高校黨委辦公室模塊化工作法探索與實(shí)踐

廣東 鄭榮奕

高校黨委辦公室模塊化工作法探索與實(shí)踐

廣東 鄭榮奕

本文概述了模塊化理論的研究狀況，界定了模塊化的概念。我們將模塊化工作法應(yīng)用于學(xué)校黨委會(huì)辦公室管理，實(shí)踐證明，模塊工作法規(guī)范了工作流程、細(xì)化了工作責(zé)任、提升了工作效率。

模塊；模塊化工作法；實(shí)踐

目前，模塊化理論在全球范圍迅速崛起并受到學(xué)術(shù)界和企業(yè)界的普遍關(guān)注。有學(xué)者認(rèn)為，我們己經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)嶄新的模塊化時(shí)代。伴隨著模塊化在實(shí)踐中的迅速發(fā)展，國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)界也陸續(xù)開(kāi)展了相關(guān)的理論研究。模塊化管理理念正逐步從計(jì)算機(jī)、金融等領(lǐng)域滲透到政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位。通過(guò)文獻(xiàn)檢索，模塊化管理現(xiàn)在很少應(yīng)用于高校事務(wù)管理。高校黨委辦公室作為黨委工作運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞機(jī)構(gòu)，如何提升工作水平，提高工作效率，是新時(shí)期新形勢(shì)下高校黨委辦公室面臨的一個(gè)重要而緊迫的理論和實(shí)踐課題。面對(duì)這一挑戰(zhàn)，我們大力推行模塊化工作法，并取得良好成效。

一、模塊化工作法概述

20世紀(jì)60年代，模塊化技術(shù)取代流水線技術(shù)成為新的主導(dǎo)范式。模塊化，英文為“modularity”，哈佛大學(xué)教授Baldwin和Clark對(duì)模塊化做了精辟的說(shuō)明，他們認(rèn)為，模塊化的核心是從相對(duì)小的、可以獨(dú)立進(jìn)行功能設(shè)計(jì)的系統(tǒng)組建成一個(gè)復(fù)雜產(chǎn)品或流程，不同模塊的研發(fā)和改進(jìn)相對(duì)獨(dú)立，其信息處理過(guò)程被包含在模塊內(nèi)部，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)界面與其他模塊相互連接。模塊化是產(chǎn)業(yè)分工細(xì)化的產(chǎn)物，已經(jīng)成為全球制造業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。他們?cè)?000年出版的《設(shè)計(jì)規(guī)則：模塊化的力量》書(shū)中指出：“模塊”是指“半自律性的子系統(tǒng)，通過(guò)和其他同樣的子系統(tǒng)按照一定的規(guī)則相互聯(lián)系而構(gòu)成的更加復(fù)雜的系統(tǒng)或過(guò)程”。而把復(fù)雜的系統(tǒng)分拆成不同模塊，并使模塊之間通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化接口進(jìn)行信息溝通的動(dòng)態(tài)整合過(guò)程就叫做模塊化。

日本學(xué)者青木昌彥教授則給“模塊”下的定義是：“模塊”是指半自律性的子系統(tǒng)，通過(guò)和其他同樣的子系統(tǒng)按照一定規(guī)則相互聯(lián)系而構(gòu)成的更加復(fù)雜的系統(tǒng)或過(guò)程。“模塊化”則是按照某種規(guī)則，一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)或過(guò)程和若干能夠獨(dú)立設(shè)計(jì)的半自律的子系統(tǒng)的過(guò)程相互整合或分解的過(guò)程。其理論核心是標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，流程化操作，可組合、分解、更換、獨(dú)立編譯的體系結(jié)構(gòu)等。

二、模塊化工作法主要做法

近年來(lái)，根據(jù)學(xué)校工作實(shí)際，創(chuàng)新開(kāi)展“模塊化工作法”，全面分類(lèi)工作類(lèi)型，梳理工作流程、探索工作規(guī)律，打造了辦會(huì)辦文、綜合調(diào)研、信息報(bào)送等60多個(gè)業(yè)務(wù)工作模塊。

整合辦文模塊。我們將文件分為來(lái)文和發(fā)文。根據(jù)來(lái)文單位和急緩程度歸納整理了8個(gè)業(yè)務(wù)模塊；發(fā)文分上行文和下行文整理了12個(gè)業(yè)務(wù)模塊。如在下行文中我們統(tǒng)一各種發(fā)文格式，整理了通知、通報(bào)、決定等7個(gè)模塊，發(fā)文模塊以Word形式保存并發(fā)送給人事處、教務(wù)處、學(xué)生工作處等經(jīng)常發(fā)文的部門(mén)，在平時(shí)發(fā)文時(shí)可以直接套用模塊。辦文模塊縮短了辦文時(shí)間，提高了辦文質(zhì)量。

整合辦會(huì)模塊。辦會(huì)模塊以圖解、文字說(shuō)明與實(shí)用模板等形式固定下來(lái)。例如，我們整理了黨代會(huì)、教代會(huì)、黨委會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)、中層干部會(huì)、全體教職工會(huì)等重要會(huì)議的模塊，將各種會(huì)議的籌備方案、工作流程圖、會(huì)議通知、會(huì)議議程等匯編成冊(cè)并以文件夾形式保存下來(lái)，以供隨時(shí)調(diào)用。辦會(huì)模塊使會(huì)議籌備職責(zé)更加清晰，工作人員可以在執(zhí)行過(guò)程中按圖工作、“對(duì)號(hào)入座”，負(fù)責(zé)同志可以“循表責(zé)實(shí)”、動(dòng)態(tài)監(jiān)控，提高了會(huì)議組織的規(guī)范性。

整合辦事模塊。我們認(rèn)真提煉歷年重大節(jié)慶活動(dòng)、來(lái)賓接待、突發(fā)事件處理、考察調(diào)研、項(xiàng)目督查等工作的規(guī)律，做成模塊，待有相似的情況發(fā)生時(shí)，在此基礎(chǔ)上再結(jié)合當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐木唧w情況做一些調(diào)整，可以確保工作及時(shí)到位。同時(shí)，為推動(dòng)高效執(zhí)行，我們?cè)诮⒐ぷ髂K時(shí)注重體現(xiàn)“方便檢索”和“自動(dòng)生成”的原則，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，大量使用表格、圖標(biāo)、公文格式等實(shí)用模板，可直接輸入時(shí)間、內(nèi)容、地點(diǎn)、任務(wù)等要素，自動(dòng)生成，大大縮短了工作時(shí)間，提高了應(yīng)急處理能力。

實(shí)踐證明，模塊工作法在決策參謀、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、督查督辦、服務(wù)保障等方面，均取得了較好成效。

[1]Baldwin,C,Kin.B Clark.Design Rules：The Power of Modularity[M].Cambridge MA：MATPress,2000.

[2]童時(shí)中編著,模塊化原理設(shè)計(jì)方法及應(yīng)用[M].北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2000.

[3]凌偉憲.以“模塊工作法”提高黨委辦公廳執(zhí)行力[J].秘書(shū)工作,2010(7).

(作者單位：鄭榮奕，廣州科技貿(mào)易職業(yè)學(xué)院黨政辦公室，主任)