談高校院系資料室的現狀與建設

賈 瑋

談高校院系資料室的現狀與建設

賈 瑋

（天津職業技術師范大學 天津 300222）

結合高校院系資料室的建設現狀，分析資料室發展過程中遇到的制度、人員、信息交流和經費投入等方面的問題，并就如何完善院系資料室建設進行了探討，提出了改變觀念、完善制度體制、加強隊伍建設、加大經費投入及加強專業特色建設等多方面改進措施。

高校；院系資料室；管理體制；現狀

高校院系資料室是專業特色突出的小型文獻信息中心，是高校圖書資料情報系統的重要組成部分，是師生查閱文獻信息資料、獲取情報信息、進行科學研究的重要場所，其建設發展情況能從側面反映出一個院系的教學、科研、管理水平。高校院系資料室主要收集、整理、研究本專業的各種文獻信息資料，是師生查閱文獻信息資料、獲取情報信息、進行科學研究的重要場所。院系資料室服務在教學科研一線，是圖書館的分支和延伸，雖然二者在藏書規模、服務對象、服務方式等方面各有不同，但它們的服務目標是一致的，二者并行存在、相互依存、相互補充、相互促進。保持和促進院系圖書資料室健康有序的發展，能有效提高高校教學質量和科研水平，促進高校健康發展。

高校院系資料室的現狀

近年來，隨著高等教育事業的迅速發展和教育體制改革的日益深入，高校院系資料室的發展也面臨著新的機遇和挑戰。從當前高校的院系資料室建設現狀來看，一些高校的院系資料室未能把握好自身功能定位，未認清自身在院校教學、科研中扮演的角色，還是沿用過去的管理手段和傳統的管理模式，早已不適應當前形勢發展的需要。目前，高校院系資料室發展中存在的問題主要表現在以下幾個方面。

管理體制和制度不合理、不完善 管理體制落后，各項規章制度不健全，是目前高校院系資料室普遍存在的現象。在管理體制上，院系資料室一般有雙重領導，行政上歸屬院系，業務上歸屬高校圖書館。雙重管理往往容易形成“兩不管”或“都要管”的局面，極不利于院系資料室的進一步發展。在管理制度上，多數院系資料室沒有制定規章制度或規章制度不健全，即使制定了統一的規章制度，由于日常管理的松懈，文獻利用率低，文獻資源大量流失。如有些教師借閱院系資料室文獻資料從不登記，把資料室當自家書櫥，長期占有，不催不還，只借不還。

具有專業素質的資料員匱乏 據調查，目前高校院系資料室資料員多數為其他崗位人員兼職或引進人才的家屬，正規院校畢業的圖書情報專業人員或具有專業素養的資料員極其匱乏，嚴重影響了院系資料室專業性質的體現和服務功能的發揮。一方面，非專業資料員由于知識結構單一、專業知識和圖書館理論知識缺乏，只能從事簡單借閱、流通登記和圖書資料整理等一般性服務工作，而對科技查新、參考咨詢、定期服務等高層次服務心有余而力不足；另一方面，由于上級領導不重視，資料員往往身兼數職，既是資料員，又是辦事員、保管員等，行政教輔事務繁多，無暇開展正常的圖書情報服務工作。甚至部分資料員忽視資料室工作，讀者來借閱文獻找不到資料員的情況時有發生。例如，我校80%的院系資料室僅有一名資料員，且多數是院系里教師兼職做資料員，每周都有課程安排，在資料室工作時間有限，讀者查閱文獻時要提前預約，無法做到隨到隨查。并且由于缺乏專業圖書情報知識，資料員也只負責一些文獻的登記、借還、整理等簡單工作，代查、參考咨詢、定題跟蹤等服務基本沒有開展。

信息交流不暢通 目前，高校各院系資料室之間、資料室與圖書館之間互不往來、互不開放、條塊分割、各自為政，信息交流不暢通。由于缺乏協調、溝通，資源難以共享，文獻資源重復購置，建設上“大而全、小而全”現象普遍存在。同時院系資料室往往只對本院系教師提供文獻資料服務，很少為研究生及本科生服務，更不對外院系師生開放。另外，由于資料室長期以來缺乏有效信息交流，造成藏書結構不合理，圖書分類編目缺乏統一標準，各院系各自為政，給管理和服務工作帶來諸多不便。

服務手段落后 多數高校院系資料室管理方法原始，服務手段落后，大部分還停留在手工操作階段，這種局面很難適應高速發展的信息化社會和廣大師生對數字化、網絡化信息的需求。目前，高校院系資料室僅具有流通、閱覽功能，處于被動服務狀態；文獻資料來源渠道單一，最新的信息資料更新不及時，情報功能較弱，文獻資料利用率低；自動化、數字化、網絡化服務手段匱乏，制約了院系資料室管理工作的創新和發展。例如，根據調查統計，我校的院系資料室沒有一個能實現計算機自動化管理，都還停留在手工登記借還階段，文獻資源自動化查詢無法實現，讀者查詢文獻時，還需要資料員逐一查找自編的文獻資源登記本，費時費力。

