高校電算會計的網絡化趨勢及影響

肖鳳鳴

(福建信息職業技術學院財務處,福建福州 350003)

高校電算會計的網絡化趨勢及影響

肖鳳鳴

(福建信息職業技術學院財務處,福建福州 350003)

高校教育事業的不斷發展,數據處理的數量和范圍急劇增大,對數據處理的要求更加復雜,對會計信息的搜集、處理、傳輸、反饋、運用的靈敏度和準確度提出了更高的要求,越來越需要借助網絡平臺來實現。高校電算會計的網絡化已成為高校電算會計發展的必然趨勢。

高校;電算會計;網絡化

20世紀90年代,高校會計實行了電算化改革,使用單機版會計核算軟件,極大地改變了財務的工作流程和方式,有效提高了財務的工作效率。但單機版軟件存在功能單一、數據無法共享、效率低下等局限性,仍有待進一步完善。到了本世紀初,網絡技術飛速發展,高校開始使用單機版會計核算軟件的升級版——網絡版會計核算軟件,并逐步應用成熟。如今,隨著電子商務的廣泛應用,對于管理軟件一體化、智能化的管理需求日益增高,必將給現行的高校電算會計帶來變革。

一、高校電算會計網絡化的優勢

電算會計網絡化是依托在互聯網環境下對各種交易和事項進行確認、計量和披露的會計活動,也是建立在網絡環境基礎上的會計信息系統,是電子商務的重要組成部分。它能夠幫助企業實現財務與業務的協同遠程報表、報賬、查賬、審計等遠程處理,事中動態會計核算與在線財務管理,支持電子單據與電子貨幣,改變財務信息的獲取與利用方式,使企業會計核算工作走上無紙化的階段。

(一)報賬網絡化、智能化

高校分校區辦學甚至異地辦學普遍存在。從用人成本方面考慮,高校無法為每個分支機構都增派會計人員,而集中報賬容易造成其他校區人員報賬的極大不便。在網絡化電算會計中,不僅賦予會計人員用戶權限,還將對報賬人員開放用戶權限,并設定授權范圍和操作內容,這樣就能解決報賬難的問題。在報賬過程中,系統可以設置幫助窗口,有效引導報賬人員在網上填寫單據,提示資產驗收入庫、經費開支范圍權限、審批權限,并提供相關發票真偽檢驗等友情鏈接。在網上審核通過后,還可以網上預約報賬時間,錯開報賬高峰。這樣,令人望而生畏的報賬流程將變得更容易便捷,縮短報賬時間。各單位和個人可以通過系統適時查詢所報費用的審批進度,查詢自己的用款指標額度,如果報賬手續不完備,可以及時補充,以免審核不通過又要往返跑一趟。同時,報賬人員可以隨時查看自己的報賬歷史記錄,及時核對個人往來款項,清理往來款項,方便開展工作。

(二)信息規范更加嚴格詳盡

在電算網絡化系統中,由于允許多個用戶同時登陸進行業務操作,海量數據同時傳輸到系統,所以對數據的規范性更加嚴格詳細。由非專業會計人員錄入的信息經過網絡傳送到財務部門后,不能直接進入總賬系統生成憑證,必須由專業會計人員進行憑證書面審核及信息把關,嚴格核對原始憑證的真實性、準確性,這是電算會計網絡化的關鍵環節。如果發現原始憑證與系統中報賬申請描述不符,應按相關會計制度要求改正。對不符合規定格式的信息,要對其進行修改,最后將原始信息自動生成為記賬憑證并匯總記入總賬。財務系統內部應建立控制體系,對數據進行復核檢查,以保證數據的規范性、真實性和合法性。

(三)會計信息存儲以電子憑證為主

網絡化的電算會計不僅改變會計的處理方式,對存儲方式也進行更新。網絡化電算會計將不再打印各種紙制的會計憑證,而由自動生成的電子憑證代替。廣義上電子憑證可以分為內部電子憑證和外部電子憑證兩種。內部電子憑證是單位內部財務軟件系統生成的憑證,比如由報賬人員錄入信息,生成憑證后傳送到總賬系統。外部電子憑證則是單位與其他單位或個人在交易中產生的電子票據,比如網上銀行匯款的電子回單等。高校較少電子商務,外部電子憑證一般來說比較少。紙制憑證打印、整理、保存速度緩慢,容易出錯,占空間,而且耗費財務人員大量的時間。憑證的電子化則可以很好地解決這些問題,并且方便存儲,以后查詢憑證時候也很便捷,直接調閱系統數據庫,不需要在大量會計檔案中再去查找。

