成本、目標(biāo)成本、計劃成本不斷由粗到細的成本計劃的科學(xué)制訂過程。在成本計劃的執(zhí)行中，通過對成本的實際發(fā)生和成本變更進行嚴(yán)格的核算、控制，并將實際的成本與各階段的成本進行統(tǒng)計、對比分析，通過這一系列的成本計劃管理過程，將項目的成本控制在成本目標(biāo)與預(yù)算之內(nèi)。

此外，系統(tǒng)可利用強大的信息收集與檢索功能，充分實現(xiàn)各種資源歸集、共享，數(shù)據(jù)信息零距離響應(yīng)，大大的提高了項目計劃過程中，對項目的各種變化情況的反應(yīng)速度，使項目計劃的制訂者能及時根據(jù)情況變化不斷地修改、調(diào)整和優(yōu)化計劃，從而保證項目計劃符合實際情況，形成全面、科學(xué)、周密、操作性好的項目計劃體系。“計劃趕得上變化”從此不再是一句空話。

小結(jié)

工程項目的管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制貫穿項目管理的全過程，許多因素相互聯(lián)系又相互制約。“計劃是項目管理的龍頭”，項目的計劃工作的好壞決定了項目的成敗，因此，在實際工作中，應(yīng)借助現(xiàn)代的信息技術(shù)手段和先進的工程計劃管理方法，真正做好項目計劃工作。提高項目計劃管理水平是大勢所趨，在這個方面，易建工程項目管理系統(tǒng)為建設(shè)行業(yè)的信息化建設(shè)樹立了一個非常好的典范。