論赤峰學院檔案管理工作

潘亞玉

（赤峰學院 院辦檔案室，內蒙古 赤峰 024000）

論赤峰學院檔案管理工作

潘亞玉

（赤峰學院 院辦檔案室，內蒙古 赤峰 024000）

赤峰學院于2003年成立后，為適應學院不斷的發展，加快學院檔案管理進程和檔案管理的現代化、規模化、信息化，實現學院檔案管理工作和業務建設的標準化、制度化、規范化，所做的工作.

檔案；管理；工作

赤峰學院是經國家教育部批準，由赤峰民族師范高等專科學校、赤峰教育學院、內蒙古電視大學赤峰分校三所專科層次的學校合并，同時并入赤峰衛校、內蒙古幼兒師范學校的部分資源組建的一所多學科、綜合性本科普通高等學校.學院占地面積912.63畝，建筑面積22.9萬平方米.學院下設26個本科專業和60多個高職高專專業的教育教學培養體系.設有附屬中學、附屬醫院、第二附屬醫院.學院的辦學方向是立足當地、面向全區、輻射周邊，繼續承擔當地中小學教師培養培訓任務，同時舉辦人文、理工、經管、醫學、農學、紡織等學科教育，以本科教育為主，積極為地方經濟建設、社會發展培養應用型和技能型高級專門人才，逐步把學院辦成普通高等教育、成人繼續教育和高等職業技術教育為一體的辦學特色鮮明、服務地方的綜合性本科院校.

學院成立后為了做好檔案管理工作，加快我院檔案管理建設，適應學院檔案工作的不斷發展和管理現代化、規模化、信息化的需要，實現赤峰學院檔案實體分類、業務建設各項環節的標準化、制度化、規范化的需要，著重做了以下幾點工作：

1 理順了檔案管理體制

1.1 領導重視是關鍵.自學院成立以來，學院領導高度重視檔案工作.把檔案工作納入單位的整體規劃，一方面在人員、經費、庫房、設備等各方面給予保證.再一方面是組織領導上予以保障.從機關到各部門自上而下建立了檔案工作的領導體系.成立了以院長為組長的“檔案工作領導小組”全方位負責檔案工作，建立了檔案管理網絡，各單位均明確一名領導分管本單位的檔案工作，并配備一名兼職檔案員具體負責本部門的檔案工作.

1.2 分清檔案全宗歸屬，明確管理責任.學院成立后各類檔案實行統一集中管理，合并前原赤峰師專、赤峰教育學院、內蒙古電大赤峰分校、內蒙古幼師、赤峰衛生學校形成的各類檔案分別單列全宗進行保管，學院合并后形成的檔案歸赤峰學院檔案全宗管理.學院附屬醫院、第二附屬醫院、附屬中學檔案單獨成立檔案全宗.

1.3 設立檔案分室，統一管理工作制度.學院成立后，各單位形成的檔案都實行統一管理，劃歸成一個全宗，這樣就豐富了室藏，優化了檔案信息資源.但從我院的實際情況出發，有的單位離院區較遠，檔案的獨立性較強，如果都集中到院區來保存，給檔案利用工作帶來了不便，鑒于此，人事處、遠程教育學院設立檔案分室，業務上受學院檔案室指導、監督、檢查（人事處人事檔案業務按照上級有關部門的管理辦法單獨整理、立卷、保管）.每年按學院各類檔案歸檔時間向學院檔案室報送檔案案卷目錄，檔案的整理、分類、立卷、編號等均按照《赤峰學院檔案實體分類法》與《赤峰學院檔案工作規范》的要求進行.分室保管的檔案在條件具備時，向學院檔案室移交.學院附屬醫院、第二附屬醫院、附屬中學的全宗檔案在業務上受學院檔案室指導監督、檢查（各附屬單位檔案業務按照上級有關部門的管理辦法單獨整理、立卷、保管）.學院綜合檔案室定期對照其單位檔案管理辦法對各附屬單位的檔案工作進行檢查.

1.4 建立檔案工作管理網絡，加強業務指導.學院成立后，根據學院工作發展需要，組建了檔案工作管理網絡，調整了專兼職檔案人員隊伍.設立了六名專職檔案員負責全院各類檔案業務協調、歸檔、編目、排架、管理、利用等工作.培養了22名兼職檔案員負責本部門的檔案的收集、整理、立卷歸檔工作.學院各部門的秘書負責收集本單位所產生的各種文件材料，按歸檔時間交給各類的兼職檔案員整理歸檔.為培養一支政治上過硬、業務上精良的兼職檔案員隊伍，學院綜合檔案室定期對兼職檔案員進行業務指導和培訓，提高兼職檔案員業務工作能力，促進檔案管理工作整體水平的提高，確保檔案的歸檔齊全完整、系統、安全.

