我國高校檔案管理辦法的目標追求

匡定發

（銅陵學院，安徽銅陵244000）

我國高校檔案管理辦法的目標追求

匡定發

（銅陵學院，安徽銅陵244000）

6號令具有開創性的里程碑意義，是27號令的基礎；27號令的目標追求與6號令有質的不同，從6號令設立綜合性檔案機構，實現檔案資源集中統一綜合化管理的基本要求，提升到以發展為主題，以追求規范發展、同步發展、服務發展為新目標。

高校檔案管理；6號令；歷史貢獻；27號令；目標追求

《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱27號令），是指導新時期新階段高校檔案工作科學發展的法規性文獻[1]。貫徹落實27號令，是當前高校檔案工作的重要任務之一。在學習和貫徹落實的過程中，有兩種不妥當的認識。一是因新棄舊，不能客觀地認識1989年《普通高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱6號令）的歷史貢獻；二是認為27號令與6號令沒有什么差別，“換湯不換藥”。筆者認為，一方面，應當歷史地認識6號令的歷史貢獻，沒有6號令就沒有27號的基礎；另一方面，27號令，雖然在外在形式上基本上延續了6號令搭建的基礎，基本保持了6號令的結構體例，并在內涵上秉承了6號令檔案工作的基礎性定位、集中統一管理原則、歸檔制度等一些重要基礎和原則，但是通過對讀27號令與6號令條文，特別是認真咂摸二者制（修）定背景，可以說，27號令的目標追求與6號令有質的提升。本文考察6號令的目標與歷史貢獻，分析27號令的出臺背景和目標追求，希冀有助于把握高校檔案工作發展規律，推進高校檔案工作科學發展。

一、6號令的目標與歷史貢獻

從解放初期開始起步，我國高等學校檔案工作逐步建立起來，但發展緩慢[2]，到1989年6號令頒行以前，我國普通高校檔案工作基礎仍比較薄弱，相當多的高校檔案工作基礎地位還沒有受到基本的重視，文書檔案、科技（技術）檔案兩室并存，一些學校甚至沒有檔案機構和專職人員，檔案分散管理現象比較突出，檔案保管的系統性和完整性沒有基本保障，檔案資源的利用服務也受到多方面因素影響，與恢復高考后我國高等教育發展與改革的新形勢不適應，亟待建立適應高等教育發展形勢需要的高校檔案管理規范。在全國高校檔案工作不平衡的發展中，上海交通大學等一些歷史較長、規模較大的學校率先突破，建立了首批高校檔案館等綜合性檔案機構，開創并引領高校檔案資源集中管理的新模式，為制定全國高校檔案管理統一規范探索了寶貴經驗。1982年《憲法》和1987年《檔案法》頒布實施，催生了第一部全國普通高校檔案管理規范。在此背景下，6號令所確立的主要目標是普通高校實施《檔案法》，依法治檔，確立高等學校檔案工作地位，設立綜合性檔案機構，實現檔案資源集中統一管理，管好檔案服務高等教育改革與發展。

對照歷史背景，從實施成果看，6號令實現了其主要目標，對全國高等學校檔案事業基礎性地位的確立和管理體系的建立具有開創性的里程碑意義。

首先，它是1987年《檔案法》在全國高等教育系統的實施辦法，成為高等學校檔案工作依法治檔的“尚方寶劍”，使全國高等學校檔案工作向法制化方向邁出了關鍵的第一步，奠定了高等學校檔案管理法規體系基礎，進而直接推動了全國普通高等學校檔案管理工作建章立制，經過總結完善，直接促成了1993年《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》的發布與實施，進一步推進了高等學校檔案業務建設各環節的規范化、標準化和現代化進程。其次，直接推動了全國普通高等學校普遍設立綜合檔案室或檔案館等綜合性檔案職能機構，履行高等學校檔案工作的職能管理和永久保存及提供利用本校檔案信息服務的雙重職能，奠定了集中統一管理高等學校檔案資源的組織基礎。其三，直接推動了全國普通高等學校實施集中統一管理檔案資源的基本原則，結束了高等學校文書、科技檔案資源分散管理的歷史，基本形成了高等學校黨政、教學、科研、基建、產品、設備、出版、外事、財會等各類檔案集中統一管理機制和門類齊全資源體系。其四，直接推動了全國普通高等學校明確了檔案工作分管領導，充實和引進了檔案管理領導干部和專業技術人才，建立起專門化、專業化和網絡化的高等學校檔案工作專兼職檔案管理隊伍，這批隊伍現已成長為支撐高等學校檔案事業持續發展的骨干力量。其五，近20年來，伴隨著高等教育改革發展，高等學校檔案部門經過艱苦努力，為國家積累了大量檔案信息資源，在支持高等教育改革發展、服務師生員工、滿足社會需求等各方面發揮了無可替代的獨特作用，檔案工作的特殊貢獻力與基礎性地位在有效服務中逐步得到廣泛認同和充分肯定。其六，有力推動了高等學校檔案工作研究活動蓬勃發展，高等學校檔案工作研究會從專門院校到部屬院校、從區域性到全國性發展壯大起來，其生命力日盛、創造力日旺、凝聚力日強，日益成為全國檔案學術研究、全國高等教育學術研究的重要生力軍。