(四)靈活提供多元化信息

不少高校已實現辦公自動化,電算會計網絡化系統可以和辦公、門戶等功能進行信息對接,實現門戶、辦公、財務集中管理一體化,為高校提供多元化信息。學校各院系部門無論在何地,均能通過網絡實時接收財務信息,從而實現協同辦公,輕松管理。在電算網絡化中,分部門的預算審批人可以實時查看本部門預算執行明細情況,如已審批未報銷、待審批等項目,利用系統提供的匯總統計、對比分析等信息,進行統籌安排,可以有效解決傳統電算會計信息反饋滯后不完整的問題,提高預算管理水平。

財務信息的提供對象不僅包括學校師生、各級管理部門,甚至還包括投資人、債權人等。根據提供對象的不同需求,財務系統可以生成多方面多層次的豐富信息。根據授權,使用者可以得到任意時間段的信息,也可以得到相關二級核算單位的信息,既可以直接查看原始單據描述、會計憑證等,也能得到加工后的報表分析、圖表比較等。將來網絡化的電算會計不僅提供文字信息,還可以提供圖片、語音甚至是視頻等多樣化的信息,可以幫助使用者全方位更好地了解高校財務的運行狀況。

二、高校會計電算網絡化的可行性

隨著社會信息化進程的不斷發展,電子商務得到前所未有的廣泛應用,企業對于軟件一體化、智能化的管理需求日益增高。近年來,我國擁有自主知識產權的企業管理軟件日益成熟,如 ERP(企業資源管理系統),它包括生產、人力資源、財務、物流等功能模塊。網絡化電算會計作為企業管理軟件中的重要組成部分,其應用和研究正開展得如火如荼。高校作為事業單位,會計核算方法、財務制度等和企業存在一定的差異性,目前還處在接觸研究階段,國內的高校財務軟件開發公司也在積極嘗試中。

校園網建設及數字化校園的日趨成熟,為電算會計的網絡化提供了很好的技術平臺和安全保障,使用者可以先通過院校網來訪問會計網絡平臺,可以有效保證網絡安全。目前高校除了使用網絡版會計核算軟件外,部分財務管理軟件如工資查詢、資產管理、財務預算及執行情況查詢等均實現了網絡化,已經為整個電算軟件網絡化打下了良好基礎。

從業務角度來說,電算會計網絡化仍然在會計基礎規范和會計準則及高校財務制度下實施,其經濟業務性質并未改變,只是分解了財務人員的部分工作,并以不同的媒介質作為載體。高校經歷了十多年的會計電算化歷程,先前的單機版、網絡版的電算會計使用已為會計網絡化管理提供了很好的實踐管理經驗,如數據庫維護制度、系統防御(計算機病毒、黑客)問題、內部控制制度。這使高校在實現網絡化的同時,更容易規范內部流程,完善內部管理,拓展財務工作的空間,從單純的財務核算功能的改革走向財務管理水平的提升。

網絡化必然會對高校會計業務產生巨大影響,當然信息網絡的開放性和共享性也會對會計信息系統安全帶來前所未有的風險和挑戰。高校財務管理人員應當充分利用互聯網高速發展的技術,及時適應電算的網絡化趨勢,改變業務流程,提高會計工作效率,讓會計更好地為高校發展服務。

[1]孫思惟,段宏勇.基于INTERNET的高校網上預約報賬解決方案[J].教育財會研究,2009(5).

[2]林祥中.對高校會計網絡化發展趨勢的探討[J].科技資訊,2007 (29).

責任編輯 韓璽吾E-mail:shekeban@163.com

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1673-1395(2010)03-0163-02

2010-03-27

肖鳳鳴(1975—),女,福建閩清人,會計師,主要從事經濟學、財務會計研究。