淺析企業(yè)在ERP系統(tǒng)下的全面預(yù)算管理

○ 李秀麗

（中準(zhǔn)會(huì)計(jì)師事務(wù)所吉林分所 吉林 長(zhǎng)春 130061）

淺析企業(yè)在ERP系統(tǒng)下的全面預(yù)算管理

○ 李秀麗

（中準(zhǔn)會(huì)計(jì)師事務(wù)所吉林分所 吉林 長(zhǎng)春 130061）

本文指出了傳統(tǒng)企業(yè)預(yù)算管理的不足之處，分析了全面預(yù)算管理在ERP環(huán)境下實(shí)施的可行性及其實(shí)施意義，詳細(xì)論述了ERP環(huán)境下企業(yè)業(yè)務(wù)預(yù)算、籌資預(yù)算、資本預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算的編制方法以及在ERP環(huán)境下預(yù)算的分析和考核系統(tǒng)如何設(shè)計(jì)。

ERP 全面預(yù)算管理 編制方法

全面預(yù)算管理是集人本理念、戰(zhàn)略化和系統(tǒng)化為一體的現(xiàn)代企業(yè)的一種管理模式，它利用預(yù)算管理對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)單位和各個(gè)部門的各種財(cái)務(wù)資源和非財(cái)務(wù)資源進(jìn)行相應(yīng)的分配、考核和控制，達(dá)到有效的協(xié)調(diào)和組織企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、實(shí)現(xiàn)企業(yè)既定的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的目的。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，企業(yè)的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大的變化，企業(yè)的投資者不僅關(guān)注當(dāng)前企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，還對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展前景進(jìn)行關(guān)注；不僅關(guān)注企業(yè)實(shí)現(xiàn)的當(dāng)期利潤(rùn)，還關(guān)注企業(yè)未來(lái)的發(fā)展能力和盈利能力；不僅關(guān)注企業(yè)的利潤(rùn)總額，還關(guān)注獲取利潤(rùn)的質(zhì)量。所以，企業(yè)推行全面預(yù)算管理是企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者和投資者在現(xiàn)階段產(chǎn)權(quán)制度變革的形勢(shì)下的必然選擇。另一方面，ERP近幾年在我國(guó)取得了很大的發(fā)展，尤其是在一些大型的企業(yè)中，ERP的發(fā)展給全面預(yù)算管理提供了很大的完善空間。

一、傳統(tǒng)預(yù)算管理的不足之處

企業(yè)傳統(tǒng)的預(yù)算管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，具體說(shuō)來(lái)，其不足之處主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1、傳統(tǒng)的預(yù)算管理缺乏戰(zhàn)略的指導(dǎo)。很多企業(yè)在全面預(yù)算管理的認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)，企業(yè)的管理層對(duì)全面預(yù)算管理具有的戰(zhàn)略地位還沒(méi)有認(rèn)識(shí)清楚，認(rèn)為全面預(yù)算管理只是財(cái)務(wù)部門的事情，使得全面預(yù)算管理目標(biāo)缺乏權(quán)威性，預(yù)算管理的執(zhí)行缺乏嚴(yán)肅性，執(zhí)行的結(jié)果缺乏激勵(lì)性。沒(méi)有在企業(yè)的戰(zhàn)略環(huán)境下制定的預(yù)算管理，往往重視企業(yè)的短期行為，忽視企業(yè)的長(zhǎng)期目標(biāo)，制定的短期預(yù)算指標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略不能適應(yīng)，編制的預(yù)算各期的銜接性較差，導(dǎo)致預(yù)算管理難以取得預(yù)期的效果。

2、傳統(tǒng)預(yù)算的編制方式和編制手段落后。現(xiàn)階段，很多企業(yè)使用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行預(yù)算編制，雖然在一定的程度上實(shí)現(xiàn)了電算化，但是預(yù)算編制的方式和手段依然落后。利用財(cái)務(wù)軟件編制預(yù)算最大的優(yōu)勢(shì)就是可以在較低的成本內(nèi)重復(fù)使用，還可以快速地對(duì)銷售額、成本函數(shù)、成本動(dòng)因等進(jìn)行分析和評(píng)估，具有很強(qiáng)的預(yù)算分析能力和靈活的計(jì)劃能力。但是，財(cái)務(wù)軟件往往都缺乏對(duì)預(yù)算過(guò)程的支持，很難得到動(dòng)態(tài)的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，無(wú)法按照各個(gè)崗位、各個(gè)部門和個(gè)人的具體標(biāo)準(zhǔn)對(duì)預(yù)算進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。

