高校檔案館社會(huì)服務(wù)功能延伸的思索與實(shí)踐

劉 瑛

（淮陰師范學(xué)院 江蘇 淮安 223001）

高校檔案館是高等學(xué)校內(nèi)部的一個(gè)重要機(jī)構(gòu)，不僅承擔(dān)著高校檔案的收集、保管、利用、編研等基本的功能，更重要的是為國家、社會(huì)各個(gè)機(jī)構(gòu)培養(yǎng)各類人才，發(fā)揮著維護(hù)歷史真實(shí)面貌、資政育人、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、科學(xué)研究、宣傳教育等社會(huì)功能。而隨著信息利用的廣度和深度的加深，拓展高校檔案的社會(huì)服務(wù)功能也隨之成為高校檔案部門開發(fā)檔案信息資源的一個(gè)重要職責(zé)，也是全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的一個(gè)重要實(shí)踐過程。眾所周知，高校檔案特殊性決定了高校檔案對(duì)外利用的局限性，主要集中在教學(xué)、科研方面的檔案利用局限了高校檔案對(duì)外利用陷入無法拓寬的瓶頸。雖然目前高校檔案也不是完全封閉性的利用，也接待校外利用者的查詢，但查詢的范圍僅限于校友的學(xué)歷、學(xué)籍證明和社會(huì)中介機(jī)構(gòu)、用人單位、或是少量的團(tuán)體和個(gè)人的一般性咨詢，距真正的社會(huì)化服務(wù)還有距離。我校由于二所中專院校的并入，使得館藏檔案數(shù)量激增，四個(gè)全宗的檔案數(shù)量由不到1萬卷激增到29000余卷，接近3萬卷，在這龐大的檔案實(shí)體中，蘊(yùn)含著豐富的信息資源，因此，從2006年開始，我校在著力提高高校檔案基礎(chǔ)工作的同時(shí)，積極尋求拓展高校檔案的社會(huì)服務(wù)功能的路徑，變換視野，開拓創(chuàng)新，貼近社會(huì)實(shí)際，積極主動(dòng)、熱情周到的為社會(huì)各界服務(wù)，并取得良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

一、阻礙當(dāng)前高校檔案社會(huì)服務(wù)功能開展的因素

1、館藏類目結(jié)構(gòu)不均衡，數(shù)據(jù)信息品種單一

雖然高校檔案也具有教學(xué)、科研、行政、設(shè)備、財(cái)會(huì)、外事等各類檔案11大類，但高校檔案庫藏主要集中在學(xué)籍、學(xué)歷等的教學(xué)、科研方面，狹窄的利用范圍限制了利用者的對(duì)信息的需求意愿。提供信息的分散性使之無法有針對(duì)性的確定利用者的范圍，另外深層次編研產(chǎn)品的匱乏也是導(dǎo)致高校檔案館為社會(huì)提供利用功能無法延伸開展的重要因素。

2、檔案利用開放范圍的局限性

近幾年，我校也在對(duì)外開放利用方面尋求多方途徑，比如免費(fèi)開放校史陳列館，只要來查閱的校外利用者，我們都積極主動(dòng)的推薦其去陳列館參觀，了解我校的歷史沿革及現(xiàn)今的招生、就業(yè)狀況，以數(shù)字型、圖表的形式廣泛宣傳我校。但由于高校檔案均是圍繞教學(xué)中心活動(dòng)所開展的工作，所產(chǎn)生的除可開放查詢的學(xué)歷、學(xué)籍等公開性信息外，在教師科研、外事、資產(chǎn)等方面的信息由于受專利保護(hù)、個(gè)人信息、對(duì)外交流活動(dòng)等信息受限，無法提供徹底完整的公開信息。

3、檔案管理者結(jié)構(gòu)不平衡

檔案事業(yè)的發(fā)展離不開人，尤其是在高校這個(gè)高學(xué)歷、高職稱的隊(duì)伍里，對(duì)檔案管理者的素質(zhì)要求就更高。另外隨著電子計(jì)算機(jī)管理檔案手段的出現(xiàn)，不僅要求管理者具備一定的專業(yè)技能，更重要的的要掌握現(xiàn)代化的管理手段，熟練的操作計(jì)算機(jī)。此外，高校檔案管理者的性別比例和年齡結(jié)構(gòu)也不夠完善，目前在高校從事專職檔案管理的人員85%以上以女性居多，年齡均偏大，而既會(huì)檔案又會(huì)計(jì)算機(jī)的專業(yè)人才又少之又少。專業(yè)型、知識(shí)型人才的缺乏，傳統(tǒng)意識(shí)形態(tài)里的保守觀念直接制約了高校檔案事業(yè)發(fā)展。

