淺談公路工程投標文件的編制

林 春

投標文件是施工企業為承攬工程而向建設單位提出來的要約文件,也是建設單位了解投標單位綜合實力的窗口。一份好的投標文件不僅反映企業在人員、設備、財務等方面的實力,而且表現出企業的管理技術水平和企業文化。通過對擬投項目的熟悉和了解,領會建設意圖和設計思路,從工程報價到技術方案要做到讓業主滿意、放心,最終獲取業主的肯定而實現工程中標。現我就多年參加施工投標工作的一些經驗,談一下個人體會。

1 投標文件的組成

投標文件由綜合、商務、技術三部分組成,主要證明文件有:企業簡介、營業執照、資質證書、安全生產許可證、開戶許可證、投標保證金、財務狀況、獲獎情況、對招標文件符合性實質性要求的響應以及有針對性的對擬投項目的人員、設備投入情況、組織機構、分包情況、相關業績證明、信貸證明等。商務標是標書的報價及相關部分,包括投標書、投標書附表、投標承諾、法人授權委托書、工程量清單,根據業主不同要求提供的報價輔助資料如預算書、單價分析表、人工材料機械單價匯總表、主要材料用量表等。技術標主要包括:施工總說明、工程概況、施工方案、平面布置、進度計劃、勞動力及設備材料計劃、臨時用電用地計劃、合同用款計劃以及工期質量保證措施、文明安全保證措施、環境保護措施。

2 標書的制作程序

2.1 投標信息收集

投標信息收集一般通過網上查詢和企業建立的信息網獲取。

2.2 資格預審

資格預審是施工企業參與市場競爭的門檻,是業主審核擬投標單位資質、實力、信譽的必經程序,投標企業應按照資格預審公告、資格預審須知及有關表格做好資格預審工作。

2.3 購買招標文件及現場踏勘答疑

投標單位在規定時間內購買招標文件,參與業主組織的現場考察,通過現場考察掌握工程所在位置及周圍環境條件是編制好標書的重要環節,現場考察需了解的情況包括:施工位置的地形、地貌;水文、氣象條件;供水、供電、通訊;進場道路、運輸條件;地材及其他施工材料,當地民風、民情、風俗、社會經濟狀況等,在閱讀招標文件與現場考察過程中存在的疑問,在規定的時間內以書面形式提交業主或招標代理單位,尋求業主、設計單位或其他相關單位的澄清與答復,以便更好地編制標書。

2.4 標書編制與投標報價

2.4.1 施工方案論證會與分工

在標書編制前召開由公司技術負責人主持,全體做標人員參與的方案論證會無疑是十分重要的。會上先由施組負責人提出初步方案,供與會者討論、對比、分析、研究,最后形成一個統一的、合理的施工組織方案。它包括施工企業對擬投工程所作的總體部署和對工程質量、安全、工期所作的承諾,體現了公司的管理水平、機械設備實力和施工技術水平。通過施工組織方案會,要讓每個做標人員認識清晰、思路明確,將確定的方案落實到做標工作中去。標書編制一般安排6人～8人,其中負責總體協調與標書審查1人,綜合標1人,商務標2人～3人,技術標2人～3人。

2.4.2 標書編制

參加編標的人員必須要有認真負責的態度,不能馬虎應付了事。每個人都應熟悉招標文件,了解清楚所確定的施工方案,無論負責哪一部分內容,都要圍繞著既定的方案和招標文件的要求來做,不得有背離和違反,否則就是不響應業主和招標文件的要求,這樣將會直接影響到標書的質量,甚至造成廢標的嚴重后果。編標過程中,每個做標人員應在一起經常溝通、交流,以使每個人所編制部分的內容在總體上具有一致性,避免產生相互不一致,甚至自相矛盾的現象。

2.4.3 標書審查

1)施工業績、財務狀況的要求;擬投入施工的主要人員的資歷及經驗是否滿足要求。2)工期是否合理;機械設備是否齊全,配置是否合理;材料設備進場計劃是否與工期計劃相符;組織機構和專業技術力量能否滿足施工需要;施工組織設計是否合理可行;工程質量保證措施是否可靠。3)清單數量與圖紙數量是否相符,定額套用是否合理;專項暫定金、暫定金、保險金是否與招標文件要求一致;大小寫金額是否一致,投標報價單位是否有誤。

