淺談信息技術(shù)對(duì)檔案編研工作的影響

邱智寧 石曉琦

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù);檔案;影響

信息技術(shù)是計(jì)算機(jī)、通信和網(wǎng)絡(luò)三項(xiàng)技術(shù)的融合。其高密度的信息儲(chǔ)存技術(shù),高速度的信息傳遞技術(shù),高效率高質(zhì)量的信息查詢技術(shù),在變革了收集、組織、傳遞和使用信息的方式的同時(shí),也使信息服務(wù)的機(jī)制、結(jié)構(gòu)以及服務(wù)手段發(fā)生了巨大的變化。檔案編研作為編輯、研究、加工、輸出檔案信息,實(shí)現(xiàn)信息資源共享的服務(wù)方式,不可避免地受到信息技術(shù)的巨大影響。因此,如何充分利用信息技術(shù),更好地提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù),將成為檔案編研工作的研究方向。本文闡述了信息技術(shù)對(duì)檔案編研的巨大影響,即信息技術(shù)改變了檔案編研方法和手段,改變了服務(wù)理念,實(shí)現(xiàn)了信息服務(wù)雙向性,對(duì)編研工作者提出了更高的素質(zhì)要求。建議檔案部門認(rèn)真審視信息技術(shù)對(duì)檔案編研工作理論與實(shí)踐的沖擊,充分認(rèn)識(shí)與利用信息技術(shù)帶來的良好的發(fā)展機(jī)遇和契機(jī),及時(shí)調(diào)整編研觀念,認(rèn)清未來檔案編研工作的格局,大力培養(yǎng)新型編研人才,做好信息時(shí)代的檔案編研工作。

一、信息技術(shù)改變了檔案信息收集獲取方式,改進(jìn)了研究加工手段,提高了工作效率和工作質(zhì)量

信息技術(shù)對(duì)方法的改進(jìn)是全方位的。數(shù)字化存儲(chǔ)與網(wǎng)絡(luò)傳輸,可以將圖書館、檔案館等搬進(jìn)編研工作者的辦公室,足不出戶查閱所需信息。文本與圖像掃描、快速檢索等技術(shù)手段可以代替大量繁雜的文獻(xiàn)查閱和抄錄、修改工作。通過檢索和統(tǒng)計(jì)分析軟件,可以比較容易地對(duì)檔案信息作出量化分析。通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫,可以了解國(guó)內(nèi)外同行研究者最新的研究動(dòng)態(tài)和成果,還可以通過電子郵件及時(shí)與同行交流,不斷開拓視野,更新研究范式。筆者在編寫本系統(tǒng)的志書時(shí),遇到了保存的資料不足(因?yàn)樵瓉淼臋n案人員平時(shí)收集的不齊全),為此,編寫中,充分利用政府計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),檢索出所涉及的人物或機(jī)構(gòu)等線索。然后,根據(jù)查到的線索,推斷哪些地區(qū)、單位、人物有可能保存與題目有關(guān)的檔案材料,下載等方式,較短時(shí)間內(nèi)收集齊全了所需材料。收集到的部分材料是電子文件,經(jīng)核對(duì)后,可以直接進(jìn)行插入、編輯,省去了重新錄入的工作量。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,有效地改變了檔案信息的獲取方式,大力地改進(jìn)了信息研究加工手段,大幅度地提高了編研工作效率和工作質(zhì)量。

二、信息技術(shù)改變了服務(wù)的理念,促進(jìn)了檔案編研傳統(tǒng)功能模式向開放式、網(wǎng)絡(luò)式的信息服務(wù)模式轉(zhuǎn)變

信息技術(shù)的應(yīng)用,促使檔案編研載體及傳播媒介從有形實(shí)體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變,網(wǎng)絡(luò)服務(wù)成為當(dāng)前和未來檔案編研工作的主要服務(wù)方式之一,有利于充分發(fā)揮檔案編研服務(wù)作用。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案編研工作集傳統(tǒng)出版方式優(yōu)點(diǎn)于一身,且可以忽略傳播中介的依賴,同時(shí)保證檔案信息傳播的時(shí)效性與大容量,節(jié)省費(fèi)用,能夠隨時(shí)更正工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

