強化物資集中管理 降低項目物資成本

許學文

（中鐵六局集團太原鐵路建設有限公司，山西 太原 030012）

“十一五”期間是建設和諧鐵路的關鍵時期，建設項目多、投資規(guī)模大、技術含量高、質(zhì)量要求嚴格。特別是從2008年底，為應對國際金融危機，國家加大了鐵路建設投入，對中長期鐵路網(wǎng)規(guī)劃進行了調(diào)整，將2020年全國鐵路營業(yè)里程規(guī)劃目標由10萬km調(diào)整為12萬km以上，其中客運專線由1.2萬km調(diào)整為1.6萬km，電化率由50%調(diào)整為60%，主要繁忙干線實現(xiàn)客貨分線，基本形成布局合理、結(jié)構(gòu)清晰、功能完善、銜接順暢的鐵路網(wǎng)絡，運輸能力滿足國民經(jīng)濟和社會發(fā)展需要，主要技術裝備達到或接近國際先進水平。2010年鐵路基本建設投資規(guī)模達7 000億元，預計今后2~3年均將保持這一建設投資規(guī)模。

隨著鐵路改革的不斷深化，鐵路建筑施工市場發(fā)生巨大變化，市場進一步開放，允許路外施工企業(yè)如中交公司、中水公司等參與鐵路工程的投標及施工，而不再是中國中鐵、中國鐵建兩家鐵字號的競爭，使得市場競爭異常激烈。在這種情況下，施工企業(yè)要做強做大，必須提高中標率，往往要以低于業(yè)主標底的更低價中標。在工程質(zhì)量要求越來越高、工期要求越來越緊、成本分險越來越大的現(xiàn)實情況下，提高項目管理水平，加大項目成本控制力度，改善項目經(jīng)營質(zhì)量勢在必行。據(jù)統(tǒng)計，在工程建設中，材料費約占整個工程成本的60%左右，有很大的節(jié)約潛力。而物資采購管理作為整個物資管理的重要環(huán)節(jié)，尤其顯得意義重大。2010年中鐵六局集團太原鐵路建設有限公司認真貫徹集團公司“一個中心、兩個加強、三個集中”工作方針，加強物資集中采購管理，取得初步成效。

1 推行物資集中采購的重要意義

大力推行物資集中采購，對于規(guī)范采購行為，降低工程項目物資采購成本具有十分重要的意義。

1.1 推行物資集中采購，是股份公司領導、集團公司提出的明確要求，是企業(yè)發(fā)展的客觀需要

股份公司領導在中國中鐵2009年工作會議上對物資設備工作明確提出:“要堅定不移地推行資金、物資材料和大型設備的集中管理采購調(diào)配，進一步優(yōu)化資源配置。要制定和完善“兩個加強、三個集中”的制度規(guī)范，加大檢查、督促和考核的力度，強化全集團的控制力和執(zhí)行力，集中力量辦大事，實現(xiàn)規(guī)模效益最大化。”“要深入推進物資集中招標采購。各單位必須采取有效措施，進一步擴大物資集中采購的范圍和比重。要切實發(fā)揮企業(yè)物資采購供應主渠道作用，加快建立區(qū)域采購管理分中心，對區(qū)域內(nèi)項目進行集中采購管理，提高采購規(guī)模。要對資源性材料實施股份公司集中統(tǒng)一采購管控，充分利用集中管理優(yōu)勢，力爭與更多上游銷售商結(jié)為戰(zhàn)略聯(lián)盟，提高規(guī)模采購效益。各單位要加強現(xiàn)場物資管理，切實堵塞物資使用管理漏洞。2010年要做到新開工項目全部實施物資集中采購供應，集中采購供應總額占自行采購供應總量的50%以上。通過物資集中管理，提高物資管理水平，降低工程成本，提升項目盈利能力”。集團公司工程管理部也下發(fā)了《中鐵六局集團有限公司物資集中采購管理辦法》，文件中從組織機構(gòu)及職責、集中采購原則、集中采購方式、集中采購的范圍及類別、集中采購的程序作出了明確規(guī)定，要求集團公司范圍內(nèi)各分子公司全面貫徹執(zhí)行文件精神，加快集中采購管理步伐，深化集中采購管理。

