衛生系統人事檔案管理的思考

廣州市胸科醫院 陳 煬

衛生系統人事檔案管理的思考

廣州市胸科醫院 陳 煬

醫院人事檔案是醫院檔案的重要組成部分，反映了醫護人員的思想品德、專業能力、工作業績和科研水平等方面的一攬子情況，是開發人力資源的資源庫，本文淺要的分析了醫療衛生系統的人事檔案管理。

衛生系統 人事 檔案管理

一 、 前言

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現的文件材料。主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。 而衛生系統人事檔案是對衛生人才個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績的記載，是重要的人事信息資源，也是合理配置人力資源的重要依據。加強人事檔案管理，充分發揮醫院人事檔案管理作用，是促進衛生人事制度改革，有效配置衛生人力資源、促進醫院發展的有力保證。

二 、重要作用

醫院人事檔案是醫院檔案的重要組成部分，反映了醫護人員的思想品德、專業能力、工作業績和科研水平等方面的一攬子情況，是開發人力資源的資源庫。只有在管理好人事檔案，才能加強醫院人事檔案管理，促進醫院人力資源管理工作。

1. 選拔人才和晉升提供依據

現代人事工作更注重人才資源的潛能開發與培養，要求醫院人事檔案真實地為人力資源管理工作服務。做到檔案工、人事工作相銜接，積極利用醫院人事檔案信息資源，為人力資源工作服務。人事檔案記述和反應職工個人經歷和德才表現等情況，以人頭為單位集中保存的、備查考的原始紀錄。在實際工作中經常遇到年齡、工齡、學歷和待遇等方面的問題，就要通過充分發揮檔案的歷史效能，堅持以檔案為基準，以歷史材料為依據，及時準確地為相關職能部門提供有價值的信息，為準確的選拔人才和晉升人才提供了一句。

2. 人力資源需求預測提供參考

通過對人事檔案信息的分析，總結醫院的人才儲備的整體狀況，結合人事流動的檔案信息，來預測醫院人才的需求，達到有效而科學的制定人力資源計劃，為醫院領導的決策提供可靠的依據。人事部門要以醫院人才隊伍為立足點，做好人事檔案管理工作，為人力資源管理提供服務。

3. 人才激勵的作用

醫院人才業績檔案的應用，可以使用人單位在人員錄用、日常考核時對人才的綜合素質有更直觀、更全面的了解，從而能更好的使用人才和進行管理，同時也有利于單位的人才隊伍建設。通過對檔案信息的綜合分析，作為醫務人員崗位津貼發放、職稱評定、競聘上崗、成果獎勵和申報各種先進等的一項主要依據。對檔案資料嚴格按照歸檔要求，確保個人業績檔案歸檔完整和安全。總之，通過檔案，可以了解過去，總結經驗，為科學管理提供重要的依據。將查閱檔案材料與實際考察的思想言行、個人素質、業務水平、歷史情況等原始材料有機結合起來。考察其德能勤績等情況，準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和使用起到了參考作用。

三 、 加強醫院人事檔案管理的方法

1. 提高人事檔案管理隊伍素質

人事檔案管理的手段的不斷調變化，要建設一支高水平的醫院人事檔案工作者隊伍，是醫院人事檔案工作改革的基礎。決定事業成功的因素是人，直接影響人事檔案工作水平，要求檔案管理員要努力學習，不斷提高檔案管理隊伍綜合素質。管理員要有堅定的政治信念，提高自身的政治理論水平。涉及干部職工的切身利益，沒有較強的原則性，無法做好工作。要樹立正確的人生觀，全心全意地為廣大干部職工服務。掌握檔案管理過程中的實際操作方法，學習信息科學等相關學科知識，特別是計算機的操作、網絡的查詢技術，把握人事檔案工作的特點和規律，解決工作中不斷出現的新情況、新問題，不斷提高工作能力和政策理論水平；了解人事檔案產生的條件和作用，正確理解檔案內容，鑒別真偽，準確判斷檔案的價值，綜合分析問題，管好用好人事檔案。