經費投入不足制約發展 目前，高校普遍重視圖書館發展，對圖書館硬件建設和購書經費給予了足夠的重視和投入，卻忽視了院系資料室的發展和建設。許多院系資料室占地很小，絕大多數沒有專門的藏書空間。加之院系資料室的經費來源大多是由各院系自己解決，一些院系領導不重視，資料室經費經常不足，文獻信息補給困難，文獻數量少，質量不高。近年來，由于書價暴漲，各院系資料室購書經費更加緊張，圖書和期刊資料的購買量急劇萎縮，尤其是價格昂貴的外刊和專業性期刊，不得不少訂甚至不訂，很難保證專業文獻資源收集的連續性、完整性，文獻數量、質量遠遠無法滿足讀者需要。

完善高校院系資料室建設應采取的措施

轉變思想觀念 一方面，要通過自身努力轉變院校領導對院系資料室的傳統觀念，引起院校領導的重視，使之認識到院系資料室在教學、科研中發揮的特定作用和扮演的重要角色。另一方面，院系資料室要改變原有的工作觀念，不能僅滿足于簡單借還、資料收集整理等工作，應積極轉變觀念，找準自身定位，變被動服務為主動服務，變單一低層次借閱服務為多層次知識信息服務，多途徑、多方式地提供定題服務、咨詢服務等高層次服務，充分發揮院系資料室的專業特色功能。

健全規章制度，完善管理體制 首先，要建立健全院系資料室的規章制度，包括借閱流通制度、損失賠償制度等，實現有章可循。要嚴格按照規章制度進行圖書資料管理，實現文獻資源管理標準化、規范化。其次，規范院系資料室業務工作，對資料室文獻資料采購、加工、入藏統一標準，規范流程。再次，完善院系資料室管理體制，理順上下級關系，業務上接受高校圖書館的統一領導，同時加強與其他院系資料室之間的聯系與合作，各資料室應與圖書館共同努力，完成校內文獻信息資源體系的建設，真正實現資源共享。

加強資料員隊伍建設 院系資料室工作既細致又繁雜，資料員既要具備一定的專業和業務知識，又要有良好的職業道德和工作素養。各院系在引進資料員時，要著眼于新時期院系資料室的發展趨勢，盡量引進具有專業知識的人員擔任。同時重視對現有資料員的在職進修、培訓，不斷提高資料員理論知識水平和專業業務技能，以便更好地為教學、科研工作服務。另外，各院系領導應重視資料員的工作，充分肯定他們的勞動價值，制定合理獎懲措施，調動資料員的工作積極性和責任心。

加大經費投入 院系資料室作為學校圖書館的補充，有其專業特色，統籌發展是實現圖書館與院系資料室優勢互補的需要。各級領導應認識到院系資料室建設的重要性，多方面考慮資料室建設，逐步增加資料室硬件建設投入，適當加大資料室文獻購置費的投入，保證資料室的藏書量，實現文獻資源利用率的最大化。同時，各院系資料室應拓展思路，利用自身豐富的資源條件，適當開展部分微利的有償服務，擴寬經費來源，促成“以資源養資源”的良性循環機制。

強化資料室專業特色建設 院系資料室之所以獨立于學校圖書館而存在，關鍵因素在于其專業特色。院系資料室要走小、精、專路線，藏書建設應時刻關注本專業發展前沿，著力突出專業特色。首先，文獻采集必須緊貼本院系教學科研需要和專業設置的具體情況，分清輕重，把握重點，利用有限經費購置專業教學科研最需要的資源。其次，重視本院系原生文獻的收集、整理、加工，通過內部收集獲取更多本院系的重點專業和新開設專業的特色文獻，如教材、教學大綱、教案、期刊學術論文、畢業生論文等文獻資源，形成院系原生文獻體系。再次，加強與本院系師生交流，了解本學科專業發展方向和趨勢，及時把握讀者最新的專業信息需求。總之，院系資料室的發展方向應逐步由一元化向多元化轉變，摒棄“小而全”，突出專業特色建設。

院系資料室建設是院系建設的重要組成部分，資料室建設的好壞對院系教學科研工作有很大影響。尤其伴隨著高等教育的大發展和教育轉型的迫切需求，院系資料室的建設發展面臨著新情況、新問題。我們要抓住院系資料室建設重點，明確資料室建設的方向，在教學實踐中不斷摸索、總結，使院系資料室在促進學校教學與科研事業發展過程中發揮更大的作用，促進高校教學、科研水平進一步提高。

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1672-5727（2010）08-0119-02

賈瑋（1973—），女，天津市人，天津職業技術師范大學教務處助理館員，研究方向為圖書資料與教學檔案管理。

蘇州經貿職業技術學院教育科研項目《高職畢業設計（論文）團隊模式的研究與實踐》（項目編號：JY0904）