二、我校檔案社會(huì)化服務(wù)功能的現(xiàn)狀

雖然我校在近些年，也在逐步在檔案社會(huì)化服務(wù)方面做了不少努力，比如，開放專題目錄查詢、開展櫥窗宣傳、對(duì)外開放校史展館等手段加強(qiáng)對(duì)外宣傳的力度。隨著社會(huì)的進(jìn)步和人們對(duì)檔案認(rèn)識(shí)程度的加深，我們也在如何使檔案社會(huì)化服務(wù)功能向更深層次加深不斷摸索和實(shí)踐。

1、增強(qiáng)庫房、設(shè)備等硬件設(shè)施的建設(shè)。2007年以來，借學(xué)校開展教育部高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估的有利契機(jī)，學(xué)校增配檔案庫房、辦公用房共計(jì)380平米，學(xué)校專撥維修經(jīng)費(fèi)對(duì)庫房進(jìn)行改造，設(shè)置專門的對(duì)外閱檔室，微機(jī)網(wǎng)絡(luò)查閱室二個(gè)專用閱檔室，對(duì)外閱檔室，只接待校外利用者查閱檔案，并配備閱空調(diào)、閱檔桌椅、純凈水、摘抄所用的筆和紙等配套設(shè)施。庫房配置了專用大功率的空調(diào)、去濕機(jī)、防蟲防霉設(shè)備。由于跨校區(qū)辦公、檔案館所處的庫房位于老校區(qū)不動(dòng)，安全狀況令人擔(dān)憂，2009年10月份，向?qū)W校申請(qǐng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，在庫房門口安置了由校保衛(wèi)處直接監(jiān)控的安全監(jiān)控系統(tǒng)，加強(qiáng)了對(duì)庫房的安全防范管理。經(jīng)過近二年的提升整修，我校檔案館的硬件設(shè)施條件大幅度提高，來此查閱檔案的校外利用者，紛紛贊不絕口，認(rèn)為一個(gè)普通高校的檔案館能做到如此，是非常不容易的。這是邁開高校檔案對(duì)外利用的第一步，為進(jìn)一步拓展社會(huì)服務(wù)功能創(chuàng)造了先決的條件。

2、整合館藏檔案資源，完善館藏結(jié)構(gòu)，適應(yīng)社會(huì)需要

目前我校共有12門類四個(gè)全宗，保存各類檔案案卷29186卷（件），其中教學(xué)、科研檔案18958卷（件），實(shí)物檔案3432件，電子數(shù)據(jù)信息111987條。根據(jù)教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔的要求，尤其對(duì)聲像檔案的收集和整理，嚴(yán)格按照載體的形成特點(diǎn)進(jìn)行管理。由于學(xué)歷、學(xué)籍、科研等檔案占據(jù)高校檔案館藏結(jié)構(gòu)的主體，對(duì)于文書、外事、設(shè)備、基建等類目的檔案利用、資源開發(fā)還不夠系統(tǒng)，規(guī)范，處于比較零亂的狀態(tài)，特別是我校由于新并入的二所中專學(xué)校由于歷史悠久，其學(xué)校的歷史沿革、文化底蘊(yùn)等深層次的信息還沒有充分的展現(xiàn)出其信息價(jià)值的最大化。另有與學(xué)校息息相關(guān)的招生、就業(yè)、優(yōu)秀的畢業(yè)生在社會(huì)上所取得的成就等這些資料的搜集和整理還比較薄弱。

