認(rèn)真貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》，開創(chuàng)高校檔案管理工作新局面

文杰

（南京森林警察學(xué)院，江蘇 南京 210046）

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）由教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署，以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。通過學(xué)習(xí)貫徹落實《辦法》，充分認(rèn)識到《辦法》的發(fā)布實施，是新時期、新階段國家為促進(jìn)高等教育又好又快發(fā)展作出的一項重要舉措，是指導(dǎo)新時期高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文獻(xiàn)，為高校檔案工作進(jìn)一步發(fā)展提供了良好的機(jī)遇，高校檔案管理人員應(yīng)以學(xué)習(xí)貫徹《辦法》為契機(jī)，開創(chuàng)高校檔案管理工作新局面。

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《辦法》內(nèi)容，充分認(rèn)識高校檔案工作的重要性

《辦法》第一章第二條指出：高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，全面反映了學(xué)校最基本的職能活動，學(xué)校的教學(xué)、科研、管理，以及校園文化建設(shè)和精神文明建設(shè)都與檔案工作密切相關(guān)。檔案的憑證、依據(jù)和參考作用，無時無刻不在學(xué)校的各項重要工作中得到體現(xiàn)。特別是在教育部開展的高校教學(xué)工作水平評估中，高校檔案是最令評估專家信服的歷史證據(jù)，如果沒有檔案做依據(jù)，就難以準(zhǔn)確地闡明歷史事件，難以科學(xué)地總結(jié)學(xué)校發(fā)展的歷史和規(guī)律。只有依靠檔案資料，專家才能對被評估單位進(jìn)行客觀、公正、全面的評估。因此，學(xué)校檔案是評價學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料，是高校師生員工辛勤勞動的智慧和經(jīng)驗的結(jié)晶，是高校知識和信息資源的儲備，它在學(xué)校各項工作中發(fā)揮著其他文獻(xiàn)無法取代的重要憑證的作用，同時也發(fā)揮著不可估量的參考、宣傳和教育作用。另外，學(xué)校的各種慶典活動、校史的編寫、規(guī)劃的制定等都離不開檔案材料。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個重要組成部分,它記載著學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色等內(nèi)容。

二、深刻領(lǐng)會《辦法》精神，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

《辦法》第一章第五條規(guī)定：“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是:（一）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；（二）將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；（三）建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)；（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)檔案工作。”把高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)法制化、具體化，這將有助于為促進(jìn)高校檔案工作發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境。做好檔案工作，關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，只有領(lǐng)導(dǎo)有了很強(qiáng)的檔案工作意識，才能從歷史責(zé)任感的高度來加強(qiáng)檔案工作建設(shè)，才能增加對檔案工作的投入，才能提高檔案工作的地位，才能把檔案工作提到領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程和納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，也只有這樣才會引起學(xué)校各部門對檔案工作的重視，形成有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管、專職檔案員負(fù)責(zé)、兼職檔案員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，為高校檔案工作的正常開展提供良好的組織保障。

三、規(guī)范管理制度，完善學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)

學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，《辦法》第二章明確規(guī)定了設(shè)立檔案館和綜合檔案室的具體條件，建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)，才能促進(jìn)學(xué)校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，更好地服務(wù)學(xué)校。隨著經(jīng)濟(jì)社會和高等教育的快速發(fā)展，特別是隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校檔案工作的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了深刻變化。目前，我國正由教育大國向教育強(qiáng)國轉(zhuǎn)變，高等教育的發(fā)展由注重數(shù)量增長轉(zhuǎn)向提高質(zhì)量、注重內(nèi)涵建設(shè)，高校檔案的傳統(tǒng)管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)，同時也迎接著新的發(fā)展機(jī)遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發(fā)展，高校在檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)、檔案工作制度建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、檔案信息化建設(shè)等方面必須與時俱進(jìn)，在繼承的基礎(chǔ)上不斷改革創(chuàng)新。規(guī)章制度是檔案工作實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的行為準(zhǔn)則，建立和完善檔案管理工作規(guī)章制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保障。高校應(yīng)修訂適應(yīng)本校辦學(xué)水平的檔案管理制度，只有依靠強(qiáng)有力的制度保障，努力提高廣大教職工的檔案責(zé)任意識，才能從根本上保證高校檔案工作不斷向前邁進(jìn)。檔案的權(quán)威性在于其真實可靠性，真實是檔案的生命，也是檔案管理部門的神圣職責(zé)。檔案管理職能部門在工作中要堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣、履行程序不變通、遵守紀(jì)律不放松，只有這樣才能確保檔案的質(zhì)量。