2 不斷健全規章制度

學院檔案工作本著高標準、可持續發展的要求，建章立制保長效，努力探索建立規范化管理的模式，用制度約束、規范行為.我們結合學院實際情況，建立健全了涵蓋檔案管理所有環節的檔案管理標準和制度.先后制定了《學院文書處理制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案統計工作制度》、《檔案鑒定和銷毀制度》、《檔案保密制度》、《檔案資料管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案庫房“八防”措施》、《檔案預立卷制度》、《科技檔案的修改、補充制度》、《確保檔案完整準確系統超前控制制度》、《設備開箱制度》、《檔案人員“三參加”制度》.制定了《赤峰學院檔案工作考核制度》和《赤峰學院各門類檔案歸檔制度》.修訂、完善了《檔案歸檔范圍、保管期限表》等.這些制度、規定的建立，明確了職責，規范了操作程序，使檔案工作在管理體制、運行機制、利用服務等各個方面都做到了有法可依，有章可循，有效的促進了學院檔案工作向制度化、規范化、標準化方面發展.

3 不斷完善檔案的保管條件和庫房管理工作

檔案庫房建設基本符合國家檔案局、建設部發布的《檔案館庫房建筑設計規范》的規定.按要求檔案庫房、辦公室、閱覽室三分開，庫房內檔案排放規整、有序，柜標明了，掛有平面示意圖，溫濕度記錄冊，各種規章制度上墻.庫房“八防”即“防火”、“防盜”、“防潮”、“防蟲”、“防塵”、“防光”、“防鼠”、“防水”等設施落實到位.為檔案創造了良好的存放空間和環境.近兩年來學院對綜合檔案室給予了很大經濟投入，更換、淘汰了原有的檔案柜、添置了11組密集架，安裝了空調、配置了計算機、掃描儀、刻錄機、復印機、檔案軟件等現代化的辦公設備、設施.檔案室用的檔案裝具、用品都是在赤峰市檔案局指定的檔案用品商店購買，完全符合規范要求.這些設施的配備，使檔案保管及辦公條件得到了根本改善，為檔案實現規范化、信息化管理奠定了堅實的物質基礎.

4 加強檔案業務建設

檔案自身的基礎業務建設是檔案工作的主體，是搞好檔案工作的根基所在.我們始終堅持不懈的抓這一塊的管理和建設，力求夯實業務基礎，創建一流的檔案室.

4.1 加強檔案資源建設.加大檔案資料的征集力度，資料收集的范圍由“窄”變“寬”，由“單一”到“多元”.兼職檔案員深入到學院各部門各個環節收集檔案材料，特別是加強對教學管理中形成的檔案資料的監管和收集.再一個是對重大活動中形成的各種重要資料進行了全程跟蹤收集，不漏掉每一份應歸檔的檔案材料.力求各門類與載體檔案歸檔率為90%、歸檔文件齊全完整率要達到95%以上.

4.2 重視檔案資料的前期管理和歸檔工作.為確保檔案的完整、準確、系統，我們特別注重平時對檔案的收集和積累，把事后控制改為事前控制，將檔案的管理從末端移到前沿，將后續工作變為前置條件，把檔案工作從一個工作環節擴展為貫穿始終的全程控制的記錄體系，將檔案工作納入程序管理，與學院的各項工作同步進行，從籌劃、開始時就先期導入檔案管理，直至工作結束，使檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系.學院每個部門形成的檔案資料均由各個部門的兼職檔案員收集、整理、立卷移交檔案室.為確保形成檔案資料的完整、準確、系統與安全，檔案室派負責分管各類的專職檔案員深入到各部門對形成的檔案資料對照立卷要求進行檢查指導，確保檔案資料的質量.

