論電大檔案信息化與規范化建設

晁瑞芬

（河南廣播電視大學，河南 鄭州 450008）

論電大檔案信息化與規范化建設

晁瑞芬

（河南廣播電視大學，河南 鄭州 450008）

電大檔案信息化與規范化建設，有利于推進電大事業的發展，切實完成國家賦予電大的戰略任務。電大檔案信息化建設的路徑是，加快檔案資源的數字化整理，科學選擇與運用電大檔案信息儲存、提取模式，加強計算機硬件、計算機網絡建設和基礎數據庫建設。電大檔案規范化建設的路徑是，建立健全檔案管理規章制度，創新電大的檔案管理模式和管理機制，提高檔案管理隊伍的綜合素質。

電大檔案；信息化；規范化；數字化；管理模式

廣播電視大學已經走過30年的發展歷程，隨著以計算機技術、多媒體技術、現代通信技術和網絡技術為主要標志的信息技術革命深入發展，廣播電視大學的教育理念、教育目標、教育技術、人才培養體系、教育模式、管理模式、服務模式等都發生重要變革與提升，提高電大教育檔案信息化與規范化建設水平，已成為時代賦予電大教育事業的重要任務。

一、提高電大檔案信息化建設水平

檔案信息化，就是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術、網絡技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，并與網絡鏈接，以實現信息的高效傳播。電大教育檔案信息化包括檔案信息數字化、檔案管理網絡化。結合當前現狀，我認為可采取以下對策與措施：

1.加快檔案資源的數字化整理

檔案資源數字化整理包括使用數字技術將館藏各種檔案數字化和接收歸檔的電子檔案兩個方面。一要采取多種手段或形式將檔案數字化，這是檔案數字化的基礎.其基本途徑有三：一是檔案館把固化在紙質載體中的檔案信息開發匯集成三次文獻信息，并以數字化方式輸入計算機網絡；二是利用數字照相、掃描等技術將檔案原件進行數字化處理；三是直接在辦公自動化過程中形成規范的電子文件信息。在檔案數字化過程中，可以根據檔案的自身特點和檔案部門的實際情況將上述諸方式結合使用。經過數字化處理后，檔案信息就可以提高計算機檢索速度，節省檔案存儲空間，緩解庫房緊張的壓力；減少檔案原件（特別是珍貴檔案）由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發揮檔案館的信息優勢，豐富網上信息資源的內容和數量，加強檔案信息資源的開發與利用，為檔案館開展特色服務創造條件。二要實現電大檔案結構的數字化，其目標是建立檔案目錄數據庫，其關鍵就是規范檔案的著錄標引，并科學選定檔案目錄數據庫結構。數字化檔案信息資源數據庫系統是對數字化檔案數據進行存儲、處理和維護的軟件系統。包括數字文件管理系統、數字目錄中心管理系統、數字化檔案管理系統等。在電大檔案管理電子信息化建設中，要注意建構有電大特色的數字化檔案信息資源數據庫系統。

2.科學選擇與運用電大檔案信息儲存、提取模式

就檔案信息儲存、提取模式來說，目前主要有電子商務模式（E-business）、自由文本模式（freetext）、數據庫模式（database）、聯機目錄模式 （listonline）、主頁模式 （homePage）、超文本模式（hyPertext）、超媒體模式（hyPermedia）。 這些模式各有所長。 電子商務模式能利用電子方式對網上用戶提供檔案信息的有償服務。自由文本模式可以對非結構化的文本信息進行有效的控制和管理。它主要用于檔案全文數據庫的組織。數據庫模式便于利用數據庫技術對檔案信息進行統一管理、實現用戶遠程異地檢索。在聯機目錄模式下，檔案信息管理人員可根據統一的規則和格式對入網檔案館提供的檔案文獻信息進行編目，將檔案目錄數據通過網絡進行適時傳遞和交換，形成邏輯上的目錄數據庫，供網上所有用戶查詢檢索。主頁模式類似于按檔案全宗的形式管理檔案信息。它能夠把有關某一機構或個人的各種信息集中組織在一起，對其進行全面介紹，可令使用者一目了然。超文本模式是以網絡結點為基本信息結點，結點間以鏈路相連，將相關的檔案信息組織成某種網狀結構，便于迅速查找信息源。超媒體模式基于網絡環境，可將文字、表格、圖像、聲音和動畫等多媒體信息以超文本格式組織在一起，便于用戶通過廣泛連接的網絡結構，在各種媒體信息中自由瀏覽，找到任何媒體所載錄的相關信息。各級電大可根據本校的具體情況選擇適當的檔案信息儲存、提取模式。