1.2 推行物資集中采購，充分發(fā)揮批量采購的優(yōu)勢，是降低采購成本的重要手段

通過集中采購，形成一定的采購規(guī)模，能夠吸引眾多的廠商參與投標，形成充分的競爭，從而合理平抑市場價格；通過集中采購，可以穩(wěn)定供需關系，促使廠商合理排產(chǎn)，規(guī)模生產(chǎn)，降低單位生產(chǎn)成本；通過集中采購，可以合理組織供貨，實施科學的物流規(guī)劃，減少運輸及相關費用；通過集中采購，還可以減少交易環(huán)節(jié)和交易主體，減少商業(yè)賄賂發(fā)生的機會，避免人為抬高價格因素的發(fā)生，從而有效地降低物資采購成本。堅定不移的推行物資設備集中采購，是提高企業(yè)經(jīng)濟效益的源泉，是確保物資供應、保障施工生產(chǎn)順利進行的前提。

1.3 推行物資集中采購，對于凈化采購渠道，保證物資供應質(zhì)量具有重要意義

以物資采購供應質(zhì)量合格率100%為目標，充分發(fā)揮在鐵路物資采購供應管理的豐富經(jīng)驗，通過集中采購來解決采購供應管理過程中可能存在的部分項目物資管理不到位、入路把關不嚴、關鍵環(huán)節(jié)未得到有效控制等問題，加強對重要關鍵物資的進場控制，切實控制鐵路工程質(zhì)量。

2 目前采購管理中存在的困難及問題

2.1 需求數(shù)量大，采購管理跨度大，供應難度大

2010年公司預計完成施工產(chǎn)值63億元，在建工程多，新開工程多，物資需求數(shù)量可觀，但施工區(qū)域廣，點多、線長，職責不太明晰，各自為政，難以形成規(guī)模采購。

2.2 項目差異性大，管理要求高

在建項目中，既包括普通鐵路、既有線復線、既有線電氣化改造，還包括客運專線、城際鐵路，客運專線又分為300 km/h～350 km/h和200 km/h～250 km/h兩類，項目差異性大，人員素質(zhì)要求高，科學管理程度提高，對物資采購管理體制的創(chuàng)新提出了更高的要求。

2.3 規(guī)章制度不健全，制度執(zhí)行力有待提高

部分項目部、分公司不能認真貫徹上級采購管理文件，對下發(fā)的采購管理文件內(nèi)容不清楚，個別單位連下發(fā)過采購管理文件都不知道。這種連管理要求、管理流程都不清楚的現(xiàn)象直接影響到規(guī)范采購管理的效果。

2.4 材料計劃提報質(zhì)量差，化整為零，形不成批量采購

項目部技術人員提報物資需用計劃時，大多只是提報短期采購物資的計劃，不能提報工程主要物資的需用總計劃，造成物資人員不能集中采購。

2.5 人員匱乏，業(yè)務素質(zhì)偏低

有一部分人是其他工種轉(zhuǎn)行從事的，素質(zhì)相對較低，不能完全滿足從事物資采購管理工作的要求。

基于以上情況，需要對存在的問題進行客觀的分析，找出解決問題的方法，才能在物資集中采購供應中做到有條不紊、有序推進。

3 物資集中采購方案的強化

3.1 整章建制，夯實基礎，實現(xiàn)物資集中采購的機制管理

實現(xiàn)物資集中采購的機制管理，在系統(tǒng)建立科學化、規(guī)范化、適應新體制及新布局的管理制度體系顯得至關重要。為此，從整章建制入手，在建立健全規(guī)章制度上大做文章。2010年伊始就制定了《太原鐵路建設有限公司2010年物資設備工作方針目標及實施措施辦法》、《中鐵六局集團太原鐵建有限公司物資管理考核辦法》、《中鐵六局集團太原鐵路建設有限公司物資設備集中采購管理辦法》、《中鐵六局集團太原鐵路建設有限公司物資設備招標采購管理辦法》、《中鐵六局集團太原鐵路建設有限公司物資管理辦法》，為規(guī)范物資集中采購管理打下堅實基礎。

3.2 堅持權(quán)限采購，執(zhí)行集中采購，規(guī)范采購行為

認真執(zhí)行《中鐵六局集團太原鐵路建設有限公司物資設備集中采購管理辦法》文件，貫徹采購權(quán)限統(tǒng)放結(jié)合原則，劃分各級物資部門的采購權(quán)限范圍，各司其職、各負其責、分級采購供應，分級承擔采購供應責任。各級物資部門根據(jù)采購權(quán)限履行采購職能，不得越權(quán)采購，非物資人員不得采購。物資采購工作的機制是“兩級采購、集中管理”，即物資采購由公司、項目部、分公司物資部門兩級進行采購。物資管理由公司、項目部及分公司、架子隊三級管理。