4.3 檔案資料的后期歸檔工作.檔案資料由各部門的兼職檔案員移交到檔案室，再由檔案的專職檔案員進行登記、統計、編目、檢查、消毒，確保安全后再排架歸檔.檔案室自學院成立以來室存文書檔案永久1260件、長期2844件、短期3047件；教學檔案永久2675卷、長期1665卷、短期323卷；科研檔案永久55卷、長期13卷、短期8卷；基建檔案永久338（盒、卷）、長期25卷、短期29卷；設備檔案永久8卷、長期180卷、短期13卷；出版檔案永久105卷、長期203卷、短期4卷；外事檔案永久5卷、長期15卷、短期4卷；財會檔案永久280卷、長期271卷、短期7171卷；名人檔案永久708卷件；實物檔案永久18件、長期266件、短期38件；聲像檔案照片1471張、錄像帶1038盒、錄音帶190盒、投影片1951張、幻燈片3176片；存有附屬醫院病案14萬多卷.

4.4 檔案業務指導工作.綜合檔案室對下設三個附屬單位的檔案、分室管理的檔案進行業務指導，同時注意檔案員的培養，多形式、多渠道、多手段地開展教育培訓活動，為檔案員提供盡可能多的學習培訓機會，為了使兼職檔案人員和附屬單位的檔案人員能很好的勝任本職工作，我們在學院內部舉辦了檔案管理培訓講座，著重就各類檔案的整理、分類、編目、排序等基本操作方法，及檔案工作中普遍存在、有待于解決的問題，有針對性地進行專題輔導.為了盡快與檔案管理標準接軌，我們對三個附屬單位的檔案管理中存在的具體問題按照上級有關部門的管理辦法對附屬單位檔案員進行單獨指導.

4.5 加強信息化管理.隨著學院辦公自動化的普及，以及電子公文系統的推出，檔案數字化、網絡化管理，必將成為學院整體信息化建設中一個重要組成部分.總體來看，這項工作我們起步較晚.學院于2007年底購買了赤峰市檔案局推薦的“津科”檔案管理軟件.目前我們正著手建立2003年學院成立以來文件級機讀目錄庫，以及計算機查詢檢索系統.今后一個時期，我們會把檔案信息建設作為檔案工作的重中之重，搭建新的檔案信息管理平臺，并利用這個平臺的優勢，豐富室藏檔案資源，提高信息時效，拓展服務功能，使檔案工作更具有生機和活力.

5 加強檔案利用工作的力度

開發利用檔案信息資源，使學院檔案能夠為學院領導決策、教育教學和其他各項工作提供信息服務，是學院檔案管理工作的最終目的.我們在工作中樹立主動服務、及時服務、跟蹤服務的意識，不斷改進服務手段，提高檔案服務工作的質量.一是充分利用檔案原始記錄性的作用，使之為學院的教學、管理、科研和社會上的需求提供大量的詳實可靠的檔案信息.例如：2006年和2007年赤峰市衛生局先后兩次來我校檔案室查閱學籍檔案，為辦理職業醫師考試考生核實畢業證真假提供了可靠的依據.二是重視檔案信息的開發.為了能更好的為學院管理、教學、科研和社會服務，我們充分利用庫藏檔案資料開展檔案資料編研工作.先后編制了《全宗卷》、《大事記》、《組織沿革》、《利用效果匯編》、《干部職務名稱及任免匯編》、《專業技術職務匯編》、《學院黨委、行政發文匯編》、《兩會簡介》等一批有價值、有特色的資料匯編.拓展了檔案利用的深度和廣度.為加快我院檔案管理建設，適應赤峰學院檔案工作不斷發展和管理的需要，為實現赤峰學院檔案實體分類、業務建設各環節的標準化、制度化、規范化，為了更好的為我院改革、建設、發展服務，于2006年編寫印刷了《赤峰學院檔案實體分類法》與《赤峰學院檔案工作規范》.

6 2008年9月1日由教育部和國家檔案局聯合簽署，以教育部第27號令的形式發布實施《高校檔案管理辦法》.我們經過認真學習，有了深刻認識，認為《高校檔案管理辦法》是指導新階段高校檔案工作的科學發展的法規性和導向文獻，是新時期、新階段國家為促進高等教育快速發展作出的一項重要舉措，對提高檔案工作服務于高校與經濟發展能力和水平具有重要的意義.我們按照《高校檔案管理辦法》的要求，對學院檔案機構的設置與人員配備、管理職責、獎勵與處罰、條件保障以及檔案的利用與公布等做出了全面改進.

自赤峰學院成立以來，在自治區教育廳領導下、市檔案局的指導下、學院領導的大力支持下，學院檔案管理工作取得了一定成績.今后我們將繼續本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的宗旨，以制度化、規范化、信息化建設為重點，與時俱進，創新管理機制，以積極的實踐精神和卓有成效的工作，把赤峰學院檔案管理工作推上一個新的臺階.

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1673-260X（2010）06-0180-02