3.從硬件、軟件結合的層面推高電大檔案管理的信息化建設水平

一是加強計算機硬件、計算機網絡建設，積極提升學校檔案主管部門的計算機硬件裝備水平，同時在學校網絡平臺上開辟檔案管理平臺；二是加強基礎數據庫建設，根據存量數字化，增量電子化的要求，一方面實現電子文件的歸檔、管理和利用；另一方面，將現有檔案分批分次地數字化，加強基礎數據庫建設，逐步建成檔案目錄數據庫、學生成績檔案數據庫、學位論文數據庫、照片檔案數據庫及重大科研成果數據庫等有高校特色的基礎檔案數據庫建設；三是利用現代化技術對檔案進行管理。如采用條形碼自動識別技術，實現檔案資料查詢和檢索的自動化；應用光盤技術，擴大信息存儲量，減少庫房壓力；利用縮微和復制技術，延長檔案使用壽命；運用指紋技術、水印技術、電子印章、電子簽名等現代化技術手段對檔案材料進行保護。

二、提高電大檔案規范化建設水平

當前，電大檔案管理規范化程度不高，是電大檔案管理理論與實務界公認的一個問題。大力提高電大檔案管理規范化建設水平，是電大教育事業發展的要求。大力提高電大檔案管理規范化水平，應當采取以下措施：

1.強化電大檔案管理規章制度建設

要根據檔案法規和檔案業務管理的有關規定，制定出本校檔案管理的規章、制度，制定檔案工作的計劃和標準，并結合本單位的行業特點、工作特點，統一規章制度，明確要求，把檔案工作置于法律的監督之下。不失時機地宣傳檔案工作的重要性，增強師生員工的檔案意識。組織所有專、兼職檔案人員學習《檔案法》《科學技術檔案工作條例》和地方檔案管理法規、條例，不斷提高檔案管理人員的依法制檔意識和業務水平，有效保證基層檔案管理的完整性和規范性。按照國家檔案局、中央檔案館《關于進一步采取有效措施確保檔案安全的通知》，落實檔案安全保管的各項責任制度，改善檔案安全保管條件，確保檔案的安全與完整，使電大的檔案工作盡快走上依法治檔的軌道。要建立學校文件材料歸檔范圍與保管期限表，明確文件材料歸檔范圍與保管期限。

2.創新電大的檔案管理模式

由于長期受計劃經濟體制的影響，當前電大教育檔案管理模式還不夠科學。存在的不足是：檔案資料在各部門分散有余，統管不足；檔案管理職責不清，重保管、輕利用、輕監督、輕服務。創新是發展的靈魂，是事業前進與發展的標志。只有創新電大檔案管理模式與機制，才能適應時代與電大事業的發展。根據知識經濟、信息社會和電大教學現代化建設發展的趨勢，電大檔案應當采取全員化、標準化、信息化的管理模式。所謂全員化，就是實行全員化檔案管理，在全員化管理的基礎上，搞好檔案部門管理。所謂標準化，就是按照國家與地方標準實施管理。所謂信息化，就是在檔案材料的歸檔、儲存、提取與使用的網絡化、超文本化、數據庫化以及在安全、有償基礎上的開放化。檔案管理信息化是檔案管理工作的高層次、高境界，是在新思想、新觀念指導下，對包括信息在內的所有智力資本進行綜合決策并實施全面管理的一種全新的管理模式；它通過對檔案信息資源的采集、組織、存儲、檢索、開發、利用和再生產過程，集中并利用一定的人力、財力和物力資源，通過計劃、管理、協調、控制等來實現的管理活動。它要求檔案信息資源管理在組織形式上高度集成，在管理對象上不再限于檔案實體本身，而是建立于信息化的管理理念之上的更高層次的管理組配形式，是對管理要素潛質的發掘及高效運用。當然，創新電大的檔案管理模式不可能一步到位，我們應當明確目標、逐步推進、不斷深化。當前，可實行“兩結合”、“五同步”管理模式。“兩結合”就是實行專職檔案管理與兼職檔案管理相結合、電子檔案與紙質檔案相結合。“五同步”就是對于各類檔案資料實行專職檔案管理部門與兼職檔案管理部門“同步鑒定、同步歸檔、同步著錄、同步整理、同步利用”。

