淺談供電物資計劃管理與改進

馬艷軍

（山西省呂梁供電分公司，山西 呂梁 033000）

1 專業(yè)管理的目標描述

1.1 專業(yè)管理的理念與策略

物資計劃管理是物資管理工作的核心，是計劃購置、計劃供應、分配和調節(jié)物資增加經濟效益的基本環(huán)節(jié)。物資計劃管理作為公司物資管理的“龍頭”，在公司生產運行中占有舉足輕重的地位，其工作質量的好壞將直接關系到企業(yè)的生產質量、效益，如何加強對物資計劃的管理始終是企業(yè)不可忽視的重中之重。

隨著物資集約化管理的不斷推進，我們在物資計劃管理中如何堅持“統(tǒng)一、集中、全面、剛性”的原則，如何統(tǒng)一標準，通過統(tǒng)一平臺集中報送，做到全面覆蓋、及時準確、閉環(huán)管理、科學考評，確保物資計劃的剛性管理等方面做了許多有益的探索。

1.2 專業(yè)管理的范圍和目標

全面物資計劃分年度物資需求計劃、批次物資需求計劃兩種管理模式，根據“總部直接組織實施”、“總部統(tǒng)一組織、網省公司具體實施”和“網省公司負責組織實施”三種采購模式，劃分物資計劃申報范圍。物資計劃管理的目標是以公司年度固定資產投資計劃、綜合計劃、財務預算為基礎，同步編制物資需求計劃，逐步擴大計劃管理范圍，優(yōu)化計劃編報方式和流程，不斷提高計劃的準確性、及時性、全面性；增強計劃執(zhí)行的嚴肅性，強化計劃考評，減少計劃外采購；加強計劃的全過程管理，建立全員參與的全面物資計劃管理機制，實現(xiàn)年度物資需求計劃“一本賬”。為加強統(tǒng)計預測分析，科學制定采購策略，促進物資供應鏈的高效運轉，全面推進物資集約化管理服務。

1.3 專業(yè)管理的指標體系及目標值

要求全面物資計劃管理堅持“統(tǒng)一、集中、全面、剛性”的原則，執(zhí)行統(tǒng)一標準，通過統(tǒng)一平臺集中報送，做到全面覆蓋、及時準確、閉環(huán)管理、科學考評，確保物資計劃的剛性管理。根據物資集約化管理工作推進情況，不斷研究完善物資計劃工作考評指標，并將其納入企業(yè)負責人綜合業(yè)績考核指標體系和創(chuàng)一流同業(yè)對標指標體系有關物資管理指標。

2 專業(yè)管理的主要做法

2.1 物資計劃管理專業(yè)工作流程

2.2 物資計劃管理流程分析

公司項目部門根據投資計劃在ERP系統(tǒng)中編制工程物資需用計劃（附帶技術要求）→上報本部門主管領導審批→經工作流到物資供應部門審批，物資部門組織各項目管理部門、設計單位對所提報的物資需求計劃進行預審，核對無誤后經物資供應部門領導審批→省物資管理中心審批→省物資管理中心計劃對全省各地市物資需求計劃進行匯總、審核、審批→省公司物資部領導審批；審批通過后由物資部組織各地市專業(yè)技術人員參加對所報計劃進行標前集中審查，對存在的問題進行修改，保證計劃上報的準確性，在集中審查完成后→進入招標采購階段（注：在每個審批環(huán)節(jié)中如果未通過，系統(tǒng)將自動駁回到采購申請創(chuàng)建人，由采購申請創(chuàng)建人修改后提交審批）。

2.3 確保流程正常運行的人力資源保證

為了確保物資計劃工作的正常運行，公司設立物資計劃管理領導機構，由公司分管經理、項目、設計、物資部門組成，物資計劃管理領導機構的日常工作由其下設的辦公室負責（物資供應部門）。

