淺談如何加強(qiáng)公路檔案管理工作

陳杰泉

（廣西桂東公路管理局，廣西 梧州 543000）

在公路勘測設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、養(yǎng)護(hù)生產(chǎn)和科研管理等活動(dòng)中形成的具有利用價(jià)值的各種圖紙、圖表、文字資料、影片影像、照片、錄音等材料，并按程序匯編到一起的圖文載體，即為公路檔案。由于公路工程建設(shè)投資大、周期長、環(huán)節(jié)多，從而決定了公路檔案形成的種類、數(shù)量多而雜。但構(gòu)成建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)檔案的文件材料，不僅可以真實(shí)記錄工程建設(shè)，還可以全面鑒定工程質(zhì)量，為日后查明事故原因、追究事故責(zé)任提供重要依據(jù)，所以它既服務(wù)于項(xiàng)目的建設(shè)、維修、管理、養(yǎng)護(hù)，又服務(wù)于國家的長遠(yuǎn)工程建設(shè)。因此，公路檔案管理是公路建設(shè)、使用和管理工作的一個(gè)重要組成部分，規(guī)范、科學(xué)的公路工程檔案的管理，對公路建設(shè)、使用和管理起著十分重要的作用。

1 公路檔案管理工作的重要性

1.1 憑證作用

檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。公路檔案是公路建設(shè)過程中直接形成的，是作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表聲像等不同形式的歷史記錄，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、圖表等，有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、視頻等等，這些都反映了公路檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。

1.2 參考作用

檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，而且具有參考作用。這是因?yàn)闄n案不僅真實(shí)地記錄和反映了人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的深度，而且，也反映了實(shí)踐活動(dòng)的廣度，為人們認(rèn)識自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)。“察往知來，視茲故帙”，對檔案的參考作用作了高度的概括。檔案的參考作用，其主要特點(diǎn)在于它的可靠性和廣泛性。

首先，檔案參考作用的可靠性。公路檔案是作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表聲像等不同形式的歷史記錄，是第一手資料。歷史學(xué)家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源更可靠。其次，檔案參考作用的廣泛性。檔案是人類在活動(dòng)中形成的，人類的活動(dòng)是廣泛的，因而，檔案也是很廣泛的，其內(nèi)容也是豐富的，它是各單位和個(gè)人廣泛利用的資料。每個(gè)地區(qū)、每個(gè)單位都有檔案室，保存著本地區(qū)、本單位各種內(nèi)容的檔案，人們遇有難題，都可以到檔案部門參考檔案，尋找答案。

2 公路檔案管理工作的現(xiàn)狀

公路檔案是公路建設(shè)的真實(shí)記錄，是公路建設(shè)和管理不可缺少的科學(xué)依據(jù)，因此，公路檔案要求齊全成套，不能殘缺短少，要維護(hù)公路檔案的有機(jī)聯(lián)系、形成規(guī)律，做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。但從當(dāng)前的公路檔案工作來看，公路檔案管理還存在一些問題。

2.1 工作中存在的問題

2.1.1 檔案意識淡薄、重視不夠

長期以來，工程界一直忽視工程檔案產(chǎn)生過程的管理，對工程建設(shè)項(xiàng)目施工中的檔案管理缺乏深入的研究，造成了不少檔案散失嚴(yán)重，即使保存下來的也不完整，工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到80 %左右，較差的單位情況就不同了。另外由于保管不善，致使現(xiàn)有檔案紙張變質(zhì)，圖紙不清，嚴(yán)重的影響了公路工程將來的改建、擴(kuò)建和正常的維修工作，帶來不必要的損失。

2.1.2 施工技術(shù)資料缺乏真實(shí)性

由于在公路工程竣工后，其內(nèi)部的、地下的隱蔽部分不可見，施工技術(shù)文件材料將成為公路工程以后的維修、養(yǎng)護(hù)、改造等工作的主要依據(jù)，因此施工技術(shù)資料的真實(shí)與否直接影響到將來公路工程竣工檔案的利用。但現(xiàn)實(shí)中，某些施工企業(yè)只重施工、不重檔案，對工程項(xiàng)目檔案資料的記錄、收集缺乏責(zé)任心，施工技術(shù)資料不是在具體工作活動(dòng)中隨時(shí)記錄下來的，而是過后隨意編造的，這樣形成的檔案資料勢必虛假，真實(shí)可靠性難以保證。