3、發(fā)揮宣傳引導(dǎo)、激勵(lì)向上、求真務(wù)實(shí)、積極進(jìn)取的校訓(xùn)精神作用。

作為周恩來總理的故鄉(xiāng)第一個(gè)升格的本科院校，謹(jǐn)記總理“為中華之崛起”警言，學(xué)校在2000年開始創(chuàng)建“周恩來班”，檔案室將每年評(píng)選出來的“周恩來班”先進(jìn)事跡材料和“周恩來獎(jiǎng)學(xué)金”以及國家獎(jiǎng)學(xué)金、曾憲梓獎(jiǎng)學(xué)金等獲得者的個(gè)人資料整理在新生入學(xué)時(shí)以專題櫥窗版面的形式進(jìn)行廣泛宣傳，使一入校門的學(xué)生就能感受到濃濃的愛國主義情緒和勤奮向上、積極進(jìn)取的精神。秉承“崇德勵(lì)志、博學(xué)篤行”的校訓(xùn)精神，廣泛開展各類的宣傳教育活動(dòng)。與校學(xué)生處、團(tuán)委聯(lián)合，每年安排入學(xué)的新生參觀校史陳列館，從2002年開始，每年接待新生及來訪的國家領(lǐng)導(dǎo)人、國際友人、校內(nèi)外校友、兄弟院校等參觀人員近6萬人次，讓社會(huì)各界對(duì)學(xué)校的歷史發(fā)展和未來有個(gè)直觀的認(rèn)識(shí)。2008年，在我校建校50周年之際，編輯《半個(gè)世紀(jì)的輝煌——淮陰師院歷史簡介》，專題介紹我校建校50年的發(fā)展?fàn)顩r，從最初每年在校生幾百人，到現(xiàn)在每年在校生2萬余人，縱向拉開了學(xué)校前進(jìn)的步伐。從2009年開始，學(xué)校廣泛開展學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀，構(gòu)建和諧社會(huì)，貼近學(xué)校、社會(huì)這一熱點(diǎn)話題，創(chuàng)辦《淮陰師范學(xué)院檔案信息參考簡報(bào)》，以每期一個(gè)話題，將學(xué)校圍繞中心話題開展的各類學(xué)校內(nèi)容和開展的各種形式進(jìn)行匯總，提煉信息，加工形成簡報(bào)，先以電子宣傳形式在校園的電子辦公進(jìn)行宣傳，然后形成紙質(zhì)檔案擺放在對(duì)外閱檔室的專用閱檔架上，以便來訪利用者翻閱，了解我校執(zhí)行方針政策的狀況和所取得的成效。這些切實(shí)可行的措施在一定程度上使學(xué)校的各項(xiàng)工作得到有效的落實(shí)，更重要的是通過這一系列的手段，不僅使校內(nèi)教職員工對(duì)檔案這項(xiàng)工作有了全新的認(rèn)識(shí)，也讓校外利用者真正體會(huì)到檔案作為一種信息資源給利用者帶來的實(shí)實(shí)在在的益處。

4、加快檔案信息化建設(shè)的步伐

我校在2007年將原使用的單機(jī)版檔案管理軟件升級(jí)為網(wǎng)絡(luò)版，購買了高配置的服務(wù)器系統(tǒng)和掃描設(shè)備，在全校51個(gè)兼職檔案部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)歸檔，網(wǎng)絡(luò)查閱，遠(yuǎn)程電子數(shù)據(jù)接收、借閱等管理。學(xué)校現(xiàn)存各類數(shù)據(jù)118974條，各類數(shù)據(jù)庫27個(gè)，其中對(duì)全校各兼職部門授權(quán)開放聲像檔案、專題索引、教學(xué)、團(tuán)委、學(xué)生工作等8個(gè)數(shù)據(jù)庫，讓教職員工足不出戶就能利用檔案，使資源共享真正落到實(shí)處。同時(shí)，我們?cè)谧龊媒邮諜n案的數(shù)字化同時(shí)，對(duì)庫存的原始的紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，學(xué)校每年批準(zhǔn)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)2萬元用于全文掃描，并安排計(jì)算機(jī)專業(yè)的勤工助學(xué)同學(xué)協(xié)助我們進(jìn)行平時(shí)的掃描，雙管齊下，充分利用寶貴時(shí)間，逐漸將所有檔案逐漸掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)管理。目前有77%的學(xué)歷、學(xué)籍檔案、38%的學(xué)校發(fā)文檔案、100%的畢業(yè)生合影檔案資料已掃描入計(jì)算機(jī)管理，爭取在未來的十二五規(guī)劃期間里，基本完成100%的計(jì)算機(jī)管理。

