淺談如何運用公共關系樹立新時期檔案館形象

中鐵二十四局集團福建鐵路建設有限公司 曾 莉

檔案館作為國家新時期信息產業部門,所保存信息在國家信息資源中心占有極其重要的位置。隨著社會的不斷發展，檔案館長期給人以神秘、保守、陌生的印象，嚴重影響到檔案館的發展，因此檔案館要真正贏得公眾的認可，獲得社會地位，筆者認為新時期的檔案館必須充分運用公共關系知識，樹立公共關系意識，開展多項公共關系活動，讓公眾更多地利用檔案資源，以此來實現檔案館的社會價值，促進社會和諧發展。

1 公共關系的內涵

公共關系一詞源自英文的Public Relations?！癙ublic”意為“公共的”、“公開的”、“公眾的”，“Relation”即“關系”，兩詞合在一起的中文表述便是“公共關系”。1978年，在墨西哥城召開的世界公共關系協會大會上，提出公共關系是一門藝術和社會科學。公共關系的實施是分析趨勢，預測后果，向機構領導人提供意見，履行一連串有計劃的行動，以服務于本機構和公眾的利益。簡單地說，檔案館要協調和改善檔案館內部、外部關系，使檔案館的各項政策、工作和活動適應公眾需求，在公眾心中樹立親切、良好的形象。

2 開展公開關系活動為檔案館樹立新形象的必要性

當前，檔案館受長期傳統思想的束縛，往往將檔案保管看得比利用重要得多，因此我國檔案館開展公共關系活動是十分有必要的。公共關系作為一門新興的學科，與當前檔案館的發展密切相關，是宣傳檔案館工作，提高檔案利用率的有效途徑；是改變公眾對檔案館的傳統舊形象，提高檔案館社會地位的最有效手段。

2.1 開展公共關系活動可以改變檔案館在公眾意識中的舊形象，樹立檔案館新形象

檔案館公共關系活動應借助各種傳播媒介，消除公眾對檔案館神秘、陌生的感覺，增加檔案館的知名度，解決目前公眾對檔案利用率不高，對檔案館工作不了解的現狀。以此拉近公眾與檔案館的距離，吸引更多公眾到檔案館查閱資料，提高各種檔案的利用率。檔案館有計劃、有目的地通過各種公共關系活動，使公眾逐步了解檔案館，改變對檔案館傳統形象的認識，形成正確的檔案意識，為檔案館樹立新形象。

2.2 開展公共關系活動有助于協調處理好檔案館內部關系

檔案館內部上下級之間、各部門之間以及工作人員之間的關系是否融洽、協作是否齊心、集體榮譽感是否強烈，直接關系到檔案館的外部形象。開展公共關系活動可以使組織處于和諧的環境中。利用相互溝通增進檔案館內部團結，各部門相互了解、相互促進，在工作中相互配合、更加默契，逐漸營造和諧的環境來完善檔案館各項工作。在全體工作人員的共同努力下，很快就能為檔案館樹立良好的形象。

3 對檔案館運用公共關系活動樹立新形象的建議

3.1 改變傳統觀念，樹立檔案館公共關系意識

公共關系意識是組織的一種團體意識，是從組織的立場出發，為組織的生存與發展而主動向社會進行溝通、協調和改善各種關系的意識。檔案館開展公共關系活動的最終目標是樹立良好形象，而要實現這一目標，應當轉變舊的傳統觀念，樹立起檔案公共關系意識。

3.1.1 樹立公開意識，增加檔案工作的透明度

樹立公開意識可以提高檔案館工作人員的主人翁意識，增強檔案館的親和力。原先對檔案館封閉的狀態造成公眾的誤解，可以通過樹立公開意識，增加檔案工作的透明度，消除公眾的誤解。

3.1.2 樹立平等雙向溝通意識，堅持長期交流

檔案館樹立形象的重要方式之一就是與公眾的溝通，而與公眾的溝通應該是雙向的。一方面，檔案館要及時了解公眾的需求，另一方面要將檔案館的政策、行為傳達給公眾，以此來消除公眾對檔案館的誤解。

3.1.3 樹立公眾利益意識，堅持互惠互利的原則

檔案館應該注意考慮自己的行為對公眾利益的影響,是否保持與公眾利益的一致性。公共關系活動的開展應堅持互惠互利的原則，這樣一來就可以增進和維護雙方利益，檔案館和公眾取得共贏機率就很高，而檔案館建立的良好形象才能持久。

3.2 協調和處理好檔案館的內外關系

3.2.1 協調檔案館的內部關系

3.2.1.1 要協調好檔案館內部上下級之間以及各部門之間的關系。檔案館領導應該及時與員工進行溝通，了解他們的需求，聽取他們的建議，理解他們的思想，承認和尊重每一個員工，讓員工擁有檔案館主人翁精神。只有這樣，才能激發工作人員的熱情，增加他們的責任感，熱愛自己的檔案事業，使他們自覺建立并維護檔案館的形象。檔案館不僅要協調好領導與員工的關系，還要及時協調好檔案館內各部門之間關系。領導應讓各部門經常溝通，了解對方的具體工作，相互理解、相互促進，支持對方的工作，以此來增加檔案館的凝聚力，使檔案館工作更加團結。檔案館內領導與員工和諧相處、各部門配合默契，工作效率也隨之增加，檔案館資源配置得到優化，從此可以更好地為公眾服務，使檔案館整體形象得以提高。

