評價檔案管理述評

趙喜艷

（沈陽工程學院 教育評價中心 遼寧 沈陽 110136）

評價檔案是高校檔案管理中的一項重要內容，是學院實施教育評價過程中形成的最原始的資料，是支撐新建本科院校教學評估的重要組成部分。評價檔案作為本科教學評估的基礎和依據，在教學評價中發揮了重要作用。提高評價檔案管理意識，增強評價檔案管理水平，是做好高校檔案管理工作的基礎。

一、評價檔案管理的重要性

評價檔案是在教育質量內部評價實踐中積累的評價原始資料，它是評價歷史的真憑實證，是評價歷史的客觀記錄，是評價過程中形成的第一手最可靠的資料。評價檔案是支撐新建本科院校本科教學評估的重要組成部分，評價檔案的管理與評估有著密切的聯系,評價檔案的管理是為評估服務的,同時評估也是對評價檔案管理的一種促進,二者相輔相成、相互促進。評價所涉及的內容滲透教育全過程，是對教育活動現實價值做出的判斷，評價檔案承載著大量的教育教學評價信息,它是研究和了解新建本科院校各部門建設與發展的重要依據，是促進各部門協調發展的動力，也是鞭策、激勵和引導教學部門朝著高質量、高效益的目標邁進的武器。因此，管好評價檔案很重要，它是評價工作有效性的體現。新建本科院校應以此為牽動，不斷提高評價檔案管理水平。

二、評價檔案管理要建章立制

營造好的評價檔案建檔環境，要建章立制。評價是沈陽工程學院一項重要的工作，是建立健全教育質量監控體系中的一項重要內容。評價是提高教育質量的關鍵，評價形成的檔案管理也顯得尤為重要。評價指標的形成、評價結果、評價數據、評價過程的材料匯總等，這些原始數據都是部門、教師查閱的原始憑證。教育部要求的教學評估，其中就有關于教育評價的內容，評價檔案的重要性顯而易見。評價檔案的收集、整理不是一朝一夕的事情，而是長時間慢慢積累的過程。建章立制能讓兼職檔案管理人員充分認識到評價檔案管理的重要性和必要性，樹立高度的責任感和檔案意識，做好評價檔案的收集、整理、保管和統計工作。因此，學院應建立《兼職檔案部門管理辦法》和《兼職檔案員的權利與義務》等規章制度，從制度上約束兼職檔案人員。如果依據國家《檔案法》和教育部的《普通高等學校檔案管理辦法》，結合本院實際明確兼職檔案管理人員的職責和任務，建立歸檔獎懲追究責任制度，能有效規范、監督和激勵兼職檔案人員的檔案管理水平。

三、評價檔案管理的一些體會

作為兼職檔案管理人員，在管理檔案的過程中感觸頗深。評價的檔案管理是瑣碎的工作，也是很重要的工作。因兼職檔案管理人員缺少專職人員的實踐和工作經驗，要管好檔案，責任感尤為重要。下面是我兼職做檔案管理的一些體會。

1.及時歸檔評價數據。

學院成立專門的機構對內評價，對外評估。每學期常規性的評價工作有學生評教、教師評學、績效評價，以及省級以上的精品課、教學團隊、專業帶頭人、教學名師等的申報。這些常規性的工作要在每學期初列一表格，按時間順序及時做好收集、整理和歸檔。對于臨時性的評價工作，要先建好檔案盒，做好登記和統計，評價結束要及時歸檔，整理。每學期的評價工作通知、評價指標、評價結果通報、上報材料等都要及時歸檔、整理。

2.嚴守評價檔案的保密制度。

評價工作不同于其他工作，有評價就要有結果。專家的評價意見是評價過程中形成的第一手最真實的資料，是以后查考的證據。專家打分數據不能公開，評價原始數據要密封，檔案管理人員要認真執行保密制度。檔案員要有職業道德精神，要維護安定團結，要對專家負責。凡要查閱評價檔案的要請示部門領導，領導許可方可查閱原始數據；查閱檔案者如需抄錄或復印要經領導簽字；檔案柜平時要上鎖，保證評價檔案的機密；檔案管理人員也不能隨意透露評價信息，要守口如瓶，嚴格遵守評價檔案管理的保密制度。

3.評價檔案的管理要現代化、規范化和標準化。

隨著評價工作的深入，評價檔案的數量和內容日益增多。同時，評價檔案的利用率也大大提高。教學部門申報項目需要查閱評價資料，復制評價原始資料的次數日益增多。教學部門對評價檔案的快速、準確和便捷的需求日益迫切，這就要求兼職檔案人員利用現代化的科技手段，提高評價檔案管理技術的現代化，使評價檔案管理達到最優化的效果。評價的檔案主要有紙質檔案和電子文檔，紙質文件要分門別類歸檔，電子文件要按部門建文件夾，文件夾下設若干個小文件夾，按評價內容分類，按評價時間排序，按部門建檔。評價檔案管理是否規范、標準是方便查閱評價資料的基礎。只有檔案管理實現現代化、規范化和標準化，教學部門查閱原始數據時，才會快捷、方便。評價檔案的現代化、規范化和標準化管理，能保證評價檔案管理的質量，能提高評價檔案的利用率，能保證評價檔案的信息完整。

4.評價檔案要按要求歸檔。

凡需歸檔的評價方面的文件材料，必須遵循評價工作文件材料的自然形成規律，保持歸檔材料之間的聯系，以便于保管和利用的原則進行系統整理，要盡量采用原始文件歸檔；收集工作必須貫徹集中統一管理的原則，遵循評價檔案的自然形成規律，按歸檔范圍收集；必須保證評價工作的文件材料收集的完整、準確、真實、系統。

5.領導重視是做好評價檔案管理的保證。

評價檔案管理是我院教育質量內部評價體系的一項外延內容。部門領導的重視程度決定評價檔案管理水平的高低。領導重視，經常督促兼職檔案管理人員歸類各種評價材料，評價文件材料的收集、整理和歸檔就會及時，兼職檔案管理人員就會經常的查遺補缺，增強檔案管理意識，不斷提高評價檔案管理水平。

6.加強檔案知識學習，提高檔案管理水平。

學院應該積極開展兼職檔案人員業務培訓，努力提高兼職檔案管理人員的素質。同時兼職檔案管理人員也要增強學習的自覺性和緊迫感，利用業余時間學習檔案管理相關知識，不斷提高業務水平。用檔案專業知識來提高檔案管理工作效率，愛崗敬業,努力提高檔案的管理水平。

綜上所述，評價檔案是高校管理工作的重要組成部分，是支撐新建本科院校教學評估的重要組成部分，是對學院評價歷史與現實工作的反映和記錄，對高校的持續和發展起著很大的作用。評價檔案管理應以本科教學評估體系為指導，加強規范管理，按照本科教學評估的標準做好檔案的管理工作。兼職檔案管理人員在工作中也應不斷提高評價檔案管理意識，不斷提高評價檔案的管理水平。

［1］陳冰.高校檔案工作與本科教學評估［J］.廣東醫學院學報，2005，（6）.

［2］李詠梅.高校評估與高校教學檔案建設［J］.檔案與建設，2006，（7）.