對突發公共衛生事件檔案管理工作的幾點認識

朱 靜，李 爽

（1.牡丹江市疾病預防控制中心 黑龍江 牡丹江 157021；2.黑龍江商業職業學院 黑龍江 牡丹江 157011）

突發公共衛生事件是指突然發生,造成或者可能造成社會公眾健康嚴重損害的重大傳染病疫情、重大食物和職業中毒以及其他嚴重影響公眾健康的事件。如2003年的“非典”病毒、2004年的“禽流感”及近期突發的“甲型H1N1”流感疫情，使我們對突發公共衛生事件已不感到陌生。如何防范與有效應對、化解突發公共衛生事件，已成為人們關注的重要議題。突發公共衛生事件檔案是指國家機構、社會組織和個人在突發公共衛生事件應急處理活動中直接形成的具有查考利用價值的各種文字、圖表、磁性載體、電子文件等各種形式的歷史記錄。建立、健全突發公共衛生事件檔案工作、完善其管理，更好地服務于社會，顯得日趨重要。

一、突發公共衛生事件檔案的構成

突發公共衛生事件檔案管理收集范圍應包括重大突發公共衛生事件處置機構組成材料、各級組織在處理突發公共衛生事件中的重大決策、預案、監測方案；各級組織、領導在處理突發公共衛生事件中的重要批示、指示、講話、會議材料；反映本單位的決策和部署，指揮與協調各方面力量處置突發公共衛生事件中的具體措施、預案、處置方案、疫情報告、報表及本單位在防治工作中形成的疫情簡報、疫情信息、防治方法、診斷標準、流行病學調查、個案調查、處置進程、已采取的措施；病例報告表、調查表、個案統計表、藥品發放使用等方面的記錄、統計報告，事件的診斷等材料；處置過程中形成的現場記錄、新聞報道、電子傳輸文件材料；各種聲像材料等第一手原始資料。

二、突發公共衛生事件檔案的整理

突發公共衛生事件所形成的文件材料，既有紙質文件材料，又有特殊載體文件材料。對于這些文件材料的整理要以一個突發公共衛生事件為整理單位，在一個整理單位內，嚴格按照文書檔案、聲像檔案、照片檔案、電子檔案和科技檔案整理標準進行整理。為避免應歸檔文件在忙亂工作中造成損壞和遺失，各單位檔案部門應及時進行指導，可以要求把所形成的文件先設專盒、專柜保管，最后統一整理。要求各部門形成的照片和資料要按不同的載體分類，統一載體按時間順序注明事由，定點定柜存放，重要的資料要有多種備份，以便日后整理歸檔和利用。大量對患者的調查報告、疫情統計報表、每天疫情通報等，采用跟蹤收集，要求各業務科室的兼職檔案員按有關規定做好收集工作，檔案管理人員要經常檢查督促、指導進行規范化整理和簡易組卷，力爭使每個業務部門的文件材料都做到齊全完整，事件結束或告一段落后，及時移交到單位的綜合檔案室。使檔案收集工作的起點處在一個較高的水平上。綜合檔案室要結合文件材料的時間、內容及檔案載體的特點形成完整的檔案編目和數據庫，便于科學管理和開發利用。在整個突發公共衛生事件檔案的分類、立卷到利用的過程中，用數據化的文件代碼與原始的文件材料對應歸檔雙重管理，既保存了原始材料的完整性、佐證性，便于反映真實的歷史記錄，同時，還能把文件材料進行數據化處理，并以現代科學技術對檔案信息進行開發和利用。

