高校檔案資源信息化建設

李楊

（黑龍江八一農墾大學辦公室，黑龍江 大慶 163319）

隨著檔案資源信息化成為最重要的一種發展動力，人們對信息化及其信息服務的依賴也達到了前所未有的高度，信息資源共享性的特點加快了社會向多元化發展的進程，傳統的高校紙質檔案工作模式必將漸漸被社會所拋棄，只有朝數字化方向發展才能順應時代的潮流，實現其價值的最大化。

1 高校檔案資源信息化建設現狀

目前高校檔案資源信息化建設雖然有統一的規范和標準,但人們對檔案信息資源的信息價值和作用缺乏認同感,無法達到高校檔案信息資源共建共享。由于高校檔案管理部門自身管理觀念陳舊,致使檔案工作者對檔案工作的認識程度不高,成為制約高校檔案資源信息化建設的重要因素。從事檔案管理的人員仍然存在著“為保管而保管,重保管輕利用”的思想,缺乏檔案信息資源共建共享的創新觀念,檔案信息資源的優化整合與開發利用工作落后于信息社會發展的需要,導致檔案信息資源建設難以適應高校檔案信息利用需求。

高校檔案館(室)按照《高校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》的要求，建立了門類比較齊全、結構比較合理、管理比較科學、設施比較完善、服務比較有效的檔案工作體系，為檔案信息化建設打下了堅實基礎。許多高校檔案館(室)在檔案信息化建設方面已投人了一定的經費，如配備了計算機、網絡設備、輸人輸出設備和其他硬件、軟件，建成了檔案網絡等等。

2 高校檔案信息化建設的制約因素

數字檔案打破了傳統意義上的紙質檔案的概念，即有形化向數字化的轉變，高校檔案工作者須實現思想上的轉變與工作方式的更新。由原先的檔案實體管理模式擴展為檔案信息處理模式，在加大了檔案工作量的同時工作效率也須加快，須樹立良好的數字檔案工作理念，滿足高校教育事業迅猛發展過程中對檔案的利用需求。另外高校檔案數字化建設需要高校領導的大力支持，逐步將檔案網絡化建設納入議事日程，在人才物力等方面提供方便，實現高校檔案信息的高效率回報。

3 高校檔案數字化建設基本思路

高校檔案數字化建設就是構建數字化的檔案運行機制,建立數字化檔案工作體系,它是借助各種現代高新技術,實現各種檔案資源數字化存儲、加工、流轉、利用與控制的一個綜合過程,其工作內容涉及到高校檔案工作多方面,根據目前高校檔案工作發展水平,結合數字化檔案形成的規律、特點,其數字化建設應從以下幾方面入手：

建設計算機網絡系統是檔案數字化工作的必備“硬件”環境高速的數字通信網絡是高校數字化檔案建設必備的技術環境,數字化檔案檔案館依附于網絡而存在,其對內的業務組織和對外的服務都是以網絡為載體,只有充分地具有和利用網絡環境技術才能真正完成和發展高校檔案數字化建設工作。高校檔案數字化建設所需的網絡技術環境主要通過學校檔案館范圍內的檔案局域網式的自動化集成管理,面向檔案館內的整理、編目、利用等主要業務工作環節,使全館業務管理在自動化的基礎上形成一個整體,并向來館利用者提供檢索和查詢等項聯機服務。通過校園網面向學校各教學、科研、管理和服務部門,提供用戶在各自辦公室甚至住宅、宿舍內的網絡工作站上對館藏檔案進行網上利用等服務。

健全的檔案數字化工作體系是數字化建設的必要“軟件”條件。高校檔案進行數字化建設必須在檔案工作各個基本環節建立數字化工作流程以及制定數字化工作規章制度。首先,在收集環節,通過計算機網絡建立數字化文件和檔案的一體化管理歸檔收集模式。各單位文書處理人員應在完成本單位形成的電子文件后,通過校園網再轉發一份到檔案館,完成文件歸檔;其次,在管理環節,做好數字檔案設備安全和信息安全兩方面管理工作。由于數字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變為用數字存儲器以及光、磁盤存儲,極小空間可存放大量的數字文件。數字化建設工作主要做好降低數字檔案對設備的依賴性,現階段高校數字化檔案的保管應采取將記錄向人讀介質輸出,暫時以原格式保存記錄,保證數字檔案的可讀性和可利用性,防止信息丟失、被非法更改,注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲管理等問題;再次,在利用環節通過校園網開展電子檢索服務。通過網絡在各高校之間互傳、互換信息,聯機建立用戶使用情況文檔;最后,建立檔案數字化各種規章制度。根據數字化建設工作的發展以及數字檔案特點,制定特定完善、符合實際需要的管理規章制度,文檔一體化工作制度,數字化文件歸檔制度,數字檔案鑒定制度,數字檔案備份制度等,保障數字化檔案建設安全、有序地開展。

建立各類檔案數字化信息數據庫是數字化建設的最終目標。建立數字化館藏檔案基本目錄數據庫。這是高校檔案數字化建設初級目標,主要根據學校各類檔案基本情況,通過著錄標引,建立以原始檔案保存狀態為編目單位的各種檔案基本目錄數據庫,即傳統手工案卷目錄和卷內目錄的計算機化,不過加工得更加詳盡,揭示檔案內容更加全面與深化,且能通過計算機檢索與編目。

建立各類數字化檔案內容專題數據庫。根據學校現代化管理主要內容與發展方向,全面深入地揭示某一系列專題檔案內容,建立從目錄到檔案全文內容的數據庫。可以建立的數據庫主要有:學生學籍檔案數據庫。根據網上招生錄數據,將每屆學生的姓名、性別、出生年月等基本情況收進學籍庫同在校期間各種有關數據收錄在一起,形成學籍檔案數據庫,對鑒別學生畢業證、學位證的真偽,提供確切的證據，將起到積極作用。學生成績檔案數據庫。平時通過校園網收錄學生成績數據,待學生畢業時,匯總建立學生成績庫。學位論文專題數據庫。結合每年畢業生提交學位論文電子版機會,將紙質論文和電子論文數據庫一并歸檔,并及時采用掃描等方式補錄以往學位論文全文,建立齊全的學位論文數據庫。科研成果檔案數據庫。通過數字校園科研管理系統,及時建立科研技術成果動態數據庫,并把已歸檔成果檔案通過鍵盤方式補錄進數據庫,形成完整的科研檔案數據庫。等等一些數據庫。

還要提高檔案工作者的整體素質。人力是社會進步的決定性因素，人才是高校檔案信息化建設的關鍵。建立一支高素質的檔案干部隊伍是高校檔案信息化建設的現實基礎，檔案人員的素質直接影響高校檔案信息化建設的進程。《全國檔案信息化建設實施綱要》提出，檔案信息化的關鍵是檔案工作者素質的提高。有一支過硬的專業技術隊伍，是實現高校檔案信息化建設的保證。加強高校檔案信息化建設是高校檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是加速檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案信息服務水平的必由之路。

總之,高校檔案數字化建設需要經歷一個不斷探索、不斷進取、不斷發展的過程,只有遵循合理的原則,設立科學的目標,采取正確的方法,才能逐步做好此項工作,才能充分發揮高校檔案信息在學校教學、科研和管理服務中應有的作用。

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