書目數據質量控制淺析

廖潔明

（柳州城市職業學院，廣西 柳州 545002）

圖書館館藏目錄是圖書館各項業務工作必不可少的工具，也是揭示館藏、宣傳圖書、輔導閱讀和讀者檢索的工具。圖書的查重、檢索、統計、管理等系列工作必須依據系統目錄來完成。高質量的書目數據庫則是圖書館自動化管理系統能否全面投入使用，各個子系統功能能否得以實現的前提和保障，它直接影響到數據的交換和共享，其質量直接關系到整個系統的運行。為了使圖書目錄的統一和規范，2005年國家圖書館組織專門的修訂組修訂的《中國文獻編目規則》（第二版）由北京圖書館出版社出版，目前聯機編目都是依據這一規則對圖書進行著錄和編目的。

然而，由于各種因素，書目數據的質量會出現各種問題。如對同一類別圖書分類級別不一致、分類標引與主題標引不準確、不規范、同類圖書歸類不一致、對叢書的分類方式標準不統一、對交叉學科的圖書歸類不一致、對新學科和交叉科學圖書的主題標引不準確；著錄標準不統一，著錄內容不規范；書目數據著錄內容不全，格式不標準、不規范；由于疏忽造成的錯錄、漏錄現象；在圖書投入流通后的典藏記錄不規范操作。這些不規范直接影響了館藏圖書檢索的查全率和查準率，降低了讀者服務質量，而且質量不高的書目數據還關系到館藏文獻的收集、整序、組織管理。筆者對造成以上問題的原因進行了分析，并提出相應對策。

一、書目數據不規范的原因

1.采編業務外包使圖書館得到了方便、快捷的服務，但也出現一些尚需解決的問題。外包商提供的編目數據的來源主要是各大型書目數據中心的編目數據庫。如國家圖書館聯合編目中心、CALIS聯機編目中心數據、CIP數據中心的數據或外包商自己組織人員著錄的編目數據。由于各編目機構業務水平的差異和對機讀目錄格式規范理解的不同，導致許多編目數據的質量參差不齊。特別是外包商自編的編目數據其質量最不可靠，因此，若編目員不加審核地照搬照套，就會不可避免地將有問題的數據也同時套錄到本館數據庫中，導致數據庫的質量下降。

2.很多圖書館都存在著不同程度的數據庫建設的不規范問題。各圖書館在書目數據庫的建設中，由于數據存儲、數據著錄和數據標引等方面都有較大的差異，以至于書目數據在網上交換較難實現，究其原因主要有：

（1）著錄規則執行不一致，特別體現在圖書題名的識別導致著錄方式的不一致。在CNMARC格式中，對200字段，312字段相關題名附注及5——相關題名塊，517副書名做不做檢索點等問題上，由于編目人員的業余水平、知識面、認識能力等因素，各館著錄方式各不相同。還有對叢書與多卷書的識別和著錄，由于認識不同，也會出現偏差。

（2）由于編目中缺乏規范控制過程，導致書目款目標目的選取和標目的形式不一致。一是表現在標目的選取上不一致，有的圖書館做為標目的，另一些圖書館可能并未做為標目。比如有的圖書館進行了較深入的主題標引和關鍵詞標引，有些圖書館卻沒有相應的標引；二是在標目的形式上也不同，如個人名稱中有幾個名字的著者，團體名稱，會議名稱的全稱和簡稱，題名等，都因為標目形式的不同而造成目錄的混亂。主題標目有先組式、后組式、輪排式，各圖書館由于選取的形式不同，書目的主題標引就產生了差異。分類標目問題更大，目前，我國常用的分類表主要有《中國圖書館分類法》，這部分類法雖經過多次修改，仍存在著不足，準確分類本來就比較困難，在網絡資源共享的環境下，各館所使用的分類法不同，不同分類表之間缺乏相互對照，當用戶進行跨系統分類檢索時，就可能出現張冠李戴的現象。即使是使用同一分類目下。這些不確定的因素，給書目資源的網絡檢索帶來很大的困難。

（3）機讀目錄格式的理解和使用不一致?，F在圖書館中文圖書所采用的CNMARC格式只是交換用通訊格式，一些圖書館對CNMARC格式著錄規則和文字錄入規定學習不夠，理解上出現偏差，造成機讀目錄中的著錄方式不規范，如題名中的外文字母、阿拉伯數字、空格、標點等，由于錄入時可能出現的疏忽，檢索時就會因題名不規范造成漏檢和誤檢。另外，全角與半角的選擇也會影響款目的質量。如字母、數字、標點和空格在中文狀態下與西文狀態下所占的字符就不一致，不同的輸入將造成相同數據變成不同數據。再加上不同圖書館在進行款目著錄時，使用字段的繁簡程度不同，有的著錄粗淺，只使用了必備字段，有的則使用了許多子字段；有些圖書館使用子字段之間的連接和內容提要；有些圖書館卻沒有用。這些都造成著錄質量參差不齊，著錄內容不統一，使書目數據交換出現障礙。

