關于歸檔文件整理規則的體會

張曉燕

（黑龍江省柳河農場社保局，黑龍江 慶安 152400）

《歸檔文件整理規則》打破了傳統檔案整理“卷”的概念，改革為以“件”為檔案整理及保管單位，是一個很大的突破。這種做法保留了文件生成的原始狀態，不再人為組卷、擬寫案卷題名；省略了案卷級目錄，使檢索更為直接和深化；保管期限定位到每件，改變了原來一卷內文件保管期限不一致時“就高不就低”的做法，使檔案的保管期限劃分更準確、更精確；檔案提供利用時可以做到以“件”為單位，更有利于保密和方便復印，也便于對檔案進行全文掃描等信息化工作。但是，應該清醒地認識到，《歸檔文件整理規則》在實施過程中，還有一些實際問題需要我們去思考。

1 傳統案卷管理的弊端

1.1 傳統的立卷方法與現代的計算機管理不相適應

現在各個企業中，計算機管理已經深入到各個領域，傳統案卷的保管方式，已不適應計算機管理。如果要利用某一份檔案，一般是按照案卷標題檢索，檢索到案卷后再按照卷內目錄檢索，而這種一級一級的檢索是適應手工檢索的方式，速度較慢。

1.2 傳統的立卷方法對組卷要求過高，案卷參差不齊

按照有關規定，傳統的歸檔文件的立卷工作由各歸檔單位的兼職檔案員來完成，但是大多數的兼職檔案員并沒有經過專業培訓，他們的立卷質量難以保證，即使是專業的檔案管理員立卷，也會因為各人的水平和認真程度而存在著很大的差異。在一個庫房中，有時會明顯地看出哪些案卷出自同一人的手，以及在哪一年更換了檔案管理人員。

1.3 傳統的案卷保管期限劃分不準

從事過檔案工作的人都知道，傳統的立卷方式，有時會因同一類問題的文件太少，為了減少案卷數量，就把不同保管期限的文件放在同一卷中，從而把保管期限短的文件的保管期限延長了，這種情況雖然不多，但是客觀確實存在著，從長遠角度來看，這種情況無疑對于優化庫存是不利的，而且給以后的鑒定銷毀工作增加了難度。

2 《歸檔文件整理規則》實施的必要性

檔案室的業務工作由檔案保管和檔案利用兩大部分組成。保管是基礎，利用是目的。而保管必須以整理為基礎，利用必須以檢索為基礎。所以，為保證檔案的充分利用，就必須在工作中貫徹“簡化整理、深化檢索”的宗旨。實際工作中，為克服弊端，有些單位采用變大卷為小卷，或者立散卷的辦法。但是，立小卷的方法，會因為案卷數量的增加而增加檔案管理人員的工作量，卷皮等包裝物及裝具的多投入也會增加檔案成本。立散卷的方法雖然在利用上有一定的方便，但還是不能完全適應現代化計算機管理的需要，可行性不大。因此必須找到一種方法，既能簡便地整理，方便地利用，又科學、規范。《規則》的實施，很好地解決了這個問題。

3 對歸檔文件整理規則的幾點體會

《歸檔文件整理規則》啟發了我的思維，使我對歸檔文件的整理、移交及檔案館館藏結構有了如下想法。

3.1 歸檔文件的整理、保管、利用以“件”為單位歸檔文件整理、保管、利用以“件”為單位，但是“件”的概念略有不同：

紅頭文件(公文)。紅頭文件特指有文號的公文，對此類文件，不再人為組合(如：批復、請示組合成一卷)，而是完全遵循文件形成的規律，保持文件原貌，一份文件即算獨立的一件。當然，類似轉發文和被轉發文本身就應被當作一件的情況除外。

會議材料。將一個(次)會議所形成的所有材料視為一個整體單位(件)進行整理、保管、利用。為了準確劃分保管期限，可以再設“分件”的層次。

普查項目等以項目為單位進行活動所生成的檔案材料。將整個項目視為“件”的單位，項目跨度大、分階段的可以再設“分件”層次。內部信息、宣傳材料。一期視為一件。

3.2 分類

歸檔文件采用年度一收(發)文一文號(問題)進行分類。主要是區分文號種類，而文號種類的區分和編排都是現成的，所以十分簡單，不會因分類和區分保管期限而打亂文號順序，最大限度保留了文件生成原貌，人為主觀成分較小。首先按年度將歸檔文件區分為兩大部分，即自身形成的文件(主要指發文)和非自身形成的文件(主要指收文)；對于紅頭文件(公文)，按其文件形成的自然狀態，即按文號分類和排列，對于非紅頭文件，按歸檔文件的內容進行分類(如：會議材料、普查材料、宣傳刊物等)。對每份文件要標注保管期限，但不按保管期限排列。

3.3 排列

歸檔文件在分類方案的最低一級類目內按文號排列，或按問題(如會議)的時序排列。

3.4 編號

同《歸檔文件整理規則》。

3.5 編目

按年度分別編制“收、發文歸檔目錄”共兩本即可。其中收發文包括應歸檔的公文及其它種類文件材料。在文檔一體化的環境下，可以直接提取收、發文登記數據作為歸檔文件目錄的基礎，十分快捷和高效。歸檔文件目錄項目包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、保管期限、備注。

3.6 移交

在文檔一體化及辦公自動化的網絡環境下，文書部門可將自身形成和收到的電子文件及電子目錄及時歸檔，紙質文件可在辦理完畢后馬上歸檔。檔案室與檔案館之間也可以建立網絡關系，各檔案室及時將歸檔文件電子目錄及電子檔案發送檔案館，為檔案館“現行文件利用中心”提供及時、豐富的信息資源。

對于紙質檔案，建議各檔案室只移交“發文”歸檔文件部分和“收文”中屬本地區行政級別以上(不含)的歸檔文件部分。這樣可解決檔案館館藏中，本地區行政級別范圍內的文件重復歸檔問題。如：各單位“發文”移交到檔案館保管也不會存在館藏重復的問題；而收文，如市政府對所屬單位的發文，對于該單位來說，就是收文，如果一并移交的話，自然存在重復，所以作此限制，檔案館在接收檔案時應作一番篩選和甄別。

4 結束語

《規則》的實施，創新了檔案管理手段，有力地促進了文檔一體化管理的實現，實質上是弱化檔案實體管理，強化檔案信息管理。隨著社會信息化的發展，檔案資源信息化勢在必行，“簡化整理，深化檢索”，以科學、規范、簡便的管理方法，提供準確、有價值的信息服務，是檔案工作的發展方向和趨勢，《規則》的實施，使檔案管理在這方面邁進了一大步。

[1]國家檔案局《.中華人民共和國檔案行業標準—歸檔文件整理規則》，2000年12月

[3]裴相珍《.文書立卷形式可多樣化》，2000年第l0 期<中國檔案>.

[4]王敏《.歸檔文件整理規則》在實際應用中的幾點思考，2009年第四期<學問>.

[5]鄧紹興《.立卷改革中若干問題的思考》，2000年第1 期<北京檔案>.