1.信息技術(shù)改變了傳統(tǒng)的檔案匯編出版模式,拓展了傳播范圍。信息技術(shù),簡(jiǎn)化了檔案匯編的出版流程,省略了出版社-印刷-發(fā)行-零售等多個(gè)環(huán)節(jié)。檔案匯編通過互聯(lián)網(wǎng)以數(shù)字形式進(jìn)行傳送,直接面對(duì)用戶,縮短了出版周期,加快了檔案信息的傳遞速度,突破了發(fā)行數(shù)量的制約,從而擴(kuò)大了讀者范圍,降低了編研成本。

2.檔案編研工作實(shí)現(xiàn)了從半封閉系統(tǒng)向開放性系統(tǒng)的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案編研工作屬于半封閉系統(tǒng),只是在選題及提供利用時(shí)才能得到部分用戶的反饋和意見,缺乏互動(dòng)。借助信息技術(shù)的交互性,編者可以將自己的編研工作計(jì)劃與檔案匯編成果發(fā)布在網(wǎng)上,通過電子郵件的方式讓瀏覽者提出自己的意見與具體要求,并向編者提供材料線索及錯(cuò)漏。既可保證選題的精確和新穎,也可防止重要材料的遺漏,從而全面提高檔案匯編的質(zhì)量。

3.信息技術(shù)改變了檔案編研匯編的單一形式,形成服務(wù)多樣化由于傳統(tǒng)編纂印刷形式的制約,信息技術(shù)為用戶提供了集圖、文、表、音于一體的超文本信息。這些信息存放在分布于全球的相應(yīng)服務(wù)器中,這些計(jì)算機(jī)中的文件彼此間可以建立一定的關(guān)系。用戶通過檢索可以搜索到相關(guān)的各種形式的檔案信息。不僅可視,而且可聽,全方位多樣化的信息服務(wù)更能滿足用戶需求。依托信息編輯技術(shù)的支撐,檔案編研可以做到文字、圖片、聲音、影像、動(dòng)畫等多種形式并用,實(shí)現(xiàn)較強(qiáng)的感官?zèng)_擊,達(dá)到良好的藝術(shù)效果,提高匯編質(zhì)量和觀賞性。

三、信息技術(shù)對(duì)檔案編研工作者的素質(zhì)提出了更高的要求

信息時(shí)代,信息服務(wù)在信息源、服務(wù)對(duì)象、內(nèi)容、方式、手段等方面都發(fā)生了變化,檔案編研水平的高低,主要取決于檔案人員素質(zhì)、工作技能和工作效率。

1.檔案編研工作者要解放思想,開拓思路,牢固樹立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)意識(shí),積極參與文獻(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)的共建,充分利用各種信息技術(shù),主動(dòng)為用戶提供準(zhǔn)確、快捷、便利的檔案信息利用渠道,實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)信息資源共享。

2.由于信息量的巨大和類型的多樣,要求檔案工作者必須改變傳統(tǒng)的單一知識(shí)結(jié)構(gòu),不但要精通檔案編研專業(yè)知識(shí),還要懂得其他相關(guān)學(xué)科的知識(shí),還應(yīng)不斷提高文字表達(dá)能力,除了能用準(zhǔn)確、清晰、精練、的文字來編寫外,還要學(xué)會(huì)過濾、篩選網(wǎng)上信息,多參加一些學(xué)術(shù)研討﹑講座﹑培訓(xùn)等,不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平。

3.要以人為本,建立人盡其才、才盡其用的激勵(lì)機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。宏觀上,國(guó)家應(yīng)對(duì)檔案機(jī)構(gòu)給予重視,從人才培養(yǎng)上給以扶持,提高檔案專業(yè)教育水平,建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍。微觀上,各檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)重視檔案工作人員的培訓(xùn)、協(xié)調(diào),創(chuàng)造最佳團(tuán)隊(duì),實(shí)現(xiàn)人才最佳配置。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展,對(duì)檔案編研工作產(chǎn)生了深刻的影響。我們應(yīng)認(rèn)真審視信息技術(shù)對(duì)檔案編研工作理論與實(shí)踐的沖擊,充分認(rèn)識(shí)與利用信息技術(shù)帶來的良好的發(fā)展機(jī)遇和契機(jī),及時(shí)調(diào)整編研觀念,認(rèn)清未來檔案編研工作的格局,大力培養(yǎng)新型編研人才,做好信息時(shí)代的檔案編研工作?！?/p>

(編輯/丹桔)