如何編制有效的工程建設施工項目的投標文件

陳 莉

投標文件失效性會直接導致投標人失去其公平競爭投標的資格,也會給投標人帶來負面的社會影響以及相應的經濟損失,所以保證投標文件的有效性是投標人在具體投標工作的重要思路。工程建設施工項目的投標有其自身的特點,現在我從以下四個方面來介紹如何編制有效的工程建設施工項目的投標文件。

1 投標文件的構成

按照《工程建設項目施工招標投標辦法》第36條的規定,工程建設施工項目投標文件的構成一般包括:投標函及投標函附錄;法定代表人身份證明或授權委托書;聯合體協議書(如有);投標保證金;已標價的工程量清單;施工組織設計(包括管理機構、施工組織設計、擬分包單位情況等);資格審查資料(資格后審)或資格預審更新資料。

2 投標文件的格式

2.1 投標函及其附錄

投標函及其附錄是指投標人按照招標文件的條件和要求,向招標人提交的有關報價、質量目標等承諾和說明的函件,是投標人為響應招標文件相關要求所做的概括性函件,一般位于投標文件的首要部分,其內容,格式必須符合招標文件的規定。

2.2 法定代表人身份證明或其授權委托書

2.2.1 法定代表人身份證明

在招標投標活動中,法定代表人代表法人的利益行使職權,全權處理一切民事活動。因此,法定代表人身份證明十分重要,用以證明投標文件簽字的有效性和真實性。投標文件中的法定代表人身份證明一般應包括:投標人名稱、單位性質、地址、成立時間、經營期限等投標人的一般情況,除此之外還應有法定代表人的姓名、性別、年齡、職務等有關法定代表人的相關信息和資料。法定代表人身份證明應加蓋投標人的法人印章。

2.2.2 授權委托書

若投標人的法定代表人不能親自簽署投標文件進行投標,則法定代表人需授權代理人全權代表其在投標過程和簽訂合同中執行一切與此有關的事項。授權委托書中應寫明投標人名稱、法定代表人姓名、代理人姓名、授權權限和期限等,授權委托書一般規定代理人不能再次委托,即代理人無轉委托權。法定代表人應在授權委托書上親筆簽名。根據招標項目的特點和需要,有的項目招標人要求投標人對授權委托書進行公證。

2.3 聯合體協議書

凡聯合體參與投標的,均應簽署并提交聯合體協議書。投標文件需要提交聯合體協議書時,須著重考慮以下幾點:

1)采用資格預審時,且接受聯合體投標的招標項目,投標人應在資格預審申請文件中提交聯合體協議書正本。當通過資格預審后遞交投標文件時,只需提交原聯合體協議書副本或正本復印件,可不再要求投標人提交聯合體協議書正本,以防止前后提交兩個正本可能出現差異而導致投標人資格失效。2)項目招標采用資格后審時,如接受聯合體投標,則投標文件中應提交聯合體協議書正本。3)聯合體協議書的內容:a.聯合體成員的數量:聯合體協議書中首先必須明確聯合體成員的數量。其數量必須符合招標文件的規定,否則將視為不響應招標文件規定,而作為廢標。b.牽頭人和成員單位名稱:聯合體協議書中應明確聯合體牽頭人,并規定牽頭人的職責、權利及義務。c.聯合體協議中牽頭人的職責、權利及義務一般有如下約定:編制本項目投標文件;接收與本項目投標有關資料、信息及指示,并處理與之有關一切事務;遞交投標文件,進行合同談判;負責履行合同階段的主辦、組織和協調工作。d.聯合體內部分工:聯合體協議書中一項重要內容是明確聯合體各成員的職責分工和專業工程范圍,以便招標人對聯合體各成員專業資質進行審查,并防止中標后聯合體成員產生糾紛。e.簽署:聯合體協議書應按招標文件規定進行簽署和蓋章。

2.4 投標保證金

招標人為了防止因投標人撤銷或者反悔投標的不當行為而使其蒙受損失,因此要求投標人按規定形式和金額提交投標保證金,并作為投標文件的組成部分。投標人不按招標文件要求提交投標保證金的,其投標文件作廢標處理。投標保證金采用銀行保函形式的,銀行保函有效期應長于投標有效期,一般應超出投標有效期30 d。

2.5 投標報價文件

投標人應該按照招標文件中提供工程量清單格式要求編制投標報價文件。

工程招標的“工程量清單”是根據招標項目具體特點和實際需要編制,并與“投標人須知”“通用合同條款”“專用合同條款”“技術標準與要求”“圖紙”等內容相銜接。工程量清單中的計量、計價規則依據招標文件規定,并符合有關國家和行業標準的規定。

投標人根據招標文件中工程量清單以及計價要求,結合施工現場實際情況及施工組織設計,按照企業工程施工定額或參照政府工程造價管理機構發布的工程定額,結合市場人工、材料、機械等要素價格信息進行投標報價。