3.創新電大檔案管理機制

通過設計科學的電大檔案管理流程，科學規制電大檔案管理的各個環節，提高檔案管理水平。比如，恰當規制收發文的登記、平時歸檔、按序整理。規制收發文的登記，要做到文件正本需有主管領導閱示，辦理完畢后按時歸檔。否則，容易造成文件截留，甚至丟失，使收集的教學檔案不完整。規制平時歸檔，要做到，各類電大管理人員在日常工作中，要將已經辦理完畢的文件、材料隨時收集齊全，按照事先編好的類目歸類，年終進行整理，正式歸檔。規制按序整理，要做到從檔案的收集、分類、整理到計算機著錄、編目等，每個環節都力求做到統一標準、整齊劃一，以達到分類科學、編目清楚、裝訂美觀的要求。同時，檔案的文體格式的規范、行文規則的規范、檔案用語的規范等在檔案處理中也十分重要，必須按照國家的統一規范來進行。電大檔案只有經過按序整理，才能保持各部分之間的有機聯系，體現檔案的系統性和完整性，實現檔案的價值。

三、提高檔案管理隊伍的綜合素質，是電大檔案信息化、規范化建設的重要保障

1.樹立現代遠程教育檔案管理意識

現代遠程教育是21世紀國際教育發展的共同趨勢，是一項嶄新的事業。電大檔案管理人員，應當牢固樹立信息化、現代化、數字化檔案管理理念，要不斷提升自己的思想道德素質。各級電大專職檔案工作者要解放思想，銳意創新，轉變觀念，強化服務意識。要進一步樹立為學校管理服務、為教學科研服務的理念。要認真履行職責，為學校領導的重大決策服務、為學校的中心工作服務、為學校的日常管理服務。教學、科研工作是電大的主體工作。檔案部門應抓住重點，將一些優秀的教學教案提供給年輕的教師借鑒，使他們盡快提高教學水平。將有關學科的教學經驗，總結材料提供給教研室，供他們教學改革參考。將收集的某一方面、某一問題的最新研究成果、研究方法、研究方向等資料提供給現在的攻關研究人員。要不斷提高服務質量，不斷強化自己的責任感和吃苦耐勞精神。檔案管理工作本身就是一個異常繁雜的過程，某些內容也具有內部保密性，其掌握和使用都有一定的限制和范圍，這就要求檔案工作者有良好的職業道德和極高的工作熱情，做到熱愛檔案事業，敬業愛崗，認真學習相關法規，維護檔案的真實性。

2.要大力提升電大檔案管理隊伍的信息技術水平

提高檔案管理人員的信息技術水平，才能適應新形勢下檔案工作的發展要求。目前電大檔案部門擁有經驗豐富的檔案管理專門人才，也有一定力量的計算機技術人員隊伍。但是應當看到，就總體而言，電大檔案管理隊伍的信息技術水平還不能適應事業發展的需要。電大檔案管理人員應熟練掌握計算機操作系統（如WINDOWS2000、XP等）、漢字輸入技術（如五筆、狂拼）、文字編輯軟件（如 WORD）、電子表格軟件（如 EXCEL）、應用多媒體演示軟件（如POWERPOINT）、計算機硬件基礎、計算機的網絡、網頁設計制作、數據庫管理系統等最基本的現代信息技術。因此，各級電大檔案管理隊伍建設要把新知識新技能培訓放到突出位置。要有組織、有計劃、有重點地加強電子文件、電子檔案管理新技術以及計算機網絡知識的培訓，樹立用人新理念，以追求專業素質與操作技能并舉的雙重效應。

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G728

A

1671-2862（2010）02-0090-02

2009-12-17

晁瑞芬，女，河南廣播電視大學圖書館館員。