淺談檔案工作的標準化

趙宇博

（黑龍江工程學院）

1 簡化

簡化,就是在一定范圍內縮減對象的類型數目,使之在既定的時空范圍內足以滿足一般需要的標準化形式。一般來說,簡化是在檔案管理實踐中應用較廣的一種標準化的初級形式。它不是主觀任意地縮減,而是只去掉檔安要管理中已經成為多余的、重復的、低功能的環節,如實行文檔一體化管理之后,過去的某些編目環節、登記環節便成為多余、重復、低效能的環節。通過標準化的簡化處理,便可以實現文檔一體化管理體系的整體優化。標準化的簡化應具有必要性和合理性的特征,這也是確定合理簡化的兩個界限。只有當標準化的工作對象的多樣性發展規模超出了必要的范圍時,才會使簡化成為可能。簡化的目的是使標準化的對象實現總體功能的最佳化。為此,在實際的檔案管理實踐中,應當注意發現在檔案工作現代化的進程中不斷出現的多樣性情況,并在適當的時機出臺一定的標準,對其實行必要的簡化控制。

2 統一化

統一化是把同一事物的兩種以上的表現形態歸并為一種或限定在一個范圍內的標準化形式。它雖然也是一種標準化的初級形式,但卻是標準化的主導形式與手段。檔案管理活動中有許多對象需要在方法、操作規程、術語符號、參數標志等方面實現統一化,以提高檔案管理的標準化水平。值得注意的是,強調統一化的同時,一定不能“統死”,必須注重標準化對象的選擇,對于那些不具有重復性、反復性特征的事物與對象,不能通過制定所謂的行業標準或地方性標準等方式,硬性實行削足適履式的標準化。檔案工作標準的制定必須建立在調查研究和注意借鑒國內外成功經驗的基礎之上,合理地確定統一化的對象及其程度。

統一化的主要內容與范圍包括：

（1）一定范圍的統一。如檔案的著錄和標引工作直接關系到檔案信息資源的共享,只有實現全國乃至國際范圍內的統一化,才能有效地滿足現代化社會人們對檔案信息檢索的需要；再如,某些檔案管理程序由于目前沒有可能實現全國或全行業的統一化,可以首先實現一個地區、一個部門的統一化。

（2）一定程度的統一。即明確規定標準中哪些方面的內容、指標要統一,哪些不宜在較大的范圍內統一而只能在較小的范圍內實現統一。如對檔案實體的分類,由于各個單位、各個部門、各個行業的文件和檔安要的自然形成規律不盡相同,所以,就不宜在大的范圍內統一。但是在一個單位之中,在文件標準化水平較高的一些部門,也可以在一定程度上對分類標準的選擇要求、分類方案的編制體例與技術性要求以及分類工作程序等,做出統一化的規定。

（3）一定級別的統一。應該在全國各個行業統一的檔案工作對象或概念,就必須制定國家性的檔案工作標準；應該在一個行業或專業范圍內統一的檔案工作對象或概念,就必須制定行業性或專業性的檔案工作標準；應當在一個地區范圍內統一的檔案工作對象或概念,而不宜在一個行業或全國范圍內統一者,就必須制定地區性或地域性的檔案工作標準；應當在一個企事業單位范圍內統一的檔案工作對象,就只能制定企事業檔案工作標準。如果檔案工作統一化的對象級別選擇不當,輕者會造成一些行業或部門的檔案管理水平停滯不前,重者將會造成檔案工作混亂無序,以及國家人、財、物力的浪費。

（4）一定水平的統一。檔案工作標準的確立,應當考慮到先進性與合理性的雙重要求。所謂先進性,是檔案工作統一化和標準化追求的主要目標之一,但是,不能不顧國情提出一些在經濟上、技術上都難以保證的標準要求；所謂合理性,就是從國情出發,從最大限度地提高檔案工作現代化水平和管理效益出發,實事求是地確定檔案工作的標準化內容。

（5）一定時間內的統一。這是指檔案工作標準的穩定期的長短。當標準所約束的對象已經發展、標準已落后于檔案工作發展的需要時,如果不及時修訂或更新原來的某些規定,標準就會在功能上走向反面,阻礙檔案事業的健康發展。

（6）一定合理多數的統一。檔案工作標準中的統一不一定就指統一為一種,而是可以統一于一個理想的多數,可以規定出若干等級,以適應各種不同管理層次的需要。

3 系列化

所謂標準的系列化,是檔案工作標準的高級形式,它是根據檔案事業發展的需要,通過對某些標準化對象的發展規律的深入、全面的分析研究以及對國內外同一對象的發展趨勢的合理預測,結合我國的檔案工作的不同發展條件,將有關的標準指標加以適當并歸簡化,并按照一定的規律排列起來,作為指導我國檔案事業發展的依據。目前,我國的檔案工作標準化工作尚無這種高級形式的檔案工作標準,這說明我國的檔案工作標準化還有很長的路要走。

4 通用化

通用化是指在不同的標準化對象之間可以互相通用的檔案工作標準。如檔安要工作基本術語標準、檔案著錄用符號標準等。注重檔案工作標準的通用化程度,也是提高我國檔案工作標準化工作質量的一項基本要求。

5 典型化

典型化就是以最先進、最合理的工作方式、工作程序、技術指標、技術參數、技術手段或管理規定等為樣板,要求或倡導以后的有關方面的檔案工作均參照此執行、取得統一的過程。它可以逐步實現檔案管理水平的整體優化。

6 格式化

目前,各企事業單位正在大力建設文檔一體化信息管理系統,此項工作的關鍵環節就是建立一套標準的、覆蓋整個組織的數據庫結構,而在這一結構之中,合理地規定文檔信息的格式和信息鏈接的邏輯關系又是至關重要的內容。建立這一標準化結構有兩個目的：一是保證各個部門聯機處理數據的過程的統一性；二是滿足各種聯機分析處理信息的需要。

可見,格式化是檔案管理、尤其是現代信息社會中文檔一體化管理的重要形式之一。