三、加強對突發公共衛生事件檔案管理的有效措施

基于突發公共衛生事件檔案的內容和特點，在突發公共衛生事件工作中應采取有力措施，對突發公共衛生事件形成的檔案實施全過程管理，保證文件材料收集齊全，管理有序。

1.提高認識，加強對突發公共衛生事件文件材料收集歸檔

突發公共衛生事件所形成的文件材料是各級組織在處理突發公共衛生事件活動的整體反映，是在處理突發公共衛生事件活動中形成的、真實的原始記錄。同時，突發公共衛生事件所形成的文件材料又是處理突發公共衛生事件工作的重要依據。因此，一要加強對《檔案法》的宣傳，提高對突發公共衛生事件文件材料收集歸檔工作重要性的認識，提高檔案工作人員的法制觀念和業務素質，明確突發公共衛生事件所形成文件材料收集歸檔工作的責任。要通過宣傳，將檔案意識根植于各級領導和有關人員的頭腦中，使領導和有關人員把對檔案工作的理解與支持落實在行動上，同時還要使領導和有關人員認識到歸檔工作是一項綜合性、全局性的工作，不是檔案部門自己的事，只有各職能部門相互配合才能把歸檔工作做好。二要落實責任制，以保證收集歸檔工作順利進行。在處理突發公共衛生事件工作中，要同時落實文件材料的形成、整理和歸檔工作的時間和進度；制定各有關部門和人員文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作的職責，并且作為考核與獎勵的一個條件，營造一個主動歸檔的良好氛圍。

2.檔案部門應加強對突發公共衛生事件檔案管理的研究

檔案工作具有承擔保存史實、為突發公共衛生事件處置工作提供決策參考和今后處置類似事件提供借鑒的服務功能。從檔案學的視角出發進行突發公共衛生事件的研究，可以幫助我們找到一些規律性的認識，做好預防工作。并為各級政府制定衛生政策、疾病的防治提供依據，為衛生行政部門提供咨詢和決策服務，為全社會的健康提供服務。突發公共衛生事件檔案是一種豐富的信息資源，也是一種無形的寶貴資產。檔案部門應聯合有關業務部門開展有關突發公共衛生事件的檔案研究，選擇案例，建立各種疫情案例庫，從實踐與理論上加以分析研究。利用這些珍貴的檔案記載，對每一起突發公共衛生事件疫情發生、流行病學調查、所實施的應急預案、采取的防治措施等進行分析研究，從中進行類比，尋找各次突發疫情之間的內在聯系，得出規律性的認識，進而做好預測預警工作。把突發公共衛生事件造成的損失控制到最小的程度，提高對突發公共衛生事件的預防和應急能力。

3.充分發揮檔案部門在突發公共衛生事件檔案管理中的核心作用

在非常時期，一定要統籌協調，把本單位兼職檔案員統領起來，尤其是在重大突發公共衛生事件的早期，協助他們在工作中理順檔案工作的頭緒。明確提出做好突發公共衛生事件處置過程中直接形成的具有保存價值的文字、聲像等不同載體材料的收集、整理工作，并指導他們搞好歸檔和進行集中管理，確保檔案的完整性，為以后利用提供有效服務。檔案部門要在突發公共衛生事件檔案管理中履行好職責，發揮好作用，經得起檢驗，就應在第一時間采取措施，加強對突發公共衛生事件的檔案管理工作，檔案部門不僅要在重大突發事件發生之前，而且在發生過程中、發生之后都應到事件的第一線去，真實記錄、反映客觀實際，做好檔案資料的收集整理和保管工作。要對重大的突發公共衛生事件檔案進行有效監控，對分散在不同業務部門的檔案督促其及時收集、整理，確保檔案材料齊全、完整、安全。

4.檔案部門應主動開展征集、編研工作

把握重點，挖掘突發公共衛生事件檔案的潛在價值，根據利用者的不同需要，有針對性的編制編研材料。根據流行病發展的規律，提供檔案的超前服務，為科學研究提供真實、可靠、準確的信息，為今后處理類似的突發公共衛生事件提供經驗借鑒。檔案部門要積極主動、認真總結近幾年在重大突發公共衛生事件中積累的檔案管理工作經驗，制定出本單位突發公共衛生事件檔案管理辦法。

5.做好專（兼）職檔案工作人員的業務培訓

檔案工作人員素質高低，對作好檔案管理工作有直接影響。因此，在不斷提高檔案工作人員素質和能力的同時，一定要加強對工作人員檔案管理業務的培訓。提高工作人員對做好突發公共衛生事件檔案管理工作重要性的認識和檔案管理業務水平，使工作人員不但能夠熟練運用計算機網絡系統，還要樹立科學的管理觀念和思想，提高檔案現代化管理的能力和水平。