四、廣開思路，拓展學(xué)校檔案資源渠道

《辦法》第三章第十五條規(guī)定了高等學(xué)校檔案門類有黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類和財會類十一大類。為適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)和電子信息技術(shù)迅速發(fā)展的需要，保證高校檔案工作為高校改革與發(fā)展和社會建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，《辦法》指出，高等學(xué)校“歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式”，這一規(guī)定對于高校檔案信息資源的全面和完整收集，對于加大高校檔案信息化建設(shè)的力度，方便學(xué)校和社會利用檔案信息資源，具有重要的現(xiàn)實意義。由此可見，《辦法》對檔案資源建設(shè)更加重視。檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，也是檔案工作 “對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的根本保證。檔案作用的發(fā)揮是通過對檔案和檔案信息的利用來實現(xiàn)的。“巧婦難為無米之炊”，沒有豐富的檔案館藏和檔案信息，是很難滿足各種檔案利用需求的。因此，高校檔案部門首先要按照《辦法》的要求，努力健全上述各種檔案門類，并進(jìn)行科學(xué)、有序、安全的管理。由于形成各類檔案的數(shù)量各異，還要根據(jù)高校實際情況確定學(xué)校各類檔案的歸檔范圍，把學(xué)校不同時期形成的、能反映學(xué)校辦學(xué)特色的各類檔案收集齊全，把記錄學(xué)校歷史的檔案和反映學(xué)校辦學(xué)水平的教學(xué)科研成果、獎狀、獎品檔案，以及專家教授、知名校友的業(yè)績檔案等收集歸檔。

五、適應(yīng)新形勢需要，推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理

《辦法》在對高校檔案信息化建設(shè)提出了新要求：一是應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔；二是高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。在檔案管理活動中檔案信息化建設(shè)應(yīng)全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用，并實現(xiàn)“三化”：一是檔案信息數(shù)字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化；三是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。利用計算機(jī)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的著錄與標(biāo)引、編目、檢索、統(tǒng)計自動化替代所有手工抄寫工作，實現(xiàn)檔案的自動化處理和網(wǎng)上查詢。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)，為更多的用戶提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。通過網(wǎng)絡(luò)為廣大師生服務(wù)，可以在很大程度上方便師生檢索和查詢資料，有利于查到、查全有關(guān)資料，從而更好地提高學(xué)校檔案的服務(wù)水平。

六、加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量

隨著檔案管理自動化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案管理工作迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息技術(shù)人員，為此，《辦法》明確規(guī)定，檔案工作人員不僅要具備檔案業(yè)務(wù)知識，而且要具備相應(yīng)的科學(xué)文化知識及現(xiàn)代化管理技能，檔案館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)熱心檔案事業(yè)，具有高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷，有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神，同時要年富力強(qiáng)，身體健康。這一規(guī)定突出了人才興檔、人才強(qiáng)館的理念。加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)，要采取切實措施，建立一支有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊伍，并保持相對穩(wěn)定。要嚴(yán)把人員入口關(guān)，真正將政治素質(zhì)高和適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化要求的專業(yè)人才選配到檔案崗位上來；要為檔案工作人員盡可能多地創(chuàng)造學(xué)習(xí)培訓(xùn)交流的機(jī)會，支持他們進(jìn)修學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平，使其盡快掌握檔案信息化、現(xiàn)代化管理技能；要不斷提高檔案工作人員的待遇，關(guān)心他們的生活，努力為他們解決后顧之憂。對專職從事檔案工作的人員，要實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員的同等待遇。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時間的學(xué)習(xí)和積累經(jīng)驗，只有穩(wěn)定檔案干部隊伍，才能逐步完善高校檔案管理工作。檔案干部的頻繁調(diào)動，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益考慮，加強(qiáng)檔案干部的思想政治工作，解決他們的實際困難，使他們安心本職工作。對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，《辦法》規(guī)定：“應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施，防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。”這充分體現(xiàn)了黨和政府對檔案工作者的關(guān)懷，也進(jìn)一步激勵檔案工作者盡職盡責(zé)地做好本職工作。

［1］韓秋黎.談修訂后的高等學(xué)校檔案管理辦法［J］.中國檔案，2008，（12）：31-32.

［2］牟陽春.學(xué)習(xí)貫徹高等學(xué)校檔案管理辦法促進(jìn)高等學(xué)校檔案工作科學(xué)發(fā)展［N］.中國教育報，2008-09-26.

［3］付云金.高校檔案全方位管理攻略［J］.現(xiàn)代企業(yè)文化，2008，（11）：75-76.