2，加強檔案意識觀念

加強人事檔案工作，提高各級領導和職工對檔案工作重要性的認識，是做好人事檔案工作的前提和重要保證。各單位要把人事檔案管理列入本單位的總體發展目標中，與本單位的業務建設同步規劃，同步發展。通過各種形式宣傳檔案管理工作的重要性，增強全員檔案意識，讓職工理解支持并協助管理人員搞好檔案工作。

3，健全規章制度

要建立統一的管理制度，疏通和拓寬材料的收集渠道，擴大材料來源，把人事檔案收集工作規范化。檔案材料除個人提供外，主要由黨委辦公室、醫務科、科教科和護理部等相關業務部門提供。檔案管理部門要與檔案材料形成的業務部門保持密切聯系和有效溝通。要以科室為基礎建立與之相應的檔案收集網絡系統，在搞好職工考核、任免和工資調整等材料收集的同時，還要及時收集學習、進修和出國留學等，進行甄別后及時歸檔，以免材料散落、丟失，并使收集工作程序化、制度化。要制訂和健全人事檔案的鑒別、檢查核對、查（借）閱、傳遞、保管、保密、歸檔和銷毀等制度及崗位責任制度，在保管、利用和轉遞等環節上提倡細心周全，使檔案管理有章可循，以確保本單位人事檔案的安全、完整和有效利用。

4 提高檔案管理的現代化水平

建立一整套完整、科學的人事檔案管理工作制度，保證人事檔案工作逐步走向規范化，真正發揮人事檔案的作用。充分利用計算機在人事檔案管理工作中的作用，建立人事檔案數據庫，動態管理人事檔案信息，保證人事檔案信息的時效性和準確性，促進信息資源的開發，實行現代化管理。隨著現代信息處理技術的應用，出現許多如聲像檔案、電子檔案等新型載體的檔案。以新型檔案載體的分配制度，將會成為今后研究的重點，深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。 同時，要注重現代化技術在衛生系統人事檔案的建設。醫院人事檔案信息化程度的高低，直接影響檔案資源開發利用的水平。應加大投入，加快醫院人事檔案信息化建設，有利于提高管理水平和工作效率和質量，為上級機關和醫院人事決策提供科學依據，在工作中發揮干部人事檔案的可利用價值。

5 創新人事檔案內容

人事檔案要成為單位的人才信息庫，就要改變現存的人事檔案“千人一面”狀態，對不同的人員實行不同的檔案內容收集和整理標準，實行動態管理。檔案新內容需著重表現一個人每一個階段的真實面貌，既要體現個人品質（如醫德醫風），又能反映醫療技術水平、專長和科研成果。把人事檔案管理工作與科室業務發展相結合，增加反映個人綜合能力素質和有權威部門認定的業績考核材料，使其真正成為能全面、立體地反映一個人的德、能、勤、績和廉等情況且具有個性化的人才信息庫，為職稱評審、年終考評、考察選拔干部和工作人員崗位調動等提供真實可靠的材料。

四、總結

綜上所述，當前，醫院檔案管理工作應該積極轉變思路，不斷深化對檔案工作意義的認識，健全法規制度，以人為本，夯實業務基礎，提高人文素質，增強服務意識，建立現代化管理模式，多途徑、多渠道地開發利用檔案信息資源，使其在醫院現代化發展進程中發揮更大的作用。人事檔案的作用在于為人事工作服務，隨著醫療衛生事業發展速度的加快，醫院人事檔案工作的重要性顯得更加突出，做好這項工作，必將推動醫院人力資源管理和醫院的發展，醫院人才戰略的實現離不開人事檔案管理工作的有力支持。因此檔案管理者必須增強服務意識，主動參與，超前服務。醫院人事檔案管理工作必須與時俱進，注重服務性，才能提高檔案的利用價值，才能使人事檔案煥發新的生機和活力。

[1]劉世民.淺談醫院干部人事檔案管理中存在的問題及發展要求 2007

[2]朱睿曄,朱士宇.淺談人事檔案管理體制的改革 2007

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