2.1.3 隨意更改竣工圖

竣工圖是建筑工程在施工過程中所繪制的一種定型圖樣，是建筑物施工結(jié)果在圖紙上的真實(shí)反映。竣工圖不僅是建筑物日后維護(hù)管理、技術(shù)改造、擴(kuò)建及管理的重要條件，而且是抗災(zāi)救險(xiǎn)和戰(zhàn)備中不可缺少的技術(shù)依據(jù)。但在公路工程施工過程中普遍存在竣工圖與建筑物有諸多不符的現(xiàn)象：①只在原施工圖上加蓋竣工圖章，明知監(jiān)理單位已出具了《工程變更通知書》，施工中已經(jīng)執(zhí)行，但提交的圖紙資料仍然是原設(shè)計(jì)的施工藍(lán)圖，未作一絲一毫的對應(yīng)修改；②竣工圖只做部分修改，沒有將變更部位修改完整；③竣工圖編制不規(guī)范，隨意涂抹，圖示繪制不正規(guī)，任意刪改添寫，或不注明修改依據(jù)。

2.1.4 歸檔工程施工照片質(zhì)量差

照片檔案作為人類活動(dòng)真實(shí)記錄的一種特殊載體， 在傳承社會(huì)記憶、 再現(xiàn)歷史面貌的過程中，工程照片檔案是提供質(zhì)量信息的重要依據(jù)，尤其是一些隱蔽工程照片，為人們認(rèn)識客觀規(guī)律、把握事物提供了生動(dòng)、直觀的依據(jù)，彌補(bǔ)了文字檔案的不足。但由于施工單位的施工地點(diǎn)分散，工程照片又做不到齊全完整，因而存在許多質(zhì)量問題。

2.2 問題形成的原因

首先，公路建設(shè)行業(yè)自身特點(diǎn)決定了其長期性、復(fù)雜性和艱巨性。行業(yè)具有流動(dòng)性大、施工線路長、跨區(qū)域、異地化作業(yè)多、施工過程中不穩(wěn)定性等特點(diǎn)，往往給檔案資料的收集、整理、立卷歸檔增加困難。

其次，從業(yè)結(jié)構(gòu)層面上還存在著層層分包、掛靠、非法用工等現(xiàn)象，致使工程項(xiàng)目成分錯(cuò)綜復(fù)雜，有的甚至施工總承包單位自己也說不清楚到底有多少小施工隊(duì)伍、“包工頭”參與施工，更何況即便是在同一項(xiàng)工程施工中，參與施工的有關(guān)人員也在隨著工程進(jìn)展進(jìn)行隨時(shí)調(diào)動(dòng)，所以在這一切“動(dòng)”的因素前提下做好檔案管理工作并非易事。

第三，目前公路建設(shè)市場競爭異常激烈，贏利空間狹小，如何千方百計(jì)地降低生產(chǎn)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益是當(dāng)務(wù)之急，另外，檔案工作短期利益不明顯，因此，檔案工作在建筑業(yè)里得不到重視。

2.3 缺乏復(fù)合型檔案管理人員

工程文檔的“一次性”和不同回復(fù)性的特征，客觀上要求工程文檔管理人員要掌握檔案專業(yè)知識和技能，能熟練地對文件材料進(jìn)行收集整理。但目前檔案管理部門所做的工作僅僅是提供工程文檔的組卷和組織工程竣工文檔的檢查和驗(yàn)收，而沒有真正做到從工程文檔的生成開始實(shí)行全程的監(jiān)控，造成工程文件的管理和工程檔案的管理脫節(jié)。

3 加強(qiáng)公路檔案管理的措施

3.1 提高檔案意識

一是各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把檔案工作作為一項(xiàng)重要工作來抓，定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，并提出要求、下達(dá)任務(wù)、指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決實(shí)際工作中存在的困難和問題。二是檔案工作人員自身要樹立起社會(huì)意識，改變陳舊觀念、保守思想，多與社會(huì)接觸，提高自身的社會(huì)活動(dòng)能力和社會(huì)協(xié)調(diào)能力，使自己不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識，更好地為公路檔案工作服務(wù)。

