制定檔案工作標準的原則、要求與方法

遲真貞

（黑龍江工程學院）

1 制定檔案工作標準的原則

1.1 統一性原則

在檔案工作標準體系內,必須確保每一項標準的內容前后協調一致,同時又要保證各項相關標準之間在內容與技術方面的協調一致。只有這樣,才能有效地維護檔案工作標準體系的系統性及與其他相關標準間的一致性。如國家標準《檔案著錄規則》（1999年修訂后改為行業標準）的制定就體現了這一原則。該標準的制定充分考慮到與國際和國內有關標準的協調一致性,其中包括《國際標準文獻著錄（總則）》、《國際檔案理事會團體、個人和家族規范記錄》、國家標準《文獻著錄總則》、國際圖聯的《規范與參照款目指南》等。這些相關標準為檔案著錄標準化文件的制定提供了技術標準化原則。

1.2 優化原則

檔案工作標準體系內的每項具體標準,其內容必須反映優化了的技術、工作程序與組織程序,必須高于具體的一般性的管理工作的操作內容,具有一定的技術與管理的先進性。

1.3 適時性原則

標準化是一項政策性很強的工作,標準本身雖好,如不適時付諸實踐,也無濟于事；反之,如果標準脫離工作實際和發展需要做出硬性規定,則不僅會延誤時機,而且會給工作帶來負面影響。因此,檔案工作標準體系的建設必須依據檔案工作實際發展的需要和客觀的可能性,適時制定有關標準,體現出檔案工作現代化建設的有序性。

1.4 繼承性原則

在進行檔案工作標準體系建設過程中,有關方面必須注意使標準能在一定時空范圍內保持相對的穩定性。不能孤立地考慮標準的科學性與先進性,而忽視其穩定性和繼承性,否則易引起實際工作的混亂。同時,制定與實施檔案工作標準,應充分考慮檔案工作原有基礎,如果標準的規定事項同實際工作的技術水平和管理水平差距過大,那么,在實際工作中這類標準就難以貫徹實施,起不到提高工作水平和管理效益的作用。

2 檔案工作標準制定的一般要求

檔案工作標準的制定同其他工作領域的標準制定工作一樣,都應當遵守如下幾點基本要求：

第一,標準的編寫應注意貫徹國家法令并與有關標準相協調。制定檔案工作標準應當自覺遵守國家的檔案法律、法規、行政規章等法律規范的相關規定；并且注意與同級有關標準相協調,下級檔案工作標準不得與上級檔案工作標準相抵觸。

第二,文字表達準確、簡明。檔案工作標準化文件中的文字表達應當做到準確、簡明、通俗易懂、邏輯嚴謹,避免產生不易理解或不同理解之處。宜用文字的用文字,宜用圖表的用圖表。

第三,技術內容應當正確無誤。檔案工作標準中的圖樣、表格、數值、公式、化學分子式（或結構式）和其他技術內容都應做到正確無誤。

第四,術語、符號、代號應統一。在制定檔案工作標準中,同一標準中的術語、符號、代號應當統一,與其他有關標準也應當一致。同一術語應當表達同一概念,同一概念應采用同一術語來表達,類似部分要采用相同的表達方式與措辭。

第五,編排格式和細則應當符合規定。檔案工作標準的構成、內容編排、層次劃分及其編號、編寫細則應當符合《標準化工作導則標準編寫的基本規定》的要求。

3 檔案工作標準的立項與標準的制定

國務院標準化行政主管部門每年都要根據實際工作和社會需要安排標準計劃項目,用以指導國家標準的制定。國家檔案局每年也要根據全國檔案工作標準化技術委員會上報的行業標準計劃項目草案,統一匯總、審查、協調后,批準下達行業標準項目的計劃,國家檔案局負責制發檔案工作標準的立項通知。有關組織、部門、單位或個人,都可以按照檔案工作標準體系表的范圍和當年下發的檔案工作標準立項指南,結合本地區本部門的實際情況,確定所要研制的標準項目,之后便可填報國家檔案局的標準項目計劃任務書。

如果所要擬定的檔案工作標準已經有相應的國際標準或國外先進標準或其他相關領域的標準,那么,在填報計劃任務書時就應當注明對這些標準的采用情況,并應說明采用的目的、意義、標準的水平等。

在各地申報立項截止后,全國檔案工作標準化委員會應召開會議,集中論證和審查申請立項的檔案工作標準,并向國家檔案局提出是否批準立項的建議。國家檔案局根據標準化技術委員會的建議,正式發文通知被批準的立項項目并同時劃撥標準補助費。

對于立項后的標準,項目承擔者應按《標準化工作導則》的規定和編寫要求,認真進行標準的草擬工作。

檔案工作標準的編制程序主要包括：

（1）標準的征求意見階段。除了在一定范圍內以一定形式多次征求意見外,還要在全國范圍內征求意見。對所搜集的反饋信息,應及時進行分類整理,并需對采納和不采納的有關意見分別予以說明。對這些反饋意見的處理意見,應當匯總在處理表中。

（2）標準的送審階段。完成標準的起草工作之后,項目承擔者應及時形成送審稿。國家檔案局政策法規研究司的法規標準化處,負責組織或委托起草單位組織專家,對標準的送審稿及其附件進行技術審查（包括“會審”和“函審”等形式）。審查后,要形成會議紀要或函審結論等書面文件。項目承擔者應當根據這些反映專家意見的文件,對標準文件進行認真的修改,并形成報批稿。

（3）標準的報批階段。項目承擔者應當準備好標準的相關報批材料。其中主要有：報批的行業標準的正式公文；行業標準報批稿20份,有力瓣應另附符合制版要求的黑線圖1份；標準的編制說明及有關附件、征求意見稿的意見匯總處理表、審查會議紀要或函審結論各3份；被采用的國際標準或國外先進標準的原文（復印件）和譯文各1份。報批稿由項目起草者直接送全國檔案工作標準化技術委員會秘書處（即國家檔案局政策法規研究司法規標準化處）；經過標準化技術委員會審查,再一次進行修改后,就可以報國家檔案局批準發布。