圖1 物資計劃管理專業(yè)工作流程圖

2.4 保證流程正常運行的專業(yè)管理的績效考核與控制

為進一步加強分公司物資計劃管理工作，建立有效的激勵和約束機制，促進物資計劃管理工作持續(xù)改進，公司建立物資計劃管理考核與評價制度，采取部門自評與上級考評，日常考評與年度考評相結合的方式進行。各部門從物資計劃基礎工作著手；所謂物資計劃基礎管理工作包括物資計劃管理制度的建立；計劃業(yè)務流程的規(guī)定；基本信息資料的儲備、傳送以及管理隊伍的建設等。只有搞好了基礎管理工作，理順了基本的業(yè)務協(xié)作關系，才可能進一步提高物資計劃管理的屢次和效率。為此，細化基礎管理工作，加強對物責計劃的編制、申報、審批和執(zhí)行的全過程要素的控制、管理與考核，成為物資計劃的準確性和及時性的有力保障。

圖2 物資計劃管理組織機構圖

3 物資計劃管理實施、推廣、應用情況

物資計劃管理是企業(yè)物資管理的首要環(huán)節(jié)，從工作源頭入手，采取多種措施，加強企業(yè)的物資計劃精細化管理，做到節(jié)源節(jié)流，增加經濟效益。

3.1 提早介入，加強計劃前期工作深度

公司要在項目的可研階段提早介入，加強計劃前期工作深度，了解項目可研初設進度及投產時間，同時對照項目可研文件，檢查物資清冊中項目完備性和單項工程是否齊全，要求項目、設計部門按照國網物資清冊模版、國網標準物料編制物資需求計劃，使項目分門別類、物資需求計劃更精準、更科學、更具可操作性，適應項目儲備庫的要求，為下一步的工作奠定良好的基礎。

3.2 有效組織，積極參與

公司一方面積極組織物資計劃管理人員對物資市場動態(tài)進行調研，及時了解網省公司招標情況，掌握其市場行情和資源狀況；另一方面提前介入設計，主動與需求單位、設計及相關部門溝通，強化計劃的前期工作深度，確保重點工程建設項目物資的經濟、及時供應。例如：組織人員召集發(fā)展策劃部門、項目部門、設計部門及相關部門人員，對圖紙及工程所需材料的型號、數(shù)量、材質進行會審，對發(fā)現(xiàn)的一些問題及時進行協(xié)商，減少部分物資供應過程中的設計變更現(xiàn)象的發(fā)生，避免部分材料形成的積壓和浪費，為企業(yè)爭取更大的經濟效益。

3.3 計劃管理信息化、及時化、準確化

公司根據國網及省公司招標批次及招標范圍的要求，在公司系統(tǒng)網上發(fā)布每個批次的招標公告，使各需求部門第一時間掌握計劃上報的時間、內容，保證了計劃上報的及時性。同時我們在省公司截止計劃上報的前五日內要求各項目部門在ERP中提交采購申請，經物資供應部門計劃專責匯總后組織召開公司計劃上報預審會，針對上報的計劃逐條核實、層層把關，杜絕非標物料，把存在的問題及時修正。這樣不僅提高了物資計劃上報的質量，同時也使物資計劃的準確性、及時性、全面性進一步落到實處。

3.4 增強計劃執(zhí)行的嚴肅性，強化計劃考評

根據物資集約化管理工作推進情況，公司不斷研究完善物資計劃工作考評指標，并將其納入企業(yè)負責人綜合業(yè)績考核指標體系和創(chuàng)一流同業(yè)對指標體系有關物資管理指標，加強計劃的全過程管理，建立全員參與的全面物資計劃管理機制，為加強統(tǒng)計預測分析，科學制定采購策略，促進物資供應鏈的高效運轉，全面推進物資集約化管理服務。