3、缺乏事前的計(jì)劃、事中的控制和事后的分析。首先，在編制全面預(yù)算的過(guò)程中，需要用到很多各種各樣的數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的編制方法下，信息不方便存儲(chǔ)獲取，雖然預(yù)算的編制過(guò)程花費(fèi)了大量的時(shí)間、人力和物力，但是卻沒(méi)有取得應(yīng)有的成果，使得預(yù)算喪失了事前控制的作用。其次，傳統(tǒng)的編制方式下，企業(yè)不能及時(shí)處理預(yù)算的反饋信息，也不能根據(jù)環(huán)境的變化及時(shí)修改和調(diào)整預(yù)算，沒(méi)有對(duì)預(yù)算執(zhí)行的過(guò)程進(jìn)行有效的監(jiān)督。再次，在對(duì)預(yù)算執(zhí)行的事后分析中，傳統(tǒng)的編制方式下，需要編制大量的分析報(bào)表并進(jìn)行大量的計(jì)算才能算出預(yù)算和實(shí)際發(fā)生額之間的差異，要想從不同的角度對(duì)不同預(yù)算差異進(jìn)行分析更是難上加難，數(shù)據(jù)收集的不足也會(huì)導(dǎo)致預(yù)算的分析結(jié)果出現(xiàn)較大的差異性。

二、全面預(yù)算管理在ERP環(huán)境下實(shí)施的可行性

全面預(yù)算管理和ERP系統(tǒng)的相互融合能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)各個(gè)職能部門在業(yè)務(wù)執(zhí)行、會(huì)計(jì)核算和預(yù)算控制環(huán)節(jié)的信息共享和有機(jī)融合，可以更好地貫徹企業(yè)的相關(guān)管理思想，對(duì)優(yōu)化員工行為和再造管理流程等方面都發(fā)揮著積極的主導(dǎo)作用。全面預(yù)算管理在ERP環(huán)境下具有實(shí)施的可行性。

1、全面預(yù)算管理是企業(yè)ERP系統(tǒng)重要的組成部分。通過(guò)預(yù)算使企業(yè)的總體目標(biāo)分解成各個(gè)部門的具體目標(biāo)，就是ERP中的事先計(jì)劃；預(yù)算確定后，就會(huì)進(jìn)入實(shí)施階段，企業(yè)管理工作的重點(diǎn)就轉(zhuǎn)向了對(duì)事先經(jīng)濟(jì)活安排的控制上，ERP能夠在事中對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；企業(yè)進(jìn)行控制活動(dòng)的依據(jù)是預(yù)算，預(yù)算也是衡量控制活動(dòng)合理性的標(biāo)準(zhǔn)之一，在預(yù)算和實(shí)際之間產(chǎn)生了較大的差異的時(shí)候，企業(yè)應(yīng)該查明原因并及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)，ERP軟件可以對(duì)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，其分析結(jié)果就可以作為部門業(yè)績(jī)考核的重要依據(jù)。所以，全面預(yù)算管理是企業(yè)ERP系統(tǒng)的重要組成部分。

2、全面預(yù)算管理和ERP系統(tǒng)中的子系統(tǒng)息息相關(guān)。企業(yè)編制全面預(yù)算所需要的數(shù)據(jù)都可以由ERP的其他子系統(tǒng)來(lái)提供。例如：編制銷售預(yù)算的數(shù)據(jù)由市場(chǎng)預(yù)測(cè)子系統(tǒng)和銷售子系統(tǒng)提供；編制生產(chǎn)預(yù)算的數(shù)據(jù)由主生產(chǎn)計(jì)劃子系統(tǒng)提供；編制材料采購(gòu)預(yù)算的數(shù)據(jù)由采購(gòu)管理的子系統(tǒng)提供；編制存貨預(yù)算的數(shù)據(jù)由庫(kù)存管理子系統(tǒng)提供等。所以，在企業(yè)ERP環(huán)境下，預(yù)算部門可以根據(jù)ERP子系統(tǒng)的變化來(lái)隨時(shí)更新全面預(yù)算的編制，同時(shí)，全面預(yù)算的變化也可以影響ERP各個(gè)子系統(tǒng)的執(zhí)行，這樣無(wú)形之中就構(gòu)成了一個(gè)封閉的管理系統(tǒng)。