3.3 規(guī)范物資集中采購方式及程序，降低物資采購成本

物資采購必須實行集中招議標采購，以“招議標采購為主，以詢質(zhì)比價為輔”的形式進行。體現(xiàn)“三公原則”，一切物資采購要全部公開，只有公開，才能體現(xiàn)出公平、公正，避免暗箱操作。

3.3.1 招議標采購

納入物資集中招議標采購的種類主要是構(gòu)成工程主體結(jié)構(gòu)的主要材料，和通過大批量集中采購能確保材料質(zhì)量、降低采購成本的輔助材料以及可批量組織采購的地材等。工程項目的主要物資集中招議標采購由公司物資設備部統(tǒng)一組織實施，其他品種由分公司組織、項目部組織，公司物資設備部、紀委監(jiān)察部參與。其主要程序為：

3.3.1.1 招標文件編制

招標工作小組根據(jù)項目招標申請計劃，匯總各項目物資招標數(shù)量，牽頭組織編制招標文件，經(jīng)招標領導小組審核后發(fā)售。商務性文件（包括招標通告、投標人須知、招標評標辦法、合同一般條款、合同專用條款、樣本格式、投標人指南等），由物資招標工作小組綜合各項目情況后制訂；技術性文件（包括合同技術條款、技術標準、交貨期、交貨狀態(tài)、驗收標準等內(nèi)容），由各項目技術部門根據(jù)設計文件提出。

3.3.1.2 資格預審及發(fā)售標書

在規(guī)定時間內(nèi)，通過資格預審的投標人辦理購買手續(xù)，發(fā)售標書。

3.3.1.3 開標

投標人在標書規(guī)定的時間內(nèi)送交投標文件和投標保證金，經(jīng)招標人檢查密封完好簽收。開標由招標人主持，邀請所有投標人代表、紀委監(jiān)察等部門代表參加。公布評標辦法，紀委監(jiān)察確認投標書的密封完整性，投標人代表當眾唱標。開標應當場作出《物資開標記錄》，并由投標方法定代表人或其委托代理人在記錄上簽字確認。

3.3.1.4 評標、議標

評標是對投標文件的初步評審和詳細評審。投標文件的初步評審包括完整性審查和響應性審查，完整性審查是評標工作小組將對收到的每一投標文件進行審查，確認其是否完整，是否按招標文件的要求提供了文件資料和證明及承諾。若有遺漏則為不完整，不完整的投標文件將被拒絕。響應性審查是評標工作小組將對收到的每一投標文件進行審查，確認其是否對招標文件提出的所有實質(zhì)性要求和條件作出響應以及是否有偏差，未能在實質(zhì)上響應的或有重大偏差的投標將被拒絕。未通過初步評審的投標將被拒絕，通過初步評審的投標將進入詳細評審。投標文件的詳細評審是評標工作小組有權(quán)要求有疑問的投標人提供投標文件中所有復印件的原件，對其投標文件的商務技術資料和認證文件的真實性進行核查，不能提供完整的原件或其提供的原件與投標文件不符的投標將被拒絕。對通過初審的投標，將進一步審查投標人提供的商務技術資料和認證資料的真實性、生產(chǎn)技術措施及供應服務方案的可行性，將對投標人的報價、履約信譽、供貨經(jīng)驗、生產(chǎn)技術能力、財務能力、投標物資及其組成件的質(zhì)量水平以及標書的細微偏差等進行全面詳細的評審（包括實地考察）。

議標是評標工作小組與通過初步評審和詳細評審的投標人就價格、供貨能力、付款方式、售后服務積極溝通，進一步談判，獲得最終談判結(jié)果。

3.3.1.5 定標與合同簽訂

評標工作小組依據(jù)評標議標情況排序，將前三名推薦為中標候選人，由采購領導小組最終確定中標人并簽訂合同，實施采購。

3.3.2 詢質(zhì)比價采購

對構(gòu)不成批量的物資采購，均應實行詢質(zhì)比價采購，即同一質(zhì)量，價比三家，要以書面為依據(jù)反復議價，直到取得最低價為止，并填報“比價采購物資審批表”，經(jīng)主管領導簽字后方可簽訂采購合同。財務部門憑采購合同、“比價采購物資審批表”辦理結(jié)算手續(xù)。