3.領導規范意識不強造成疏忽。在網絡化的今天，許多圖書館管理者只把實現本館各項工作的自動化和提高本館工作效率作為工作的出發點，甚至片面強調數量，以致在書目數據庫建設時，對數據的規范不夠重視，對數據項目著錄簡單化，而沒有考慮到主題標引和建立規范檔。這樣表面上是提高了工作效率，而實際上給數據規范留下了隱患。這種隱患日積月累會造成更大的隱患，重新修改、規范大量的書目數據則要投入更多的人力和物力。

二、書目數據規范的措施

1.加強編目外包質量驗收程序。編目業務外包是目前各館圖書編目業務的必然趨勢，為了消除數據不規范隱患，圖書館本身應把好質量關。選派有良好敬業精神，工作認真負責，有著豐富的機編經驗，熟悉機讀目錄格式的同志擔任專職校驗員，對編目人員已編好的每條數據進行認真查對校驗，力求正確，嚴把數據的質量關，通過校驗及時發現并改正數據錯誤。

2.按照《中文圖書編目規范》進行編目。（1）著錄部分：要按照普通圖書著錄規則，對中文圖書進行規范化著錄。在著錄方式上，根據某些修改，對合訂圖書采用分別編目的方法，對叢書采用多層次著錄方法。（2）名稱部分：要按照IFLA的《規則目錄和參考款目指南》（GARE）以及《中文圖書規范數據款目著錄規則》來詳細規定各種名稱標目的選取以及它們的結構形式，以達到款目在名稱標目上的一致性。（3）主題標目部分：在主題標引部分，要做到一個主題做一個標目，采取后組式主題詞表，取消先組標引和輪排標引，嚴格按照主題標引規則，以保證主題標引的規范性。（4）分類標目部分：分類標目選取的一致性具有較大的難度，為了讓使用同一分類表和不同分類表的各個圖書館編目部門有據可依，筆者認為，可參照圖書出版單位給定的在版編目數據，以《中圖法》分類數據為參照進行本館的分類標引，做到分類標引最大限度的一致性。

3.按照《中文圖書機讀目錄格式使用手冊》規范編目工作。機讀目錄格式運用和理解得是否正確直接關系到款目編制質量和各館款目的一致性，最終影響到書目資源的網絡共享。因此，我們要在全面理解本手冊要求的基礎上，重點掌握容易發生差錯的地方。

4.穩定、精選編目工作隊伍。編目是技術含量比較高的崗位，而且經驗也是非常重要的，因此應保持編目人才隊伍的相對穩定，防止因編目人員變動而給書目數據帶來人為的質量下降。一個稱職的機讀編目人員應具備自覺地提高編目質量的意識、認真負責的態度、強烈的事業心和責任感，還應熟悉業務工作流程；掌握圖書館學專業知識；熟悉編目工作的各種標準、規范以及機讀目錄格式，能準確地對文獻進行學科分類和主題標引；具有廣博的其它學科知識；懂得計算機、數據庫和網絡方面的知識，并能熟練操作計算機；具備不斷學習新知識的能力等。因此開展靈活多樣的業務學習交流活動，提高編目人員的業務素質和質量意識，建設一支高質量的編目人才隊伍，是控制書目數據質量的關鍵因素。

5.在編目工作中實現規范化控制過程。編目工作大致可分四個內容：一為款目著錄，即按照文獻的著錄規則對文獻實體的形式特征進行分析和準確描述。如普通圖書共計七大項。二為名稱規范，即選擇和確定題名標目與名稱標目及它們的形式。三為主題分析，即分析內容，給出主題詞和學科分類號，維護主題規范表和分類表。四為目錄組織，即建立自動化系統后，在編目過程中充分利用采訪過程的著錄，只需要對照原文獻修改客觀著錄部分，著錄工作的負擔將減輕，而編目過程的重點逐漸移到排檢項中標目著錄規范控制過程。編目工作重點的轉移，主要對款目數據規范化和標準化進行了把關，因此書目數據庫的質量相繼提高。

6.對書目典藏數據規范操作。典藏數據是讀者獲得館藏圖書資料的重要依據。再規范的前期標引、著錄，如果不清楚館藏狀態和館藏狀態不實，則給獲得圖書資料帶來困難。因此，在重視編目數據規范的同時，也應該注重典藏數據的規范。正確輸入館藏地點、流通類型、流通等級，對圖書的丟失、破損、調撥、剔舊等變動要嚴格修改典藏數據。使書刊典藏實際與書目典藏數據完全一致，確保數據的真實可信。

7.加強數據庫的維護。雖然在數據制作過程中進行了一系列的嚴格控制，但由于其本身的復雜性，錯誤是不可避免的，因此對數據庫必須進行經常檢查，發現錯誤及時修改，對數據庫進行維護。由于格式和規則的變動，也會造成數據庫數據的前后不一致，這也要求對數據庫進行經常的維護。對數據庫的維護是數據質量控制的重要一環。

8.加強宏觀領導。設立一個統一全國編目工作的領導機構，一方面負責文獻信息編目標準與規范的制定、修訂、推廣與實施工作，另一方面負責統籌規范、組織、協調和管理全國聯合編目工作，對聯合編目工作中出現的分歧做出最終的解釋。關鍵時候就需要權威的機構做出最終裁定。要加強培訓、合作，對落后地區要多次培訓。建立健全機讀目錄數據著錄人員的資格考試制度，推行“執證編目員”制度。

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