因此，頒布實施6號令近20年來，全國普通高等學校逐步改善了檔案工作環境，基本建立了具有我國高等學校特色檔案資源建設的管理體制，初步開創了依法治檔、規范管檔的局面，建立和培養了一支與學校管理水平和校園文化基本相適應的檔案工作隊伍，基本適應了現代大學管理與發展的需要，檔案工作主動服務學校規模發展和內涵建設取得了顯著成效，為進一步規范高等學校檔案工作、有效保護和利用高等學校檔案資源、提高高等學校檔案管理水平和服務能力，創造了有利條件。

二、27號令的出臺背景

當今社會正處在大發展大變革大調整時期。隨著高等教育事業跨越式的迅猛發展和信息科學與信息技術的迅猛發展，高校檔案工作在發展中也突現一些新問題，面臨一些新挑戰。

1.全國高校檔案工作與高等教育發展形勢不協調[3]，不能滿足高等教育內涵建設和經濟社會的發展需要，亟待與時俱進地重申和強化檔案工作的基礎性地位，加快高校檔案工作的改革與發展，推動高校檔案工作與高等教育同步協調發展。其一，隨著經濟社會的快速發展，特別是隨著高等教育事業跨越式的迅猛發展，我國高等教育的發展從注重數量規模增長轉向提高質量、注重內涵建設，高等教育服務社會的功能在不斷拓展，這些都在深刻改變著高等學校檔案工作的內涵與外延，對高校檔案工作服務高等教育和經濟社會發展的要求越來越高。其二，高校管理體制調整，新學校不斷涌現，多校區辦學，辦學規模擴大，管理機制復雜，機構改革、制度改革力度越來越大；高校的教學評估等重要工作、新校區建設與教學質量工程等重點建設項目、重大科研項目及重要活動、重要會議、重大改革等與日俱增，接連不斷，使得高校檔案部門的工作量急劇增加，檔案信息利用服務能力要求越來越高，年度歸檔與服務任務繁重。其三，領導重視程度不夠，檔案安全保管條件、信息服務設施和經費保障日益緊張，檔案隊伍難以及時充實，甚至檔案部門成為學校人才工作中的家屬子女安置中心或收容所，檔案隊伍文化程度偏低，專業化程度較低，性別結構、年齡結構不合理，在客觀上造成高校檔案資源開發程度、利用程度較低，服務能力不強，嚴重滯后于高教事業發展。其四，信息科學和信息技術迅猛發展，電子文件急劇增加，而多數高校傳統的檔案管理模式面臨巨大挑戰，檔案管理手段落后于時代發展形勢對引領先進文化的高等學校的期望，檔案數字化程度低，不能適應檔案現代化管理與信息化服務的時代需要。

2.高校檔案管理體制與職責亟待進一步明確。其一，隨著國家機構改革不斷推進和原國家部委、地方廳局舉辦專門院校管理體制的調整，我國高等學校基本上已歸口教育部和省級教育行政部門管理，這就需要及時明確教育部和省級教育行政部門的高校檔案工作主管職責。其二，高校檔案工作縱向上歷史跨度大，橫向涉及高校教學、科研、管理等方方面面，位置上處在管理服務的幕后，高校分管領導管理好檔案工作往往超越其分管范圍，要真正地把檔案工作納入高校整體發展規劃，進一步加強對檔案工作的領導，歷史地、全面地、協調地發展高校檔案事業，非常需要按照《高等教育法》等法律法規進一步具體明確高校法人代表（校長）的檔案工作領導職責。其三，高校服務社會職能是全面的、多方位的，在政府信息公開背景下，作為公益性單位，高校及其檔案機構更有面向社會開展現行信息公開和歷史檔案信息利用與公布的信息服務義務。

