淺談基建檔案管理

方瑞花

基建檔案在基本建設中占有重要的地位,從國家建設部到省、市、縣地方以及學校等各基層都很重視基建檔案資料的收集和管理。在我們學校也是如此,各級領導和搞基建項目資料管理人員高度重視這項工作。目前,我國正處在建設發展階段,各地、市都在重點搞建設,在建設過程中,基建資料也包括在內。基建資料包括很多內容和項目,比如在開工前基建項目的立項、審批、勘察、設計、招投標、施工、工程竣驗收等全程基建資料的收集、整理、管理、保存、歸檔等一體化的管理模式。

1 基建資料歸檔類型

1.1 綜合性文件

1)上級有關基建工作的文件。2)基建工作規章制度。3)基建工作計劃、總結、簡報。4)基建工作總體規劃。5)基建工作年度(季度)總結、統計表。6)基建工程財務預、決算;全校性總體規劃、設計總平面圖。7)水、暖、電管道分布圖。8)地質勘探、地形測量材料。

1.2 可行性研究

1)項目建議書及上級批復。2)可行性研究報告。3)項目評估。4)環境預測、調查報告。5)設計任務書及計劃任務書。

1.3 設計基礎

1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖樣及說明;地形、地貌控制點建筑物、構筑物、重要設備及安裝測量定位、觀測記錄。2)水文、氣象、地震等其他設計基礎材料。

1.4 設計文件

1)初步設計。2)技術設計。3)施工圖設計。4)技術秘密材料、專利文件。5)設計計算書。6)關鍵技術試驗。7)總體規劃設計。8)設計評價、鑒定及審批。

1.5 工程管理文件

1)征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協議書。2)承包合同、協議書、招標、投標、租賃文件。3)施工執照。4)環保三同時、消防、衛生等條件,水、電、氣、暖供應協議書。5)產權證書。

1.6 施工資料

1)土地施工文件:開工報告、工程技術、技術交流、圖紙會審紀要;施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術措施、施工安全措施、施工工藝;原材料及構件出廠證明、質量鑒定;建筑材料試驗報告;設計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批;土建施工定位測量地質勘察;土、巖試驗報告,基礎處理,基礎工程施工圖;隱蔽工程驗收記錄;工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告;分項、分布工程抽樣檢查、評定;交工驗收記錄證明;竣工報告、竣工驗收報告。2)設備及管線安裝施工文件:開工報告、工程技術、技術交流、圖紙會審紀要;設計變更、工程更改洽商、材料、零部件、設備代用審批;焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探仿記錄;隱蔽工程檢查驗收記錄;強度、密封性試驗報告;設備調試記錄;施工安裝記錄、安裝質量檢查、評定、事故處理報告;系統調試、試驗記錄;管線清洗、通水、清毒記錄;管線標高位置,坡度測量記錄;中間交工驗收記錄證明,工程質量評定;竣工報告,竣工驗收報告。

1.7 電氣、儀表安裝施工文件

1)開工報告、工程技術、技術交流、圖紙會審紀要。2)工程更改洽商、材料、零部件、設備代用審批。3)調試、整定記錄;性能測試和校核。4)施工安裝記錄,質量檢查評定,事故處理報告。5)操作、聯動試驗。6)電氣裝置交接記錄。7)中間交工驗收記錄、工程質量評定。8)竣工報告、竣工驗收報告。

1.8 基建財務、器材管理

1)財務計劃、年度計劃。2)工程概算、預算、決算。3)主要材料消耗、器材管理。4)交付使用的固定資產。

1.9 生產技術準備、試生產資料

1)技術準備計劃。2)試生產管理、技術責任制。3)試車方案、產品技術參數、性能、圖紙。4)設備試車、驗收、運轉、維護記錄。5)安全操作規程、事故分析報告。6)技術培訓材料。7)工業衛生勞動保護材料。