三、高校檔案館社會(huì)化服務(wù)功能延伸的有效途徑

1、豐富并優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

館藏是高校檔案館開展工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，館藏量小或不豐富，檔案工作就成為無源之水、無本之木。豐富館藏和優(yōu)化館藏是做好檔案利用服務(wù)的前提，而這個(gè)豐富不僅是量上的充足，更重要的是質(zhì)上的優(yōu)化。首先在保證接收檔案的齊全完整的同時(shí)，認(rèn)真做好鑒定工作，這個(gè)館藏優(yōu)化的主要手段，由于構(gòu)成檔案價(jià)值的因素是多方面的，它涉及到檔案的內(nèi)容、材料的構(gòu)成者、作者、事件、地點(diǎn)、檔案文件的制作材料、語言文字和藝術(shù)特點(diǎn)（特別是歷史檔案）等(1)，綜合考慮這些因素，確實(shí)有難度，而檔案一旦銷毀，將無法彌補(bǔ)。具體到在開展鑒定過程中，遇到具體問題要具體分析研究，不能太教條，對(duì)有爭議的案卷，應(yīng)予以保留，避免過于按照框框而忽視了檔案的唯一性。其次，根據(jù)形勢發(fā)展的需要，適時(shí)的調(diào)整接收檔案的范圍，整合檔案資源，把建立科學(xué)發(fā)展和諧社會(huì)過程中產(chǎn)生的新型檔案和與學(xué)校教職員工切身利益密切相關(guān)的檔案納入接收范圍。再次，強(qiáng)化征集工作，通過各種渠道，從在崗的、退休的有突出貢獻(xiàn)的教授、學(xué)者那里征集個(gè)人資料，通過廣播電視、網(wǎng)絡(luò)等多種渠道了解優(yōu)秀的畢業(yè)生在各行各業(yè)的成就，努力通過各種方式向其征集有價(jià)值的檔案資料。針對(duì)退休的專家、教授、學(xué)者適時(shí)的向其開展檔案代管、寄存等業(yè)務(wù)，充實(shí)館藏，通過這種方式，不僅免除了他們的后顧之憂，也極大的豐富并充實(shí)了館藏資源。

2、適時(shí)加大開放檔案力度

一方面，高等學(xué)校管理機(jī)構(gòu)制訂相關(guān)的開放與保密制度，對(duì)高校檔案開放的范圍做具體的規(guī)定，使各高校在檔案開放的尺度把握上有法可依，也避免了保密信息的泄露。另一方面，高校檔案工作者也要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，以積極進(jìn)取的心態(tài)，不斷接收新的知識(shí)，提高專業(yè)水平，進(jìn)而通過創(chuàng)新的工作方法，形式多樣的服務(wù)手段，吸引更多的利用者來查詢檔案。根據(jù)《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，各校制訂具體的開放查詢目錄，在門戶網(wǎng)站上公開，適時(shí)對(duì)公開的信息進(jìn)行不斷的更新和補(bǔ)充。第三方面，就高校檔案信息可開放的內(nèi)容選擇上，筆者認(rèn)為，高校檔案可公開的信息資源可在招生、就業(yè)、國際合作與交流、學(xué)生活動(dòng)等幾個(gè)方面進(jìn)深入的思考，編纂深層次的二次、三次文獻(xiàn)，從而使開放的高校檔案信息有豐富的內(nèi)容支撐。

3、高校檔案管理者的隊(duì)伍建設(shè)。做到高校檔案館的社會(huì)化服務(wù)功能的向外延伸，離不開較高層次的專業(yè)人才、專業(yè)隊(duì)伍。從事高校檔案管理人員，前提要有較高的政治素質(zhì)，不僅要具備較高的理論水平和熟練的業(yè)務(wù)操作能力，熟悉館藏，還要不斷的學(xué)習(xí)新的管理方法和好的經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，在管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)配置上，也要科學(xué)合理，既有豐富經(jīng)驗(yàn)的老檔案，又要有年輕有活力，有創(chuàng)新精神的青年工作者；既要有沉穩(wěn)細(xì)膩的女蘭臺(tái)，也要有思維敏捷、富有創(chuàng)造性的男“老彭”(2)，由此打造一支實(shí)干型、創(chuàng)新型的檔案管理隊(duì)伍，才是和諧社會(huì)發(fā)展的必然要求。

注釋：

（1）章振民，高校檔案館的優(yōu)化問題[J].檔案與建設(shè)，2000（1）39。

（2）“老彭”，古代的檔案工作者。