3.電子文件等新型載體檔案需要同步歸檔、安全管理和快捷服務。隨著信息技術的廣泛應用，校園網絡的建設和校務管理系統的運行，電子政務建設的快速推進，檔案管理的載體類型日益多樣化、復雜化，電子文件數量激劇增長，高校檔案資源建設與服務增加了全新的現代化工作平臺與數字化工作模式。今天的電子文件就是明天的電子檔案，電子檔案與紙質檔案同步歸檔尤為迫切，這就亟待出臺新規范，維護數字時代高等教育發展的歷史記憶，在電子環境下有效快捷地服務高等教育的改革與發展、滿足社會對高等教育信息服務的多樣化、綜合化需求。

4.高校學生檔案亟待安全、規范和專業化管理。其一，國家尚無高校學生檔案專門管理法規與業務規范。其二，6號令規定的普通高校檔案機構的管理范圍主要是教學、科研與管理等實踐活動中形成的高等教育檔案，但沒有把學生類人事檔案納入高校教育管理檔案范疇。其三，實踐中，各高校的在校學生檔案集中到高校檔案機構集中統一專門化管理的較少，或在學生工作部門集中管理，或分散在各院系管理，其安全性和規范性沒有保障，廣大學生的切身利益受到影響。其四，現實中，在大眾化教育階段和市場經濟條件下，一方面，高校畢業生就業形式復雜多樣，在靈活就業中高校畢業生加入了流動人口大軍，并且相當比例的畢業生及其家長尚未認識到檔案的重要性，主動棄檔和被動棄檔較多，檔案流轉中丟失現象日益嚴重，致使畢業生現實利益受到嚴重影響，發展前途存在潛在危機，另一方面滯留在母校的畢業生檔案數量越來越多，時間越來越長。在“以人為本”、“以學生為本”、視畢業生為高等學校“產品”、校友為高等學校“形象”、“名片”和“人民的檔案最重要、最具有價值”的理念下，教育主管部門和高等學校有責任有義務把學生類人事檔案納入高校檔案機構統一管理范疇，管理好，服務好，最大限度地為維護畢業生的合法利益、為經濟社會和諧發展奠定基礎。

5.各高校檔案工作的廣度與深度特別是規范化管理、信息化服務方面差別較大，參照執行6號令的成人高等學校和大批新建及轉型的高專高職院校檔案工作整體基礎薄弱，迫切需要加強與規范，以共同提高共同進步。

三、27號令的目標追求

面對新情況新挑戰，按照科學發展和與時俱進的時代要求，27號令的主要目標不再局限于6號令集中統一管理的基本要求，而升級到以發展為主題，以追求規范發展、同步發展、服務發展為新目標[4]。

規范發展，就是要在繼承的基礎上，全面規范高校檔案工作，不斷改革創新，提高檔案管理水平，檔案機構管好用好檔案資源，履行有效保護和利用檔案的基本職責。

為此，27號令，首先規范了統領全國校檔案工作的適用范圍，使之擴大到包括成人高校的所有高等學校，這將積極促進新建高職高專院校和成人高校檔案管理工作的規范化發展，奠定全國高校檔案信息資源共享的基礎性制度保障。其次，規范了高校檔案工作的領導和業務監督指導關系，明確規定了省級以上教育行政部門主管高校檔案工作，省級以上檔案行政部門在職責范圍內指導、監督和檢查高校檔案工作，理順了教育行政部門與檔案行政部門之間的關系，從根本上解決了教育行政部門和檔案行政部門在高校檔案管理體制與職責問題，形成了“條塊結合、以條為主、職責分明、共同負責”的高校檔案宏觀管理機制的鮮明特點，在新的時代背景下，將進一步強化省級及以上教育行政部門的高校檔案工作主管職責和檔案行政部門業務指導監督義務。其三，明確規定了校長領導高校檔案工作，分管校領導協助校長負責檔案工作，并具體化了高校校長的檔案工作領導職責，這對強化高校檔案工作的基礎性地位，具有更強的組織保障力。其四，27號令以“大檔案”理念，強力拓展了高校檔案內涵，擴大了高校檔案管理范圍，把“招生”活動獨立出來，把學生類人事檔案納入全國高校檔案機構管理范疇，特別強調了高校檔案對高校主體“學生”的保存價值和利用價值。其五，在總結吸收了6號令的經驗的基礎上，對高校檔案工作的機構設置、隊伍建設、檔案管理“收、管、用”核心業務、經費與館庫條件保障及獎懲等方面，進行了嚴格規范，強化制度為先、用制度管事的現代管理理念，完善以制度建檔、以制度歸檔、以制度用檔的機制，努力建立資源豐富、結構合理、管理科學、延續高等教育歷史記憶、覆蓋全體師生的高校檔案資源建設體系、安全保管體系和有效利用服務體系。