2 基建檔案的形成

在建設過程中,基建檔案是由建設單位,上級審批單位,勘察、設計、施工、監理單位在申報、審批、建設、施工、竣工、驗收過程中由文字、聲像、圖像等基建資料所形成的。

3 基建檔案管理體會

3.1 造成基建檔案缺失的原因

1)由于基建工程是一個龐大的項目,建設的時間長,政府審批的部門也比較多,審批的手續也較復雜,在建設過程中涉及到的單位也比較多,它經過省教育廳、省計委、省建設廳、省發改辦審批后,再到晉中建設局、太谷縣城建局立項備案后,再經地質勘察單位勘察、圖紙設計單位設計,然后定施工單位和監理單位,最后再經過消防部門、人防機構、質量監督部門驗收后才能竣工使用,這中間經過的每個環節都會影響基建資料的制作、收集、整理和歸檔效果。2)由于建設單位、施工單位、監理單位的工作人員和管理人員對基建檔案不重視也影響到基建資料的缺失和歸檔。3)由于施工單位技術管理人員技術、業務水平高低不一,也會造成基建資料缺失。

3.2 如何加強和完善基建檔案

到2000年以后歸檔資料逐漸被人們重視起來,到2005年以后,基建管理資料就相應的比較完備了。比如說,現在基建項目從籌建開始,學校就將建設項目向省教育廳、省計委、省建設廳打報告,然后再到省發改委審批。接著進行地質勘察、圖紙設計、決定招標代理單位后再報名、招標,決定施工、監理單位,以上這一系列的審批手續辦好后,才能地質勘察,圖紙設計,接下來通過網上報名,公開招標,選擇招標代理公司,根據國家規定,建設單位招標必須有代理公司代表建設單位辦理招標時的各項程序,比如說,施工單位報名(報名是招標代理公司經過網上通知到晉中地區招標市場進行報名)、資格審查、填報投標須知及各種附表,出臺招標文件、訂招標控制價、然后再到晉中招標站進行招標,定了施工單位后再進行選擇監理單位,選擇監理單位也是網上報名,進行公開招標。選好施工單位后,建設單位和施工單位開始簽訂施工合同,合同簽訂后才能進行施工。在施工過程中,我作為建設單位的一名資料管理人員,有時也到施工現場去收集在施工中有價值的技術文字、數值、圖表、聲像等形式的載體材料。從開挖基槽開始做起,首先是測量放線標高、檢測三步。開挖基槽、填充三七灰土,接下來用C15混凝土鋪設墊層、綁扎間距為200×200的鋼筋網格、做構造柱、直到后來做主體工程。首先是首層—標準層—屋面—工程竣工中的基建工程資料都要有圖像、聲像、文字的記載,這就要求施工單位、監理單位在施工過程中必須嚴格要求施工監理單位的技術工作人員具有一定的技術、業務水平,技術人員和工作人員素質越高,工程質量也就越高,它所記載的文字也就越準確,所收集的基建資料也就越全,造成的基建資料缺陷度也就最低。

另外建設單位現在也比較重視基建資料的收集、整理、歸檔工作。配備了專職的基建檔案管理人員,專門負責收集整理基建資料的工作人員。

在20世紀90年代基建資料不全或不完善造成的原因也很多,第一是國家不是很重視,抓的也不是很緊,要求也不是很嚴格,到了下級單位就更沒人抓這件事情了。可到了2005年以后就不一樣了,國家和各單位都比較重視基建項目,不論大小項目一律通過招標來決定。我校為提高學校管理和科學決策水平,推行了校務公開,落實“三重一大”制度規范學校的各類招標及采購活動,維護學校的合法權益,避免經濟浪費及其他損失,依據《中華人民共和國投標招標法》《中華人民共和國政府采購法》等有關法規,學校根據自己的情況特制定了一些辦法。幾十萬以上或幾百萬或更大的工程項目到地區辦手續,通過地區審批后才能進行報名。報名是到地區招標市場報名,通過招標代理公司代理招標事項,到地區招標站進行招標,決定中標單位、中標價。幾十萬元或幾萬元以下的項目是通過招標辦審批,通過公開報名,公開招標來決定中標單位,公示三天。以上這些程序都是通過文字形式進行,以基建資料歸檔。

[1] 陳大鵬.高校基建項目檔案管理淺析[J].高校后勤研究,2009(6):44-46.

[2] 孟德增.高校新建校區基建管理探索[J].山西建筑,2009,35(10):208-209.