3.2.1.2 提高工作人員素質，強化服務意識，樹立良好的個人形象。每個檔案工作人員要樹立形象意識，個人形象是整體形象的基礎，在與社會公眾的交往中，個人形象的好壞往往對檔案部門的整體形象產生很大的影響。因此，檔案館一方面要提高工作人員的業務素質，培養服務意識，樹立良好的形象。一名合格的檔案館工作人員，其態度一定要熱情、周到、細致。檔案人員服務態度的好壞，直接影響到檔案利用者的心理，對于確實無法提供的檔案，應向利用者誠心誠意說明檔案缺失的原因，提供查找線索，而不能生硬的說“沒有”二字，冷漠地拒絕利用者。另一方面要提高檔案工作人員的文化素養。檔案館的每一個工作人員，都是檔案館面對社會公眾的一扇窗戶，工作人員文化素養的高低，直接影響到整個檔案館的文化品味。

3.2.2 積極協調與完善檔案館的外部關系

3.2.2.1 協調檔案館與政府機關的關系

我國是社會主義國家，大部分檔案館都是屬于事業檔案，由各級檔案行政機構管理。檔案館必須協調好政府機關的關系，掌握正確的方針政策與法規等，努力按上級的計劃和指示完成檔案工作任務。檔案館還要向政府機關說明檔案工作的重要性，以擴大檔案館在政府機關中的聲譽和影響力。這樣一來上級領導在考慮解決問題時首先就會想到檔案館，從而就會更加重視檔案館的建設工作， 最終會在財力、物力上支持檔案館發展。

3.2.2.2 協調檔案館與利用者的關系

利用者是檔案館工作的主要對象,檔案館與利用者之間的關系是檔案館外部關系中最重要的部分。社會公眾是檔案館的潛在利用者，檔案館要充分了解社會公眾，根據利用者的要求，制定檔案館的工作計劃，與利用者建立良好的關系。檔案館要樹立“利用者是上帝”的觀念，盡量滿足利用者不同的需要與閱讀習慣，為利用者提供全面的服務。檔案館用主動熱情、周到細致的服務增加利用者滿意度，讓利用者再次光臨檔案館，甚至于這些利用者還會成為二級傳播者，向周圍社會公眾宣傳，檔案館利用率隨之就會提高，社會的影響力也會增加。

3.3 參與公眾生活，全面宣傳檔案館

3.3.1 與學校達成共識，建立愛國主義教育基地

學校培養著國家未來棟梁之材，檔案館往往承載著一個國家的歷史。檔案館工作人員可以走到學校中成為校外輔導員，向學生講解中國歷史，講解名人逸事等，也可通過辦各種校辦檔案展，宣傳檔案知識，讓學生近距離地接受有關檔案以及中國各方面歷史知識。又如在一些中國傳統節日，如清明節紀念烈士時，檔案館工作人員就可利用自己豐富的歷史知識到現場向學生生動講述烈士的英雄事跡，這樣學生更能深刻體會新中國成立的來之不易，因而觸景生情強烈激發他們的愛國之情。這樣一來，學生不僅受到了相關愛國知識教育，還對檔案館有了感性的認識。也許當時學生不一定就成為檔案的利用者，但檔案館已在學生幼小心靈種下一粒種子，若干年后他一定會成為檔案利用者之一。

3.3.2 充分利用大眾媒介，全面宣傳檔案館形象

大眾傳播對人們影響力十分廣泛和巨大，是宣傳檔案館形象的最佳武器。檔案館應該充分利用這個有利的武器，善于利用輿論的力量，借助新聞媒介，提高“見報率”、“上鏡率”，擴大檔案館在社會上的影響力，以此來消除公眾長期對檔案館的偏見。同時在利用傳媒時也要注意信息網絡的利用，當今社會是一個信息高速發展的時代，各級檔案館要通過互聯網辦好檔案服務，提高檔案利用率。

筆者通過調查發現，公眾的互聯網檔案查詢率高，檔案館利用互聯網提高公眾的檔案利用率是非常有必要的。相比之下，檔案館查閱在互聯網上的利用方式較傳統方式存在著明顯的優點，網上檔案信息可以全天候24小時為公眾服務，便于利用者隨時隨地、無須長途跋涉就能取得所需要信息，也無須檔案工作人員不斷到庫房調卷就能閱讀到大量的檔案信息。但同時，我們也看到國內檔案館與國外發達國家或者與國內其他行業如圖書館相比，還存在著差距，如網上的主頁設計單調、呆板、內容簡單，網上服務方式單一、電子檔案數字化進程慢等，這都需要檔案館與全體檔案工作人員的共同努力。

4 結語

公共關系是一門靈活運用的管理科學，檔案館應靈活運用，進一步強化公共關系意識，沖破傳統思想的束縛，提高整個檔案館的工作水平。同時要加強各級檔案館與社會各界的聯系，多開展各種公共關系活動，共同為新時期檔案事業謀求更快的發展，真正地為新時期檔案館樹立良好的形象，擴大知名度，實現檔案館的社會價值。

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