電子文件檔案管理研究

王瑞蘭

（新鄉市市政管理處 河南 新鄉 453003）

檔案是人類社會對歷史活動的原始記載，是人類智慧的積累，是社會文明延續的基石。隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，電子文件大量產生并發揮著越來越重要的作用。與此同時，如何提高對電子文件管理的認識，切實做好電子文件的歸檔管理，有效維護電子公文的原始性、真實性、完整性、安全性，是當前電子政務建設和檔案信息化建設的一項重要內容。

一、電子文件檔案的特點

電子文件是二十世紀中期以后出現的，是在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。它與傳統紙質檔案管理方式有所不同。

1.歸檔方式不同

電子文件歸檔方式分為邏輯歸檔和物理歸檔。電子文件由于采用電子編碼技術、可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證的關鍵信息也可以更改。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份認證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

2.收集方式不同

電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存儲介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。目前由于電子文件的法律效力還沒有徹底解決，因此，電子文件的保存要求“雙套制”，即制作與電子文件同樣內容的紙質版本并歸入相應檔案門類的紙質檔案中，而且要與電子文件建立互聯。同時檔案管理部門在接收到電子文件后同時收集其硬件環境、與其相關的軟件及說明資料等，并保證其能夠與隨著計算機技術的發展而產生的通用文件格式進行轉換。

3.保管方式不同

電子檔案應存放在其具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩定性。由于電子文件載體與傳統紙質載體有明顯區別，其存放環境和防護設備除調濕、調溫、防水、防盜、防光、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還應具有防磨損、防強震、防病毒等措施。同時必須對電子檔案進行定期檢測和拷貝，并將原件與拷貝件同時保存一段時間，以確保檔案的可靠性和安全性。

4.利用方式不同

電子檔案提供利用的方法一般有提供拷貝、通信傳輸、直接利用三種。其利用形式應視情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進行。采用通信傳輸或直接利用等方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所有的密鑰進行定期或不定期的更換。

二、電子檔案工作面臨的問題

1.電子檔案的原始性界定問題

電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被動的可能。由于電子文件不再具有特定的字跡，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有原始性和真實性。即使有人出于某種目的將電子文檔內容進行刪改，很難發現和認定。因此，科學界定電子文檔的原始性是檔案研究領域的新課題。

2.電子檔案保存的長久性問題

隨著辦公自動化的不斷深入，無紙化已成為現代辦公發展的趨勢。所有的信息、資料存儲在網絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但一旦網絡出現問題，如病毒、“黑客”或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間消失，造成難以彌補的損失。

3.電子檔案的安全性問題

網絡是電子文件產生和應用的主要環境，因此網絡的安全性能是電子文件信息安全的重要保障。對網絡安全的威脅主要表現在非授權訪問、冒充合法用戶、破壞數據完整性、線路竊聽等方面。網絡的安全對電子文件的安全性和可靠性有直接的影響。隨著網絡化的發展、網絡信息的安全性、可靠性問題會日益突出，對電子文檔的存儲帶來極大的威脅。

三、建議采取的措施

1.建立健全維護電子檔案真實性的防寫措施

利用一些軟件可以將電子文件設置為“只讀”狀態，在這種狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在計算機外存儲器中，只讀光盤（C D-R O M）只能供使用者讀出信息而不能追加或擦除原有的信息。這種不可逆式記錄介質可以有效地防止用戶更改電子檔案內容，保持其原始性和真實性。

2.建立電子檔案訪問權限控制

對訪問檔案數據庫的用戶進行身份驗證，防止無關人員隨意進入。常用的方法是給每個用戶一個數字、字母或特定符號組成的“通行證”，用戶通過輸入正確的“通行證”才有權進行訪問，可有效防止無關人員進入系統。在此基礎上，還應根據訪問人身份、保密類檔案的秘密等級，確定對保密檔案訪問的權限控制。

3.制定科學合理的電子檔案工作標準和規范

隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一套科學合理的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得到以科學、有序、規范的管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

4.培養精通計算機技術的檔案專業人才

由于電子文件檔案化管理是一項技術性、專業性很強的工作，所以，培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、深造等渠道選拔、培養高、精、尖計算機管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務，熱愛檔案事業，不僅會操作而且能夠設計程序、開發軟件。

總之，隨著網絡化和辦公自動化的深入普及，對于電子檔案的管理和利用，將會引起更為普遍和廣泛的關注，尚有許多方面的問題需要進一步探索和研究。

[1]鄧斐蔚.新型載體檔案的原始性與歸檔管理的主體行為[J].中國檔案，2010（4）.

[2]高燕、王艷紅.淺談電子文件歸檔管理的改革與方法[J].延邊黨校學報，2005,20（3）.

[3]方昀等.電子政務建設與電子文件管理探討[J].中國檔案，2005（3）.

[4]馮萬恒.電子檔案與傳統檔案管理上的差異[J].蘭臺世界，2005（4）.作者簡介：王瑞蘭（1969—），女，河南新鄉人，大專，助理館員，主要從事檔案管理方向研究。