基層健康教育工作檔案的收集與管理

許 蓉

（玉溪市紅塔區疾病預防控制中心，云南 玉溪 653100）

基層健康教育工作檔案的收集與管理

許 蓉

（玉溪市紅塔區疾病預防控制中心，云南 玉溪 653100）

隨著基本公共衛生服務項目工作的穩步推進，基層健康教育工作檔案的收集與管理要實現科學化、制度化、規范化，必須以《國家基本公共衛生服務規范（2009年版）》為原則，理清思路，科學分類，規范管理，發揮檔案信息資源的基礎性功能，才能更好地完成基本公共衛生服務項目工作。

檔案收集管理；健康教育

健康教育是以傳播、教育、干預為手段，以幫助個體和群體改變不健康行為和建立健康行為為目標，以促進健康為目的所進行的系列活動及其過程[1]。每一個健康教育項目與活動，都要經歷規劃、設計、實施和評價這幾個階段，在整個過程中，將形成大量不同載體的檔案，其中有文書檔案、專業檔案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案等，這些檔案不僅體現了上級文件精神和基層以往工作意圖，而且對這些精神和意圖的貫徹實施提供了證明，它不僅如實地記錄了健康教育工作的進程，還總結積累下大量的工作經驗和教訓，對發揚成績、吸取教訓、改進工作起到了巨大的指導作用。但健康教育檔案的收集、整理工作正是基層健康教育工作的薄弱環節，多數鄉鎮衛生院，特別是衛生所的健康教育檔案分類不清、項目不全、內容貧乏，不能如實反映日常工作的整個過程，更不能體現自己工作的特色和內涵。基本公共衛生服務項目工作的穩步推進，對基層健康教育檔案的收集、整理工作提出了更高要求，因此，基層健康教育專兼職人員更要時刻關注工作進展情況，隨時收集工作過程中形成的一切資料，本著方便實用的原則，采取平時收集和年終收集相結合的方法，及時將匯集的材料編排入檔案，建立有條不紊、簡便易行的檢索程序，才有利于基本公共衛生服務項目的深入發展。

1 基層健康教育工作檔案的分類

圍繞《國家基本公共衛生服務規范（2009年版）》要求，筆者根據多年的工作實踐，認為以下幾類資料是今后在基本公共衛生服務工作中必須立檔的。

健康教育機構、人員、設備等基礎資料；健康教育年度工作計劃、總結；健康教育媒體材料的流通情況； 健康教育宣傳欄的更換記錄；公眾健康咨詢活動資料；健康知識講座資料；調查研究、科研設計、效果評價的原始資料、總結、報告、論著等；各種專業會議、培訓、交流的業務資料。

2 基層健康教育工作檔案的收集整理

《國家基本公共衛生服務規范（2009年版）》對基層提供健康教育媒體材料、宣傳欄更換、開展公眾咨詢活動、舉辦健康知識講座等工作的考核指標有明確規定：一是發放健康教育印刷資料的種類和數量。二是播放健康教育音像資料的種類、次數和時間。三是健康教育宣傳欄設置和內容更新情況。四是舉辦健康教育講座和健康教育咨詢活動的次數和參加人數[2]。

針對以上指標，以往只做不留痕跡的衛生宣傳工作模式已遠遠不能適應衛生改革的需要，只有在健康教育工作資料檔案的收集、管理上下足功夫，把健康教育檔案管理工作做實、做細，才有利于基層健康教育工作的良性發展。

2.1 提供健康教育媒體材料

健康教育媒體材料泛指健康教育活動中所使用的輔助材料，如傳單、報刊、小冊子、墻報、折頁、標語、宣傳畫等印刷平面材料和錄像片、錄音帶、光盤等聲像材料等[1]。健康教育媒體材料的來源除了自制，還有上級下發、外地交流等。

以往，基層健康教育工作人員對這一塊工作的做法往往局限于發放印刷品、播放音像資料，而不做任何登記管理，由于缺乏有效監管，有的甚至將印刷品當廢紙處理，造成人為浪費。基本公共衛生服務項目的實施，要求基層在各種媒體材料流入后，必須認真做好流通登記，對材料的流入時間、流入單位以及材料名稱、內容、形式、數量及其去向或用途等進行詳細登記，并留樣保存。使用過程中，做好發放記錄，集中發放的要讓領取單位簽名，并留下對方聯系方式，便于日后對資料使用情況做進一步的跟蹤調查。播放音像資料時，做好播放內容、日期、次數、累計時間、責任人，收看人群及人數等的記錄也很有必要。

2.2 設置健康教育宣傳欄

一直以來，考核基層健康教育宣傳欄是否更換只需出示宣傳欄的文字材料即可，這為檔案的造假提供了可能，為杜絕健康教育宣傳欄檔案資料造假成為普遍現象，在版面制作過程中必須在版面上留日期，同時以照片資料為依據。所以，為基層配備相機等設備勢在必行。

