電算化下企業會計檔案管理問題、成因及對策研究

路 晶,趙 宇

（牡丹江市公路客運總站）

1 背景簡述

計算機在會計領域的普及和應用,使得企事業單位的會計核算系統越來越多地被計算機所取代,會計電算化成為會計工作的發展方向,成為促進會計基礎工作規范化和現代化的一種重要手段。為適應會計工作規范化、現代化的客觀要求,伴隨著電算化會計產生的與傳統形式的會計檔案既相互配合,又密切聯系的全新的電算化會計檔案管理成為會計工作發展的一個新的研究課題。

2 會計電算化下會計檔案管理新特點

要了解電算化下會計檔案管理的新特點,首先要明白會計電算化是什么。國內外對會計電算化定義可一般表述為：以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱,是用電子計算機代替人工記帳、算帳、報帳,以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。通過對電算化會計的明確定義,筆者結合電算化應用的硬件基礎以及電算化規范,總結出以下幾點電算化會計檔案管理的新特點。

（1）會計檔案的載體本身發生了變化。根據1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定,采用電子計算機進行會計核算的單位,不僅要電子會計數據,而且應當保存打印出的紙質會計檔案,這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體,即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。

（2）電算化操作流程及電算化信息系統維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。在傳統的手工操作條件下,從原始憑證的制作到會計報表的編制,都是靠工人完成的,因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經濟業務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后,所有的會計核算業務都是通過計算機來完成的。由于計算機是一種特殊的操作工具,財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼,然后才能借助計算機進行會計核算。處理。由于這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統能夠運行的前提條件,又是保證電算化會計信息系統正常運轉的故障維護查詢資料,因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物,沒有具體的數據和表格,但是由于沒有它們的支持,整個會計核算過程就無法進行,所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。

（3）電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法,還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識；而對系統安全性,則更因為網絡與計算機本身的原因而提高,同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。

3 會計電算化下檔案管理存在的問題及成因分析

結合電算化下檔案管理的新特點,作者歸納實際電算化會計檔案管理存在的一些問題。

（1）會計檔案載體：電算化會計雖已實施,但因為實施時間不長,財會人員和單位領導對會計電算化檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經驗,很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔,而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔案保存,從而影響會計檔案的完整性。

（2）會計載體本身性質帶來的問題：電算化會計檔案需在一定的系統內才可視,因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存,導致在電算化軟件升級后,不同版本下的會計數據不能被調用；《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案,并對保存期限作了規定,但目前由于一些單位受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,還在使用老的針式打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準,建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,未實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。

（3）會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改,因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度,沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下,會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

（4）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓,然后就去操作系統,在一定層面上百言,會計人員僅學會了操作,而管理與維護對他們而言就非常陌生,由此導致的結果與損失也非同小可。

有果必有因,筆者根據自己企業的實際電算化會計操作與規范要求,對以上問題發生的原因作出以下可能的判斷：

（1）對會計電算化本身理解的偏差：許多企業的會計人員,僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具,而忘記了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能,從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。

（2）缺乏明確的規章制度：由于沒有完善的針對電子文件的制度規范,電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法,只歸檔紙質文件,而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表,改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

4 如何改善電算化下的會計檔案管理

4.1 完善硬件設施建設

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟件,最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能,如有聯網,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

4.2 完善電算化下會計檔案管理各項制度

（1）建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記帳和銀行存款日記賬應打印輸出,并按照有關稅務、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關賬簿、報表。

（2）建立電算化會計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份,備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。

（3）建立嚴格的借用手續制度：查閱會計檔案,需經財務部門負責人批準,按照檔案管理的有關規定,辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案,要有單位介紹信,并經主管領導、財務部門負責人批準。

（4）建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數據備份磁性介質,并設立備查登記簿,提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。

4.3 提高會計部門人員素質,完善人員配置結構

由于電算化會計,不僅僅是要實現傳統會計的功能,更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能,所以必須相應增加專業人才,加強對電子檔案的管理,為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統安全的要求較高,這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才,維護日常運作,開發更合理、高效的軟件。

4.4 提高思想重視程度

實現會計電算化的企業單位,有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性,并督促有關制度的建立。現今不少實現會計電算化的企業單位,對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經驗,因此,應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質,把磁性介質檔案資料的管理落到實處。

5 電化下會計檔案管理展望

電算化會計檔案作為檔案的一部分,它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯系。如果說傳統形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎,那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性,它代表著未來會計規范化、現代化的發展方向,因此要充分發揮電算化會計的強大功能,必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作。