3.4 加強物資供方管理，確保物資供應質(zhì)量

供方管理采用評價準入制度。對物資采購主渠道的管理，主要由公司物資設備部進行管理，即由公司物資設備部根據(jù)供方資質(zhì)和業(yè)績記錄，優(yōu)勝劣汰，定期評價、選擇、上報集團公司，由集團公司發(fā)布物資合格供方名單。對物資采購一般渠道的管理，主要由公司各項目部、分公司物資部門負責，即由各項目部調(diào)查施工所在地的地方材料的價格、質(zhì)量等情況，提出一般渠道的定點范圍，報公司物資設備部審核備案。對物資供方的管理，是一項非常嚴肅的工作，必須杜絕在合格供方范圍外采購物資，若合格供方名單不能滿足需要時，應按要求對新供方進行評價，評價合格后方可實施采購，從而確保物資供應及供應質(zhì)量，滿足施工生產(chǎn)的需求。同時，只有堅持誰采購，誰對質(zhì)量、價格負責的原則，凈化進料渠道，真正達到降低采購成本的目的。

3.5 加強合同管理，提高合同執(zhí)行能力，降低風險

要嚴格按照合同管理辦法的要求，嚴把合同評審關，通過嚴謹評審，規(guī)范合同條款，提高合同執(zhí)行能力，避免執(zhí)行合同時因雙方誤解而產(chǎn)生的經(jīng)濟糾紛。簽訂的物資采購合同使用公司發(fā)布的規(guī)范文本或其他規(guī)范合同范本，同時簽訂“廉潔協(xié)議書”，建立合同履行情況臺賬。

3.6 抓好物資采購供應過程中的環(huán)節(jié)控制

3.6.1 加強物資計劃管理

項目技術人員要及時提報工程項目主要物資需用總計劃，為物資集中招議標采購提供依據(jù)。

3.6.2 把好物資驗收關

物資驗收是物資管理工作的重要內(nèi)容，是物資人員依據(jù)采購合同、隨貨憑證及有關技術標準，通過衡量、檢測、觀察、試驗，查數(shù)量是否準確、品種規(guī)格是否正確、質(zhì)量是否合格，包括數(shù)量驗收、技術證件、憑證驗收和質(zhì)量驗收。加強物資驗收管理，有效控制到場物資的質(zhì)量標準、驗收標準與采購合同中要求的相一致，體現(xiàn)物資集中采購的積極作用，避免因現(xiàn)場驗收放松而使物資集中采購毫無效益。堅持質(zhì)量第一的原則，把“到達價”、“性價比”作為比價依據(jù)，統(tǒng)籌考慮交貨周期、售后服務，擇優(yōu)選擇供應廠商。

3.6.3 加強物資采購信息管理

首先要對采購市場進行詳細調(diào)查，并對調(diào)查情況整理、分析、加工，同時要了解供應廠商的成本狀況和服務情況，只有這樣，才能充分了解市場狀況和價格走勢，在議標談判中處于主動地位。

3.6.4 集中招議標采購要有所創(chuàng)新

要加強與大型供應廠商的聯(lián)系，積極溝通，建立供方評價機制與標準，落實好供方“事前綜合評價、事中動態(tài)考核、事后定期公布”的管理制度，健全合格供方等級檔案，實行不定期的淘汰政策，與供應質(zhì)量好、信譽高、合作愉快的供方建立互惠互利、合作共贏、長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略聯(lián)盟伙伴關系，使物資采購管理、采購價格在市場上處于領先地位。

4 加強思想教育與培訓，提高從業(yè)人員素質(zhì)

在當前的新形勢下，物資采購工作要求從業(yè)人員的業(yè)務素質(zhì)越來越高，不僅要求具有與企業(yè)同命運、共呼吸、共榮辱的思想觀念，還要求具有了解材料基礎知識、熟悉現(xiàn)場施工情況、掌握物資采購管理方法等的綜合業(yè)務素質(zhì)。一方面，需要大力開展思想道德與廉政建設教育，提高思想境界；另一方面，需要大力加強業(yè)務培訓，老同志做好傳、幫、帶，上級業(yè)務部門采取年度集中培訓、季度業(yè)務知識問答、不定期現(xiàn)場指導等方式，針對性地組織所屬從業(yè)人員進行管理常識、專業(yè)知識、崗位技能、職業(yè)資格、軟件應用等的全面培訓，逐步提高從業(yè)人員的業(yè)務素質(zhì)。

5 結(jié)束語

強化物資集中采購管理，選擇先進的物資采購方式，規(guī)范物資招議標程序，抓好物資采購過程控制，能有效地降低項目采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，提升企業(yè)經(jīng)營管理水平。