文書檔案實現計算機有效管理的重要性

于 粲

（黑龍江生物科技職業學院 黑龍江 哈爾濱 150025）

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會各單位發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平、及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。

一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

1.簡化文件的排序編號

文書檔案管理中，大部分單位是按年度、組織機構分類，所以每年檔案在編制，這就要求所有部門的歸檔材料必須全部集中到檔案部門后才能進行編號，因此只要一個部門沒能按時歸檔就會使整個編號工作無法正常進行。運用辦公自動化系統后，采用單位文件分散式歸檔，文件的排序依然可以以部門為單位，但沒有必要固定部門的順序，可以按移交紙質文件的時間順序，隨時進行編號歸檔。采用集中歸檔，可以不按部門排列，只要文件辦理完畢就可進行編號歸檔。

1.2 辦公效率提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的一大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，結果又費時、又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資源收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序。因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

1.3 文件和文字信息充分交流和共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案管理進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源做出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

1.4 文件與檔案管理形成一個有機的整體

傳統的文件處理和檔案管理是屬于兩個不同的部門——辦公室和檔案室，由于業務銜接的不好，使得后期的文件歸檔組卷工作非常困難，檔案的準確性、完整性受到影響。同時傳統的的檔案組卷工序的繁瑣，使得檔案的工作效率低下。運用辦公自動化系統后，利用計算機的網絡技術能夠不受空間的限制，使得兩個不同的部門在網絡中充分的將各自業務銜接起來。

1.5 提高文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制，同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤。給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，也就必然帶有一些問題。

2.文書檔案管理的探索

2.1 領導重視，觀念轉變。目前，文書檔案管理工作已經現代化，硬件、軟件齊全，領導要充分認識到其存在價值，重視文書檔案工作，把提高文書檔案工作列入議事日程，使之成為單位發展的一個重要參數。應配備1名主要領導分管文書檔案工作，定期檢查文書檔案工作，提出改進意見，并切實解決工作中的實際困難，提供必要的人力和物力，使文書檔案工作正常、有序開展，助推單位各項工作的開展。

2.2 開拓創新，加速現代化建設。文書檔案運用計算機管理已經勢在必行。一是單位領導應對全球信息化、現代化有足夠的認識，對本單位文書檔案發展做出長遠規劃和近期實施方案。二是盡快實行計算機信息管理，改革手工操作方式。三是對收集鑒別、整理歸檔、查閱借用、核對統計等要建立健全各項規章制度。四是改善檔案保管條件，科學布局，做到三室分開（檔案室、閱檔室、辦公室），這樣才能便于查閱，更好地服務于教學、科研工作和領導決策。

2.3 加強隊伍建設，提高管理人員綜合素質。要做好文書檔案管理工作，必須切實提高檔案管理人員的綜合素質。一是檔案工作人員要有創新的思維，工作要有新思路、新設想、新做法，結合本單位的實際開展工作，與時俱進，跟上飛速發展的新形勢，這是做好文書檔案管理工作的前提。二是要強化服務意識。在工作中要研究新問題，解決新問題，創造性地開展工作，力求多方面為教科研開發服務。三是提高工作技能，掌握較高水平的計算機操作技能與網絡技術。一方面要利用現代化手段對信息資源按照標準化、規范化要求分類、整理；另一方面，把檔案索引、主要工作業績、重要決定決議、教研成果以及獲獎情況及時輸入微機進行分類管理，這樣才能提高文書檔案工作效率和服務質量。四是提高知識判斷和評價能力，切實保證檔案內容的真實性，收集的材料要有針對性，積極為教科研工作、領導決策提供依據性材料。

3.計算機技術在文書檔案管理中的應用

計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

在計算機技術應用到現行文件與檔案管理的最初階段，由于技術上的問題，未能解決現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。隨著計算機技術更新，以及各項標準與制度的完善，開發了文檔管理一體化系統軟件，它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法，使計算機技術的應用相對原有手工管理更加規范化、系統化及效率化。由此電子文件應運而生。

電子文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員都是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

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