2.4.4 標書修改及定稿

標書的審查一般來說只指出相應的不足、缺陷或錯誤,不會具體說明該如何補充、完善或修改。標書審查后,編標負責人應根據審查的結果和意見,結合該標的實際情況確定標書修改的原則、方法與具體要求,并詳細通知每個編標人員。編標人員根據要求及時對標書進行修改,形成標書初稿,并由編標負責人審核修改的情況,最后定稿。

2.4.5 標書訂制與遞交

標書編制完成后,進行打印、復印、裝訂、簽字、蓋章、密封等程序,以上所有環節因工作量大,直接影響到標書質量,是標書制作后期十分重要的一環,必須滿足招標文件要求,同時要做到工整悅目、包裝精美。在投標截止日期前將標書遞交至指定地點并簽字確認。在此環節需要注意以下幾種情況造成的廢標:1)因缺頁、簽字、密封,特別是保函的缺失或不符造成的廢標;2)技術暗標格式不符,如文字、編排、圖件、格式等,特別是不能出現投標單位任何信息或有能讓評標人推測出投標方的任何信息而造成的廢標;3)簽字及蓋章,如投標書中所有出現單位和代理人的地方,以及每一頁均要簽字及蓋章;4)內外包封不同的要求,以及在規定投標截止日期未能及時遞交標書造成的廢標。

2.5 開標及標后資料匯總、整理

投標單位在規定的時間參與開標并簽字確認。不論中標與否,投標后應及時對投標資料進行整理、匯總,并標明該工程的主要結構、特點及施工方案,匯總后進行分類存放,以便日后查找方便。對開標記錄進行統計匯總,分析各投標單位的報價特點,以便對今后類似評標辦法相同投標競爭者中的投標報價進行參考。

3 編制標書的幾個要點

1)熟悉招標文件,認真領會招標文件的一般要求、規范規則要求。招標文件一般包括:投標邀請、投標須知、合同專用條款、通用條款、技術規范、圖紙、工程量清單、參考資料及補疑書等。2)熟悉施工現場及施工條件,每個投標項目的特點千差萬別,通過對資料的了解以及現場的調查,必須明確施工現場的供水、供電、道路條件,以及地形、地質、水文、氣象條件等。3)在編寫分部、分項工程施工方案中,要重點突出、統籌兼顧、先進合理、切合實際,使業主對投標單位在組織安排、設備配備、施工方案、保證措施上有一個清晰的了解。4)施工方案中應加大對重點、難點工程的論述,每個擬投項目的重點、難點工程往往是該項目的控制性工程,因施工方法和過程專業化程度高,與一般工程相比有其特殊性,需加以詳細的方法說明。5)投標報價中要注重工程量清單的復核,預算定額的套用及有限度地采用不平衡報價。在工程量清單復核中,發現清單數量與圖紙數量不符、清單單位與圖紙單位不同時,要以清單單位數量為準,不得變更清單。6)投標報價中,確保不出現因超出業主投標文件規定的投標價上下限造成的廢標,暫定金額中指定金額與百分比金額理解不同造成的廢標。7)做好投標資料的保密工作。做好保密工作的同時,想辦法搜集其他投標單位的投標資料,分析研究對手的實力、特點與以往的投標情況,作出合理、科學的決策,才能最終在投標中出奇制勝的戰勝眾多對手,取得最后的勝利。

4 結語

投標工作是一項綜合性很強的工作,須配備足夠的各方面技能和綜合素質很高的專業人員,充分調動投標人員的工作積極性、責任心,培養投標人員吃苦耐勞的精神,然后基于對本企業實際情況的清楚了解做到:對招標文件的透徹理解;對施工組織、施工技術的全面掌握;加上簡練、順暢的文字;利用數學方法、網絡技術和計算技術等方法,切實抓好投標工作的組織管理,以實現企業的發展為目標,做好投標工作。

[1]敖斌華.淺談水利水電工程招標文件的編制[J].山西建筑,2008,34(32):253-254.