2.3 開展公眾健康咨詢活動

利用各種健康主題日或針對轄區重點健康問題，開展健康咨詢活動并發放宣傳資料是基層開展健康教育工作的主要方式，但很多基層單位僅限于參與，沒有收集活動資料的意識，最終導致統計數字任意編造，甚至同一活動在不同文字資料上的統計數字都不同。即使有的基層單位能提供活動相關資料，但由于資料不全，不能體現資料的真實性，從而使健康教育檔案資料失去了其基礎性功能。因此，活動后認真填寫《國家基本公共衛生服務規范（2009年版）》附表《健康教育活動記錄表》，把活動時間、地點、形式、主辦單位、合作伙伴、參與人數、宣傳品發放種類及數量、活動主題、宣教人、活動小結、活動評價一一填寫清楚，并將活動所產生的相關書面材料或圖片材料、印刷材料、影音材料、居民簽到表及其他材料盡可能多地搜集起來，因為只有從眾多的數量中經過鑒別、比較才能篩選出質量高的文件，所謂量中求質，就是這個道理。

2.4 舉辦健康知識講座

隨著人民生活水平的不斷提高，定期舉辦面對面的健康知識講座，已逐漸成為人們喜愛的健康教育服務手段之一。但由于基層健康教育師資的匱乏，使這一項工作無法在鄉鎮乃至村一級深入開展，只有通過基本公共衛生服務項目的實施，大力培養基層健康教育師資力量，把工作開展起來后，再按上述收集公眾健康咨詢活動檔案資料的方法，把健康知識講座檔案建立起來，為今后的工作方式方法及效果評估提供理論和實踐方面的指導，使基層健康教育工作得到長足發展。

3 為加強基層健康教育檔案管理工作的建議

3.1 健全制度

建立健全檔案管理和各項規章制度是做好檔案工作的前提。要制定科學合理的檔案管理規章制度，如：檔案室安全制度、查閱制度、入檔文件要求、材料收集制度等。有條件的基層健康教育機構要建立電子檔案，探索現代化的網絡檔案管理。要逐步形成一套自己的檔案管理操作程序，健全完善檔案網絡管理體系，制定一整套規范合理的管理制度，使檔案工作建立在科學規范的基礎上，實現良性運轉。

3.2 全員收集

歸檔文件要齊全、完整、系統、準確。為了使材料收集齊全又分散工作量， 可以實行全員參與、責任到人的方法，使檔案工作與每個人都有聯系，做到分工明確人人有責，及時移交定時歸檔。

3.3 分類歸檔

分類歸檔是基層健康教育檔案管理中最重要的環節，也是實現基層檔案管理規范化、科學化的關鍵。基層健康教育機構的各類檔案都應逐件登記、編制目錄、分類保存；文書檔案需要科學分類歸檔管理，結合基層健康教育工作實際并遵循檔案分類科學、實用、清晰、明了的原則。

3.4 妥善保存

檔案資料收集整理歸檔后還要妥善保存。首先要保證所有存檔文件不丟失，并注意防火、防盜、防浸水；其次應嚴格借閱制度，及時歸還放入原卷，同時機密文件要注意保密，不得隨便外借，嚴守檔案管理的有關規定。積極研究計算機網絡檔案信息的存儲、加工、管理開發、利用等新技術，以適應基層健康教育檔案管理工作的需要。

3.5 充分利用

檔案反映了基層健康教育機構許多豐富的有價值的信息，檔案是過去經驗的積累，記錄了基層健康教育發展的歷史，更重要的是隨著衛生改革形勢的發展，有些方法過時了，有些方法仍然有成效，我們可以通過翻閱檔案，針對當前形勢，揚長避短、與時俱進，把健康教育工作搞得更加有聲有色。

4 基層健康教育檔案管理發展的思考

4.1 檔案管理意識要由被動變主動

檔案管理者的思想觀念要轉變，業務水平要不斷提高。首先要使基層健康教育工作者了解檔案工作的重要性，使大家對檔案管理有一定的了解和認識；其次要善于利用各種有利時機收集檔案材料。

4.2 檔案管理手段要由舊變新

首先檔案人員要具備過硬的、扎實的專業知識，使管理者知識結構從單一型、封閉型轉化為綜合型、開放型；第二，檔案人員應掌握現代化管理工具，熟練掌握電腦操作，以方便快捷的方法，增強信息交往能力，從而提高工作效率。

4.3 管理層次由淺變深

為了更好地利用和挖掘基層健康教育檔案資源，在收集整理檔案過程中，應對檔案中相關聯性的資料進行分析、分類。用科學的方法開發健康教育檔案的更多功能，協助基層健康教育工作人員挖掘檔案資料中蘊含的知識資源，使其能夠及時獲取信息，并從信息中獲取、提煉和開發出有參考價值的東西。

[1] 田本淳.健康教育與健康促進實用方法[M].北京:北京大學醫學出版社,2005:1.

[2] 衛生部.《國家基本公共衛生服務規范（2009年版）》[Z].2009

R197.32

B

1003-2800（2010）06-0564-02

2010-07-15

許 蓉（1973-），女，云南玉溪人，大專，健康教育技師，主要從事基層健康教育工作。

鄒 鈺）

● 海上述林 ●