淺談如何加強疾病預防控制機構的檔案管理

李 宏 王立宏

（1.哈爾濱市疾病預防控制中心；2.哈爾濱市職工醫院 黑龍江 哈爾濱 150036）

隨著我國疾病預防控制事業的蓬勃發展，各級疾病預防控制機構的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道。在新形勢下，如何深化疾病預防控制檔案的改革和發展,是我們在疾病預防控制檔案管理工作中值得關注的重要課題。

一、現疾病預防控制中心檔案管理普遍存在的問題

目前，在各級疾病預防控制中心普遍存在以下幾方面問題：

1．設備陳舊落后。由于種種原因，已經存在50多年的衛生防疫站或新成立的疾病預防控制機構，特別是各市、縣（區）級疾病預防控制機構的設備陳舊。

2．檔案事業經費投入不足。檔案室的庫房普遍狹小，許多檔案室的經費每年僅有幾千元，維持正常的辦公都困難，更談不上設備更新、維修和歸檔材料的保存，導致許多設備檔案的重要原始資料缺損或丟失。

3．管理方式混亂。大多數單位由業務科室自行管理。這種方式雖然方便業務人員的查找，但難以保證檔案的質量和安全。

二、針對以上存在的問題，筆者認為應從以下幾個方面意識出發來加強疾病預防控制機構的檔案管理

1．發展意識。隨著衛生監督與疾病預防控制體制改革的不斷深入,疾病預防控制工作的兩大職能—疾病控制與衛生監督將徹底分離,以形成國家全額財政負擔,獨立、公正完成疾病預防控制機構。而作為疾病預防控制知識集合體的檔案信息管理部門,其存在的意義已不再是過去被動地收集整理和保管,而是以管理決策服務、知識配送服務、統計分析服務和計算機網絡服務形成集合的信息元素狀態為依據,在疾病預防控制現代化發展進程中再現輔助決策存儲數據的作用。因此,疾病預防控制檔案為將來疾病的發生、發展有著重要的歷史作用。

2．科技意識。隨著科學技術的突飛猛進,信息時代檔案信息環境的改變,人們對檔案資源的開發利用講求快捷、高效、適時、方便。而電子檔案則是信息利用和網絡技術在疾病預防控制檔案管理應用的必然產物,也是疾病預防控制現代化管理的必然趨勢。因此,要充分認識到提高疾病預防控制檔案管理的綜合科學技術。同時，加強對科技創新含量高的疾病預防控制檔案的開發利用工作。把檔案管理與科技創新有機地結合起來,只有這樣,才能使疾病預防控制檔案工作更好地發揮它的作用。

3．服務意識。隨著人民生活水平的不斷提高,大衛生概念的形成,人們對疾病預防控制服務的需求日趨增多。這就給我們提出了新的工作目標要求,拓展業務范圍,強化科學管理,提高服務質量,保障群體健康。在實現這一目標中，檔案管理部門要牢固樹立服務意識,主動了解各級疾病預防控制的信息需求,主動提供信息服務。充分利用現有檔案信息資源,延伸服務領域,拓寬服務范圍,變被動服務為主動服務,變傳統的經驗管理為科學管理,從根本上改變以往坐等服務對象的服務方式。

4．效益意識。檔案干部要樹立正確的效益觀,以建立“優質、高效、低耗”管理模式為契機,以社會效益為重。把無私奉獻和全心全意為人民服務作為自己的醫德準則,堅持以服務疾病控制工作為中心,全面提高服務質量,以優質的服務贏得社會的信任,取得顯著的社會效益。同時，以良好的社會效益擴大社會宣傳和影響,并以此提高檔案工作的知名度。

三、檔案工作展望

1．面向服務全市人民健康為目的,解放思想,更新觀念。隨著社會的發展，健康的理念逐步被人們重視,它決定了疾病控制檔案工作重心應以人民健康為目的。這就需要改變以前坐等被動服務為主動服務,積極開展專題服務、科研課題跟蹤服務,滿足社會各項工作的需要。檔案的價值主要在于利用,只有通過利用,檔案的價值才能得以實現。而社會各界也只有在親身感受到檔案對實際工作重要時,才能支持和重視檔案工作,檔案工作的社會地位才能得到提高。

2．加強橫向聯合,實現資源共享。隨著社會的迅速發展,疾病控制工作對信息需求量增大,各縣（市）區檔案部門要打破各自為政的局面,建立一個資料、圖書、情報等業務部門的完整信息體系。要充分發揮整體優勢,實現檔案、資料、圖書、情報等各縣（市）區間的資源共享,實現文獻資源互補,提高館藏資源的利用率,為我市的疾病控制發展動向提供更多、更廣泛的知識和信息。

3．加強檔案工作投入,實現檔案工作辦公自動化管理。目前，疾病預防控制檔案的管理實現辦公自動化還有一定難度，各縣（市）區疾病控制檔案工作要改變傳統的手工管理方式，逐步采用先進技術和設備,改善檔案管理設施和條件,以滿足準確、迅速、系統利用檔案信息的要求,更好地為防疫事業服務。

4．檔案編研工作有待提高。多年來，由于市疾病預防控制中心檔案工作以收集、整理、保管、提供利用檔案為主,雖然開展了檔案編研工作,如組織史、站志、年鑒等,但還不適應疾病預防控制工作發展的需要。為此,在加強檔案基礎工作的同時,要進一步做好檔案編研工作,充分開發利用我市疾病控制檔案的信息資源,提高疾病預防控制檔案的現代化管理水平，為我市疾病預防控制工作提供科學、有效的信息服務。