同步發展，就是適應時代發展的需要，與歷史同行，與時代發展同向，與社會發展同步，就是要在科學發展觀的指導下，依靠強有力的法制保障，進一步強化高校檔案工作基礎性地位，與時俱進地全面加強高校檔案制度建設、機構建設、人才隊伍建設和檔案資源及信息化建設，有效開發與利用檔案信息資源，以信息化建設為重點，努力實現高校檔案管理現代化，努力開創高校檔案事業與高等教育事業、社會經濟同步發展，與各高校內各項事業同步協調發展，與信息化時代全國檔案事業同步發展的和諧局面。

27號令為實現這一目標，首先將適用范圍擴大到全國各類高等學校，積極推動成人高校加快檔案工作規范化、現代化建設，同時在宏觀上明確教育行政部門歸口主管、檔案行政部門負責監督指導高校檔案工作，并且在微觀上明確高校檔案館與綜合檔案室異名同責，具有相同的檔案公布權和利用審批權，促進全國高校檔案工作更大范圍內協調發展。其次，直接明確了高校校長是檔案工作第一領導責任人和第一安全責任人，明確要求高校校長“將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費”，“設立專項經費，……，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”，在組織上保障高校檔案工作與高等教育事業和諧同步發展，與高校內各項事業同步協調發展，相輔相成。其三，明確要求檔案機構負責人年富力強，具有開拓創新意識和精神。其四，在檔案資源建設和利用服務上，明確要求高校檔案信息化建設與學校數字化校園同步建設，紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，切實管理好電子文件和電子檔案，維護數字時代高校發展的歷史記憶，保持與信息化時代全國檔案事業的同步發展；取消高校檔案室檔案主要為本校服務的規定，明確要求高校檔案機構應當采取建設檔案網站等多種形式積極開展檔案宣傳工作，為社會利用檔案創造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用，用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用，滿足社會各方面對高校檔案信息需求。

服務發展，就是要發揮高校檔案是支撐高等教育持續健康發展的基石作用，適應高等教育新一輪改革和發展，方便學校和社會利用高校檔案信息資源，推進大學規范化管理，促進高等教育又好又快地科學發展，提高檔案服務高等教育與經濟社會發展的能力和水平，服務經濟建設，服務社會和諧進步，同時在服務中體現檔案的作用和實現檔案工作的價值，增強檔案意識，改善檔案工作生態發展環境，促進高校檔案事業自身的健康發展。

27號令規定，一要構建服務高等教育發展與覆蓋師生員工的檔案資源體系。高等學校紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，管理好招生等活動對學生有價值的檔案資料，嚴格歸檔教職工職務活動產生的重要檔案材料，征集或代管教職工非職務活動的有關材料，征集與學校有關的各種檔案史料。二要構建覆蓋師生員工和社會公民的高校檔案信息服務體系。高校綜合檔案室管理的檔案也對社會開放。高校檔案機構應當設立專門閱覽室，編制檢索工具，提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件。三要構建高校檔案資源安全管理體系，服務人類文明的傳承。沒有傳承就沒有發展。高校檔案是高校發展歷史的原始記錄，其質量和完整程度影響到我國高等教育甚至整個社會記憶的留存，因此，規范高校檔案管理，建檔齊全完整準確系統，歸檔及時規范，檔案庫房專用符合標準，管檔護檔安全有效，就是服務我國高等教育甚至整個社會記憶的留存。此外，27號令要求，有條件的高校申請創設愛國主義教育基地，服務大學生健康成長，在開創高校檔案工作服務新領域和拓寬檔案工作服務輻射面的同時，擔當校園文化建設的重要元素，并且要求在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課，傳播檔案文化，拓展大學生知識面，提高大學生就業競爭力。