3、企業(yè)的ERP系統(tǒng)可以滿足實(shí)施預(yù)算管理需要的數(shù)據(jù)。企業(yè)的ERP系統(tǒng)能夠提供企業(yè)以前會(huì)計(jì)年度的報(bào)表數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)以及各種各樣的重要預(yù)算數(shù)據(jù)，可以滿足全面預(yù)算管理對(duì)歷年財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的需要。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，ERP系統(tǒng)就會(huì)記錄下各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，所以，ERP系統(tǒng)可以及時(shí)地提供企業(yè)預(yù)算年度的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，給全面預(yù)算管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。對(duì)于ERP軟件沒(méi)有提供的全面預(yù)算所需要的其他的數(shù)據(jù)，也可以通過(guò)相應(yīng)的擴(kuò)展來(lái)實(shí)現(xiàn)。

三、全面預(yù)算管理在ERP環(huán)境下的意義

實(shí)施ERP是企業(yè)全面預(yù)算管理信息化的發(fā)展方向，全面預(yù)算管理在企業(yè)ERP環(huán)境下的意義主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1、ERP環(huán)境下全面預(yù)算管理的實(shí)施可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)其戰(zhàn)略目標(biāo)。通過(guò)企業(yè)資源計(jì)劃和全面算管理的融合，使預(yù)算管理成為整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的起點(diǎn)，使企業(yè)全部經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的方向，預(yù)算管理已經(jīng)不僅僅是企業(yè)的一種管理方法，還能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

2、實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)事前的計(jì)劃、事中的控制和事后的分析。企業(yè)在ERP環(huán)境下實(shí)施全面預(yù)算管理可以有效協(xié)調(diào)此三大職能，還可以使它們有機(jī)地整合在計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)中，形成新的管理模式。

3、在ERP環(huán)境下實(shí)施全面預(yù)算管理可以增強(qiáng)預(yù)算目標(biāo)的可執(zhí)行性。ERP系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)，使得所有有定義的數(shù)據(jù)都得到了統(tǒng)一的組織和管理，不受企業(yè)部門分工和部門界限的限制，數(shù)據(jù)可以被所有的領(lǐng)域和部門共享，從一定程度上減輕了預(yù)算過(guò)程中信息不對(duì)稱的現(xiàn)象，緩解了企業(yè)和部門之間的利益沖突，使得企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)更加具有可執(zhí)行性，保證了預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

四、全面預(yù)算管理在ERP環(huán)境下的設(shè)計(jì)

企業(yè)全面預(yù)算管理的編制主要涉及業(yè)務(wù)預(yù)算、籌資預(yù)算、資本預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算四個(gè)方面，企業(yè)在編制預(yù)算的過(guò)程中一般是按照先編制業(yè)務(wù)預(yù)算、資本預(yù)算和籌資預(yù)算，然后編制財(cái)務(wù)預(yù)算的編制流程進(jìn)行。

1、全面預(yù)算管理中業(yè)務(wù)預(yù)算的編制。首先，銷售預(yù)算的編制。銷售預(yù)算使企業(yè)全面預(yù)算編制的起點(diǎn)，其他預(yù)算都是在銷售預(yù)算的基礎(chǔ)上編制的。銷售預(yù)算編制的主要依據(jù)是企業(yè)的年度目標(biāo)利潤(rùn)、對(duì)勞務(wù)需要量和市場(chǎng)銷量的預(yù)測(cè)和市場(chǎng)價(jià)格，同時(shí)銷售預(yù)算的編制還應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)能力等確定。因?yàn)轭A(yù)算期內(nèi)的銷售收入可能與現(xiàn)金收入相同，所以，在銷售預(yù)算編制完成后，還應(yīng)該根據(jù)預(yù)算期內(nèi)的回收賒銷貨款和現(xiàn)銷收入的可能情況進(jìn)行銷售現(xiàn)金收入的預(yù)算編制。其次，存貨預(yù)算的編制。企業(yè)在銷售預(yù)算的基礎(chǔ)上，對(duì)銷售或者儲(chǔ)備的物資進(jìn)行編制預(yù)算。由于企業(yè)的存貨往往種類繁多，所以在預(yù)算的編制過(guò)程中應(yīng)該突出主要存貨，對(duì)于普通存貨的預(yù)算應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化的處理。對(duì)直接材料、直接人工、制造費(fèi)用以及產(chǎn)品成本的預(yù)算都應(yīng)該依次編制，并制定相應(yīng)的ERP數(shù)據(jù)流程圖。