4 問題與改進

4.1 專業(yè)管理存在的問題

4.1.1 計劃申報中存在的主要問題

（1）計劃交貨期不合理，不能滿足設備生產周期要求；有的單位估算金額不準確，與實際情況誤差較大；有的單位申報范圍不正確，有超范圍申報現(xiàn)象；個別單位不按照公司文件要求，提交文應報的批次計劃情況說明。

（2）交貨地址不具體。有的部門在提交采購申請時填定交貨地點不規(guī)范，沒有具體到某縣市支公司或某變電站。

4.1.2 技術規(guī)范與物料描述存在的主要問題

（1）一些單位在 ERP系統(tǒng)中申報的物資采購計劃與上報的技術規(guī)范中矛盾，上報物資采購計劃中物料描述的技術參數(shù)與技術規(guī)范中技術參數(shù)的一致性，影響計劃申報的準確性。

（2）技術規(guī)范書在計劃申報期間更新，使用版本不規(guī)范。個別單位存在使用其他版本或自行修改技術規(guī)范書格式、內容等，導致技術參數(shù)與采購標準不一致的現(xiàn)象。

4.2 改進方向與對策

（1）為了提高計劃上報的及時率、準確率和標準化率，構建公司統(tǒng)一的物資標準體系，要嚴格按照國家電網公司物資采購標準目錄，編制物資采購計劃。把物資標準化應用落實到項目可研、初步設計、施工圖設計等各個階段，宣貫到各個相關管理崗位和操作層級，從源頭上杜絕非標準物料的選用。為提升集中采購規(guī)模效益，實現(xiàn)集中、統(tǒng)一、精益、高效的物資管理目標奠定堅實的基礎，確保公司物資需求計劃的順利上報。

（2）根據公司物資供應部門下發(fā)的各項管理制度制定實施細則，健全和完善物資管理體系，要進一步加強計劃報送的相關培訓工作，尤其是加強對公司層面計劃報送人員和設計人員的培訓，加強計劃申報準確性的同時重視技術規(guī)范書的編制工作。技術規(guī)范書是采購計劃必不可少的部分，對于申報不及時、不準確的技術規(guī)范書，公司將同樣納入計劃及時性、準確性考核范圍。

（3）要認真落實整改計劃申報工作中存在的問題，特別要加強對計劃上報的審核把關，建立縣、市、省公司層層審核、層層把關的計劃申報審核機制，根據省公司上報物資需求計劃的時間，公司物資供應部門組織召開分公司物資需求上報預售會議（按照要求上報的時間和內容在公司系統(tǒng)網上公布），同時組織各項目管理部門對每次上報計劃的內容進行審核，保證計劃的準確性，且把保證計劃準確性、全面性和及時性的責任，落實到各層級、各相關人員。要強化檢查考核，對由于計劃申報不準造成不良影響并帶來損失的，要嚴肅追究責任。

（4）要加強開展業(yè)務技能、ERP系統(tǒng)計劃申報操作培訓，尤其是做好分公司計劃申報人員和設計人員的培訓工作，進一步熟悉ERP系統(tǒng)計劃申報操作流程，準確把握物資申報范圍，以提高計劃申報效率。

（5）公司物資管理部門只接受物資需求部門通過 ERP系統(tǒng)提報的需求計劃（含技術規(guī)范書），禁止接受線外提交的需求計劃。對于存在問題的需求計劃，要退回物資需求部門修改，并嚴格按照審批流程再次確認，直至完全符合要求。

（6）同時要建立健全“四懂、五會”的管理模式，所謂“四懂、五會”是：懂保生產的業(yè)務流程；懂得設備配件材料的性能和用途；懂得配件的消耗規(guī)律；懂得物資的采購周期。會根據生產計劃和消耗定額核算物資需要量；會根據設備的各種技術資料預測出設備的使用壽命；會根據配件材料的日常消耗算出配件的消耗規(guī)律；會根據消耗定額和采購周期計算出一定時期的采購量；會利用物資儲備緩解需要與供應矛盾。