投標人根據招標文件及相關信息,計算出投標報價,并在此基礎上研究投標策略,提出有競爭力的報價。可以說,投標報價對投標人競標的成敗和將來實施項目的盈虧有著決定性作用。

按招標文件規定格式填寫工程量清單計價表、投標報價表及相關說明等投標報價文件是投標文件的核心內容,招標文件往往要求投標人的法定代表人或其委托代理人逐頁親筆簽署姓名,并不得進行涂改或刪減。

2.6 技術方案

工程施工組織設計稱為技術方案,既是投標文件重要技術文件,又是編制投標報價的基礎,同時,是反映投標企業技術和管理水平的重要標志。首先,招標文件要明確投標人編寫技術方案的大綱要求。投標人應結合招標項目特點、難點和需求,研究項目技術方案,并根據招標文件統一格式和要求闡述、編制。方案編制必須層次分明、簡明扼要,具有邏輯性,突出項目特點、重點、難點以及招標人需求點,并能體現投標人的技術水平和能力特長。其次,技術方案盡可能采用一些圖表形式,直觀、準確地表達方案的意思和作用。

工程招標的技術方案一般稱為施工組織設計。

2.7 其他

投標文件除上述內容之外,有的招標文件還要求投標人提供其他方面資料以滿足對投標人綜合能力的評定。

3 投標文件的編制與遞交

3.1 投標文件的編寫、簽署、裝訂、密封

3.1.1 投標文件編寫

投標文件應按招標文件規定的格式編寫,并熟悉屬于招標文件其他組成部分,如資格預審文件、資格預審文件補疑書、工程圖紙、招標文件答疑書、補疑書等補充性文件,結合招標文件認真仔細領會其招標人的意思表示,以達到對招標文件有關工期、投標有效期、質量要求、技術標準和要求、招標范圍等實質性內容作出全面具體的響應。

3.1.2 投標文件簽署

投標函及投標函附錄、已標價工程量清單、調價函及調價后報價明細目錄等內容,應由投標人的法定代表人或其委托代理人逐頁簽署姓名(該頁正文內容已由投標人的法定代表人或其委托代理人簽署姓名的可不簽署),并逐頁加蓋投標人單位印章或按招標文件簽署規定執行。以聯合體形式參與投標的,投標文件由聯合體牽頭人的法定代表人或其委托代理人按上述規定簽署并加蓋聯合體牽頭人單位印章。

3.1.3 投標文件裝訂

投標文件正本與副本應分別裝訂成冊,并編制目錄,封面上應標記“正本”或“副本”,正本和副本份數應符合招標文件規定。投標文件正本與副本都不得采用活頁夾,并逐頁標注連續頁碼。

3.1.4 投標文件的密封、包裝

近年來,根據各項目招標人對開標程序的選擇,會規定不同的密封、包裝要求,熟知招標文件的有關規定,逐字標記,并加密封條和蓋投標人密封印章,如有電子文檔要務必清楚電子文檔的遞交方式。未按招標文件規定要求密封和加寫標記的投標文件,招標人將拒絕接收。

3.2 投標文件遞交和有效期

3.2.1 投標文件遞交

遞交投標文件最佳方式是直接或委托代理人送達,以便獲得招標代理機構已收到投標文件的回執。

3.2.2 投標文件有效期

投標文件有效期為開標之日至招標文件所寫明的時間期限內,在此期限內,所有投標文件均保持有效,招標人需在投標文件有效期截止前完成評標,向中標單位發出中標通知書以及簽訂合同協議書。

4 投標文件的復核

綜上所述是從投標文件編制的角度來講述其有效性,現在從投標文件的復核性角度來講述其有效性。所謂投標文件的有效性就是指投標文件的合理、合法及不存在廢標的情況。那么在評標過程中,評標委員會如果發現法定的廢標情況和問題,可以決定對個別或所有投標文件作廢標處理,或者因有效投標不足,以致投標明顯缺乏競爭、不能達到招標的目的,則可以依法否決所有投標。

5 結語

投標是指投標人根據招標文件的要求,編制并提交投標文件,響應招標,參加投標競爭的活動。投標是招標投標活動的第二階段,投標人作為招標投標法律關系的主體之一,其投標行為的規范與否將直接影響到最終的招標效果。投標文件是投標人根據招標文件的要求所編制的,向招標人發出的要約文件。工程項目投標工作是施工企業的頭等大事,隨著市場日益完善,法律法規逐漸健全,工程項目投標中的投標文件有效性工作愈顯重要,要想在建筑市場上占有一席之地,就要把這一項工作做好,使企業能夠得以生存與發展。

[1]招標采購專業技術人員職業水平評價專家委員會組.招標采購專業實務[M].北京:中國計劃出版社,2009:103-190.

[2]何俊杰.淺談投標報價策略及報價編制技巧[J].山西建筑,2009,35(3):244-245.