2、全面預(yù)算管理中的資本預(yù)算。資本預(yù)算主要包括對(duì)固定資產(chǎn)的投資預(yù)算、對(duì)權(quán)益性資本的投資預(yù)算和對(duì)債券的投資預(yù)算。分別根據(jù)固定資產(chǎn)的投資計(jì)劃和決策資料、權(quán)益性投資的投資計(jì)劃和決策資料以及債券投資的投資計(jì)劃和決策資料進(jìn)行編制。在資本預(yù)算的編制過(guò)程中，固定資產(chǎn)處置、權(quán)益性資本轉(zhuǎn)讓、被投資單位利潤(rùn)的分配以及債券轉(zhuǎn)讓引起的現(xiàn)金流入都應(yīng)該列在資本預(yù)算之中。

3、全面預(yù)算管理中籌資預(yù)算的編制。企業(yè)籌資預(yù)算的編制主要是依據(jù)相關(guān)的決策資料、發(fā)行股票的計(jì)劃、借款計(jì)劃以及審批文件等。根據(jù)各個(gè)責(zé)任中心的預(yù)算項(xiàng)目編制籌資預(yù)算樣表，結(jié)合企業(yè)的籌資計(jì)劃，根據(jù)ERP子系統(tǒng)提供的相關(guān)數(shù)據(jù)編制籌資預(yù)算報(bào)表，將各預(yù)算期的資本預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總得到籌資預(yù)算的匯總總表。

4、全面預(yù)算管理中財(cái)務(wù)預(yù)算的編制。企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算的編制主要包括現(xiàn)金預(yù)算。預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表和預(yù)計(jì)利潤(rùn)表的編制，它是根據(jù)企業(yè)銷售預(yù)算、籌資預(yù)算和資本預(yù)算等資料進(jìn)行現(xiàn)金預(yù)算的編制，然后形成預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表、預(yù)計(jì)利潤(rùn)表和預(yù)計(jì)的現(xiàn)金流量表，并計(jì)算收入和支出的差異，編制差異表，根據(jù)編制的差異表制定適當(dāng)?shù)耐顿Y和籌資計(jì)劃。財(cái)務(wù)預(yù)算是編制全面預(yù)算的最后環(huán)節(jié)，能夠從價(jià)值角度反映企業(yè)專門決策預(yù)算和業(yè)務(wù)預(yù)算的結(jié)果。

5、企業(yè)全面預(yù)算分析和考核系統(tǒng)在ERP環(huán)境下的設(shè)計(jì)。ERP環(huán)境下，預(yù)算考核子系統(tǒng)是監(jiān)督和激勵(lì)企業(yè)管理者的有效手段，是全面預(yù)算管理系統(tǒng)的重要信息反饋機(jī)制，企業(yè)的上級(jí)組織根據(jù)其實(shí)際要求對(duì)下級(jí)組織建立績(jī)效考核機(jī)制，并根據(jù)這一機(jī)制對(duì)下級(jí)組織進(jìn)行考核并輸出考核結(jié)果。全面預(yù)算分析和考核系統(tǒng)主要包括預(yù)算考評(píng)、預(yù)算分析和預(yù)算查詢。

總之，全面預(yù)算管理者是企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制管理的一種重要方法，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。隨著ERP在我國(guó)企業(yè)中的大力推廣及廣泛應(yīng)用，很多的企業(yè)開始在ERP環(huán)境下進(jìn)行全面預(yù)算管理，由于經(jīng)驗(yàn)不足等原因，ERP的實(shí)施還有很多的問(wèn)題，這就需要ERP場(chǎng)上和各個(gè)行業(yè)的企業(yè)進(jìn)行共同努力，打消在ERP環(huán)境下實(shí)施預(yù)算管理的認(rèn)識(shí)偏差，使企業(yè)能夠了解ERP環(huán)境下預(yù)算管理的實(shí)施技巧和方法，以便更好地為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。

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