四、新目標新作為

27號令的三大新目標，是緊密相連相輔相成的。規范發展，是首要目標，也是基本要求；同步發展，是規范發展目標的重要體現；服務發展，是終級目標，也是規范發展、同步發展的基本立足點。明白新目標，站在新起點走向新階段，我們就應該各司其職，團結協作，共同努力，積極作為追求實現新目標。

首先，徒法不自行，畫餅不充饑，貫徹落實亟需執法檢查督促。教育部和省級教育行政部門，國家檔案局和省級檔案行政部門，應當積極行使“主管”與“監督指導”職責，既要細化完善有關管理規范，更要加強執法檢查和分類評估與指導。當前，要重點督促高等學校進一步重視檔案工作，檔案工作列入高校發展規劃和現代大學制度建設保障體系，督促校長切實履責，督促高等學校建立符合27號令要求和適應本校發展定位的檔案機構和檔案隊伍，理順“大檔案”管理關系，督促高等學校落實檔案工作條件保障措施，督促高等學校把檔案工作列為常規考核范疇，推進高校檔案管理業務規范化和標準化，強化高等學校檔案意識，改善高等學校檔案工作生態環境。

其次，關鍵在校長，根本在高校檔案機構負責人。中國工程院院士、原上海交通大學校長翁史烈說過，“一流的大學要有一流的管理，一流的管理要有一流的檔案”。可見，一流的檔案和一流的檔案管理，與高等學校的發展定位、發展目標及現代大學制度密切相關，與大學校長的遠見卓識及歷史責任感密切相關。因此，高校校長要增強歷史責任感，自覺加大對高校檔案工作的領導力度，結合本校發展定位和十二五發展規劃，從高校建設和發展的全局高度，把檔案工作納入到學校建設、改革與發展的整體規劃，加強檔案工作的制度建設、機構建設、隊伍建設、基礎設施建設、信息化建設與服務規范化建設，把《辦法》的各項規定落到實處，推動高校檔案管理工作從傳統型向現代化方式轉變，積極適應高等教育新一輪改革和發展的需要。檔案工作歸根到底是檔案工作人員的工作。火車跑得快，全靠車頭帶。因此，高校檔案機構負責人，應當堅守平凡，開拓創新，創優爭先，創造非凡，依法扎扎實實地管好檔案，用好檔案，全面提升高校檔案服務學校和社會的能力和水平，開創高等學校檔案建設、管理與服務的新局面。

其三，實踐創新永無止境。基礎較好的高校檔案館，應當乘勝前進，在規范發展的基礎上，積極探索，繼續在檔案資源、檔案信息化建設和檔案服務創新等關鍵領域取得新突破，為同行開辟新路，對全國高校檔案事業的發展起到了引導作用，促進全國高校檔案事業的協調發展和共同進步[5]。

其四，振奮精神，艱苦奮斗，迎頭趕上。基礎相對薄弱的高校，要克服無為的畏難情緒，樹立有所作為的信念，汲取經驗教訓，創造條件，抓住機遇，發掘智慧，晚起步高起點，集聚力量，埋頭苦干，積極把補課與突破趕超結合起來，把規范發展與同步發展統一起來，力爭在幾年之內取得明顯的成績[6]。

［1］［4］牟陽春.學習貫徹《高等學校檔案管理辦法》促進高等學校檔案工作科學發展[N].中國教育報，2008-09-26（3）.

［2］陳華新.高校檔案工作的歷史回顧與現狀思考[J].上海檔案，2000，(1).

［3］藺海波，張勝強.教育部直屬高校檔案工作調查報告[A].翁勇青，馮方一.學府蘭臺如歌歲月[C].廈門：廈門大學出版社，2008.

［5］［6］陳華新.認真學習貫徹黨的十七大精神,努力開創高校檔案工作新局面——在“全國高校檔案館長思想論壇”上的講話[EB/OL].http://archives.sjtu.edu.cn/platformData/infoplat/pub/shjadag_12/docs/200808/d_17003.html，2010-8-25.

G271.3

A

1672-0547（2010）05-0052-03

2010－09－09

匡定發（1967－），男，安徽金寨人，銅陵學院綜合檔案室主任，研究館員。