高校教師業務檔案的建設與利用

周 琴

（淮海工學院東港學院 江蘇 連云港 222069）

高校教師業務檔案既具有全面系統性，又具有豐富多樣性。一方面是教師自身形成的材料，比如教學教案、教學任務書等資料，還有一些由此產生的一系列資料，如教學評估、研究結果等；另一方面，教師業務活動領域的廣泛涉及，教師的教學和科研，以及兼顧的行政工作等，形成了豐富多樣的教師業務檔案，而這些業務檔案需要的搜集、整理、分類、歸檔、標示和管理等等，是一項非常艱巨的系統工程。在這個過程中，我們作為檔案管理者，必須要在分析、掌握情況之后，以創新思維來搞好檔案工作的建設與管理。

一、高校教師業務檔案管理存在的問題

隨著高校人事制度改革的不斷深化，各高校人員流動頻率增高，這給高校教師的業務檔案管理增加了一定的難度，其動態性不斷加大，而且需要反映廣大教師工作的相關信息增多，手工管理方式已難以滿足要求，給人事、業務檔案的收集、管理和使用帶來了許多問題。

1、管理體制不規范

高校的教師業務檔案作為學校檔案管理的重要組成部分，應由學校統一管理。然而，一些高校教師業務檔案管理還是按照教師業務歸屬分屬不同的職能部門代為管理，即人事檔案、教學檔案、科研檔案以及教師所在院系分存業務檔案，均由所在職能部門分別管理，這使教師業務檔案資料容易造成零散、不完整、不系統，甚至丟失，不便于教師業務信息的提取和利用，直接影響工作效率，也造成較大的工作難度，這種分散管理的狀況，造成教師業務檔案載體、排列、編目等規格不規范、不統一，影響歸檔質量。

2、管理制度不完善

教師業務檔案既是衡量一所高校教學質量和學術水平的重要標尺，也是培養師資隊伍建設，考評教師教學能力和學術水平的重要內容，同時在教師晉升職稱、年度考核、評優選先過程中，作為重要依據。因當前高校教師檔案管理制度不健全，管理機制不完善，造成廣大教師和部分管理人員檔案意識淡漠，少數人甚至把檔案材料看成是自己的獨有成果，不愿向學校移交，給業務檔案資料的搜集、管理帶來困難，有的可能造成不可估量的損失。

3、管理方法較落后

目前大部分高校教師業務檔案的管理手段尚處在人工操作或半人工操作狀態，使教師業務檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等技術嚴重滯后，從而影響到教師業務檔案的利用、編研和開發。加之，檔案工作人員大部分是兼職，并且是非檔案專業人員，無論在精力上，還是業務熟練程度、責任心、檔案意識等方面都很難勝任檔案基層管理工作。而教師業務檔案信息內容廣泛、涉及面廣，科研和學術含量高，需要建立快速、高效、系統的現代化管理模式應該與之相適應。

二、加強高校教師業務檔案建設

為了改變教師業務檔案的管理現狀，使得我們的教育教學及管理能夠合理、科學地發展，提升教學建設改革的速度及質量，我們應采取有效的對業務檔案進行科學管理措施，建設規范科學的教師業務檔案，充分發揮其在教學、科研和教師隊伍建設中的作用。

1、提高檔案管理認識，明確檔案負責機構

建立完善的教師業務檔案管理制度，提高檔案管理認識，明確檔案負責機構，做好教師檔案的立檔、整理、保存工作。教師業務檔案應由主管教學的校長分管，由教務處統一管理，根據學校規模和管理制度，應按網絡輻射狀分工，形成層級負責、循環管理體制。

2、加強檔案規范管理，明確檔案歸檔內容

建立高校教師業務檔案應該進行規范化管理，對于歸檔內容，應從教師德、能、勤、績四個方面來考核：德對教師是否違反法律法規、組織紀律和學校規章制度等情況來考核；能是對教師個人簡歷、學歷學位、任職資格以及完成工作量等情況進行考核；勤，考核的是教師國內外進修、考查、講學及參加學術活動等等涉及一系列情況進行考核；績，考核的是教學改革、科研成果，以及國內外公開發表的論著、譯著、論文等等一些資料的匯編與綜合。教師業務檔案的內容要結合教學實際，緊緊圍繞這四個方面來進行。

3、系統收集資料，進一步完善檔案管理程序

對于教學業務檔案管理，我們說搜集是基礎，整理是進一步加工。要求檔案管理者按照檔案管理規范化的要求和工作內容，及時、全面地搜集教學的有關資料、數據等，然后對這些內容進行系統的分析、歸納、總結、整理，最后進行審查和補正，采取按人和按年度分類立卷方法，可較多地以數據加表格形式來表現，并及時輸入教師突出的表現信息。

4、提高辦公自動化能力，加強教師業務檔案管理技術

對于現代化辦公系統早已引入檔案管理中，必須依托計算機和網絡技術，實現教師業務檔案管理的電子化、網絡化要求；建立統一、系統、完整、操作性強的教師業務檔案信息管理系統，把現代化信息技術應用于教師業務檔案管理中，實現教師業務檔案檢索信息反饋、統計、匯編等管理程序的自動化。教師可以依據權限在校園網上登錄系統、校對資料、補齊信息，通過網上提報，可由教師業務主管部門對其資料的核查后，充分發揮檔案作用。檔案管理者在收集紙質材料的同時，收集、拷貝與紙質文件相對應的電子文件一并歸檔，可以在網上對上傳資料進行審核、整理、編輯、立卷、歸檔，以保證教師業務檔案的齊全、完整，避免不必要的重復勞動，還能實現檔案之間的內容互補，發揮業務檔案資料的效用。

5、重視業務檔案管理者的培養，提高檔案管理人員素質

學校要特別重視業務檔案人才的選拔和培養，建立業務檔案管理者隊伍是推動學校檔案事業發展的關鍵。檔案管理者要加強自身文化素養、專業知識、現代技術的學習，要掌握計算機信息應用能力，特別是現代化檔案管理能力，全面提高系統、標準、規范、技術程度高的業務檔案管理水平。

三、加強高校教師業務檔案管理的利用

建立好教師個人檔案是基礎，規范檔案管理是保障其教師業務檔案被有效利用的關鍵。對于教師業務檔案的建設與管理，必須在加強對檔案信息自動化系統管理的前提下進行，要加強建立教師業務檔案信息網，從而快速、準確、穩妥被開發和利用。

1、提高檔案標準化、規范化水平，推進檔案管理自動化

檔案信息自動化，主要取決于檔案業務的規范。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化。

2、自動化建設要著眼于提高系統的整體水平

根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點整個系統發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。

3、有重點地抓好檔案數據庫的建設

開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體；建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。突出重點，面向應用，建立“活庫”，推動信息化管理，建立全校性教師綜合評價檔案機制，這也是對學校教學情況的綜合評價。

總之，教師的教學、科研成果是學校的一筆財富，建立健全的教師業務檔案，是我們合理利用人才資源的需要，我們應積極加以開發和利用，為制定教學、科研計劃提供有效的參考依據，真正做到為教學科研服務，發揮其在學校管理工作中的特殊作用。

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