3.2 做好建設(shè)工程質(zhì)量記錄

真實(shí)的記錄建設(shè)工程的立項(xiàng)、可行性論證、勘察、設(shè)計(jì)、材料供應(yīng)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過程。其記錄、竣工圖經(jīng)過整理、立卷、歸檔，形成公路建設(shè)檔案，是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的重要內(nèi)容。而施工實(shí)物體的質(zhì)量是施工工程技術(shù)人員精心實(shí)施的結(jié)果，其外表直觀，很容易被人們發(fā)現(xiàn)和重視，但工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量就不容易被人們發(fā)現(xiàn)其質(zhì)量缺陷，通常是在利用檔案信息時(shí)發(fā)現(xiàn)與實(shí)際情況不一致，才能反映出它的缺陷。所以工程建設(shè)檔案質(zhì)量是不可忽視的。

3.3 實(shí)施嚴(yán)格的檔案管理制度

為了使公路檔案工作走向法制化、制度化、規(guī)范化的軌道，發(fā)揮公路檔案的作用，要做到以法治檔。①將《檔案的歸檔范圍和工作細(xì)則》、《檔案員工作職責(zé)》、《檔案入庫制度》、《檔案借閱制度》、《檔案的開發(fā)利用》等一系列制度落實(shí)到位，使檔案工作逐步達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化；②更新管檔治檔觀念，改變舊的治檔方式，認(rèn)真履行《檔案法》賦予的職責(zé)，依法治檔。

3.4 大力推進(jìn)公路檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

3.4.1 加強(qiáng)公路檔案管理信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

為了更好地拓寬信息渠道，促進(jìn)信息交流和利用，提供更為快捷的信息服務(wù)，要建立完善的公路檔案管理信息數(shù)據(jù)庫。信息數(shù)據(jù)要認(rèn)真核實(shí)、準(zhǔn)確錄入、及時(shí)更新、補(bǔ)充數(shù)據(jù)信息庫，同時(shí)還要注意安全、隱私。

3.4.2 積極推進(jìn)公路檔案信息資源共享

充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在公路管理職能部門、工程項(xiàng)目業(yè)主單位以及其它相關(guān)行業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)公路檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，逐步建立起公路項(xiàng)目建設(shè)信息網(wǎng)、公路系統(tǒng)內(nèi)部檔案局域網(wǎng)等，使資源共享。

3.4.3 不斷提高公路檔案管理綜合水平

一是要充分運(yùn)用激光掃描等技術(shù)，盡可能地將公路紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理，以確保重要檔案的安全，減少因檔案原件頻繁使用而造成的磨損，努力推動(dòng)公路檔案管理現(xiàn)代化。二是要加大庫房、檔案柜、防火、防潮等硬件設(shè)施的投入，為檔案工作的正常開展創(chuàng)造良好的外在條件。

3.5 定期對內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行督導(dǎo)

由于施工過程中，施工人員絕大部分精力集中在工地，加上資料整理瑣碎，且沒有經(jīng)濟(jì)效益，一般都是被動(dòng)應(yīng)付整理資料。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后可能會(huì)導(dǎo)致大量資料缺省。所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期檢查評比，避免大量的雜亂堆積。為了搞好公路檔案的整理工作，必要時(shí)可采取與計(jì)量支付掛鉤的強(qiáng)制措施。

3.6 對公路檔案的驗(yàn)收要嚴(yán)格把關(guān)

按照國家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的要求進(jìn)行檔案驗(yàn)收；對建設(shè)周期長的工程， 應(yīng)分階段驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題，查漏補(bǔ)缺，及時(shí)糾錯(cuò)改誤，以確保資料齊全完整和準(zhǔn)確。

4 結(jié)束語

公路檔案是公路建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的具有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。不僅可以真實(shí)記錄工程建設(shè)，還可以全面鑒定工程質(zhì)量，公路檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在各個(gè)領(lǐng)域中起著不可替代的作用。

總之，公路工程建設(shè)是一項(xiàng)長期而又艱巨的任務(wù)，作為檔案管理人員，一定要更新觀念，轉(zhuǎn)變思想，解決問題要突出重點(diǎn)、分步實(shí)施、講求實(shí)際、持續(xù)發(fā)展，以便更好地促進(jìn)公路檔案資源來源于生產(chǎn)服務(wù)于生產(chǎn)，更好地為公路工程建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 劉文獻(xiàn)、吳 煒.淺談檔案管理工作的重要性［N］.揚(yáng)州時(shí)報(bào)，2009.7.31（B04）

2 秦祿英.淺談公路工程檔案管理存在的問題及對策［J］.北京公路，2008（5）

3 陳紅珍.加強(qiáng)公路檔案管理之我見［J］.科技資訊，2009（12）

4 李金蓮.公路檔案管理中存在的問題思考［J］.新西部（下半月），2009（7）