淺談信息技術對檔案編研工作的影響

邱智寧 石曉琦

[關鍵詞]信息技術;檔案;影響

信息技術是計算機、通信和網絡三項技術的融合。其高密度的信息儲存技術,高速度的信息傳遞技術,高效率高質量的信息查詢技術,在變革了收集、組織、傳遞和使用信息的方式的同時,也使信息服務的機制、結構以及服務手段發生了巨大的變化。檔案編研作為編輯、研究、加工、輸出檔案信息,實現信息資源共享的服務方式,不可避免地受到信息技術的巨大影響。因此,如何充分利用信息技術,更好地提供網絡服務,將成為檔案編研工作的研究方向。本文闡述了信息技術對檔案編研的巨大影響,即信息技術改變了檔案編研方法和手段,改變了服務理念,實現了信息服務雙向性,對編研工作者提出了更高的素質要求。建議檔案部門認真審視信息技術對檔案編研工作理論與實踐的沖擊,充分認識與利用信息技術帶來的良好的發展機遇和契機,及時調整編研觀念,認清未來檔案編研工作的格局,大力培養新型編研人才,做好信息時代的檔案編研工作。

一、信息技術改變了檔案信息收集獲取方式,改進了研究加工手段,提高了工作效率和工作質量

信息技術對方法的改進是全方位的。數字化存儲與網絡傳輸,可以將圖書館、檔案館等搬進編研工作者的辦公室,足不出戶查閱所需信息。文本與圖像掃描、快速檢索等技術手段可以代替大量繁雜的文獻查閱和抄錄、修改工作。通過檢索和統計分析軟件,可以比較容易地對檔案信息作出量化分析。通過網絡數據庫,可以了解國內外同行研究者最新的研究動態和成果,還可以通過電子郵件及時與同行交流,不斷開拓視野,更新研究范式。筆者在編寫本系統的志書時,遇到了保存的資料不足(因為原來的檔案人員平時收集的不齊全),為此,編寫中,充分利用政府計算機網絡,檢索出所涉及的人物或機構等線索。然后,根據查到的線索,推斷哪些地區、單位、人物有可能保存與題目有關的檔案材料,下載等方式,較短時間內收集齊全了所需材料。收集到的部分材料是電子文件,經核對后,可以直接進行插入、編輯,省去了重新錄入的工作量。信息技術的廣泛應用,有效地改變了檔案信息的獲取方式,大力地改進了信息研究加工手段,大幅度地提高了編研工作效率和工作質量。

二、信息技術改變了服務的理念,促進了檔案編研傳統功能模式向開放式、網絡式的信息服務模式轉變

信息技術的應用,促使檔案編研載體及傳播媒介從有形實體向虛擬網絡轉變,網絡服務成為當前和未來檔案編研工作的主要服務方式之一,有利于充分發揮檔案編研服務作用。在網絡環境下,檔案編研工作集傳統出版方式優點于一身,且可以忽略傳播中介的依賴,同時保證檔案信息傳播的時效性與大容量,節省費用,能夠隨時更正工作中出現的錯誤。

1.信息技術改變了傳統的檔案匯編出版模式,拓展了傳播范圍。信息技術,簡化了檔案匯編的出版流程,省略了出版社-印刷-發行-零售等多個環節。檔案匯編通過互聯網以數字形式進行傳送,直接面對用戶,縮短了出版周期,加快了檔案信息的傳遞速度,突破了發行數量的制約,從而擴大了讀者范圍,降低了編研成本。

2.檔案編研工作實現了從半封閉系統向開放性系統的轉變。傳統檔案編研工作屬于半封閉系統,只是在選題及提供利用時才能得到部分用戶的反饋和意見,缺乏互動。借助信息技術的交互性,編者可以將自己的編研工作計劃與檔案匯編成果發布在網上,通過電子郵件的方式讓瀏覽者提出自己的意見與具體要求,并向編者提供材料線索及錯漏。既可保證選題的精確和新穎,也可防止重要材料的遺漏,從而全面提高檔案匯編的質量。

3.信息技術改變了檔案編研匯編的單一形式,形成服務多樣化由于傳統編纂印刷形式的制約,信息技術為用戶提供了集圖、文、表、音于一體的超文本信息。這些信息存放在分布于全球的相應服務器中,這些計算機中的文件彼此間可以建立一定的關系。用戶通過檢索可以搜索到相關的各種形式的檔案信息。不僅可視,而且可聽,全方位多樣化的信息服務更能滿足用戶需求。依托信息編輯技術的支撐,檔案編研可以做到文字、圖片、聲音、影像、動畫等多種形式并用,實現較強的感官沖擊,達到良好的藝術效果,提高匯編質量和觀賞性。

三、信息技術對檔案編研工作者的素質提出了更高的要求

信息時代,信息服務在信息源、服務對象、內容、方式、手段等方面都發生了變化,檔案編研水平的高低,主要取決于檔案人員素質、工作技能和工作效率。

1.檔案編研工作者要解放思想,開拓思路,牢固樹立網絡服務意識,積極參與文獻信息網絡的共建,充分利用各種信息技術,主動為用戶提供準確、快捷、便利的檔案信息利用渠道,實現文獻信息資源共享。

2.由于信息量的巨大和類型的多樣,要求檔案工作者必須改變傳統的單一知識結構,不但要精通檔案編研專業知識,還要懂得其他相關學科的知識,還應不斷提高文字表達能力,除了能用準確、清晰、精練、的文字來編寫外,還要學會過濾、篩選網上信息,多參加一些學術研討﹑講座﹑培訓等,不斷提高自身的業務水平。

3.要以人為本,建立人盡其才、才盡其用的激勵機制和競爭機制。宏觀上,國家應對檔案機構給予重視,從人才培養上給以扶持,提高檔案專業教育水平,建設一支高素質的檔案隊伍。微觀上,各檔案機構應重視檔案工作人員的培訓、協調,創造最佳團隊,實現人才最佳配置。

隨著信息技術的發展,對檔案編研工作產生了深刻的影響。我們應認真審視信息技術對檔案編研工作理論與實踐的沖擊,充分認識與利用信息技術帶來的良好的發展機遇和契機,及時調整編研觀念,認清未來檔案編研工作的格局,大力培養新型編研人才,做好信息時代的檔案編研工作。□

(編輯/丹桔)