水利水電工程檔案質(zhì)量探析

李 軍

（黑龍江農(nóng)墾勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 黑龍江 哈爾濱 150090）

水利水電工程建設(shè)檔案是水利工程的重要組成部分,也是今后工程運(yùn)行、改造、維護(hù)、擴(kuò)建等最主要的原始依據(jù)。該文從目前水利水電工程建設(shè)檔案存在的問(wèn)題入手,分析了水利水電工程建設(shè)過(guò)程中控制檔案質(zhì)量的幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn),提出了解決問(wèn)題的措施,供參考。

水利水電 工程檔案 質(zhì)量控制

水利水電建設(shè)是國(guó)家基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容，水利水電工程檔案管理是水利水電工程建設(shè)的重要組成部分，必須將其納入工程建設(shè)項(xiàng)目管理的全過(guò)程。筆者曾參與了黑龍江省省內(nèi)一些水利水電項(xiàng)目的建設(shè)和工程竣工驗(yàn)收前的檔案整理工作，深感水利水電工程檔案存在著不容忽視的質(zhì)量問(wèn)題，需要引起各相關(guān)部門的重視。

1.水利工程檔案存在的質(zhì)量問(wèn)題和原因分析

1.1 驗(yàn)收水利水電工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量包括兩個(gè)方面：首先是內(nèi)容質(zhì)量，具體指檔案所反映的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、過(guò)程的真實(shí)性。第二是案卷質(zhì)量，它是指檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性程度。水利項(xiàng)目檔案要求內(nèi)在質(zhì)量與案卷質(zhì)量統(tǒng)一，而內(nèi)容質(zhì)量重于外觀形式。文件資料短缺不全，在后期發(fā)現(xiàn)后采取東拼西湊、甚至造假的情況，即使有再好的整理形式，也不可能通過(guò)檔案驗(yàn)收關(guān)。

1.2 在以經(jīng)濟(jì)效益為中心的利益驅(qū)動(dòng)下，由于檔案作用滯后，從短期效益衡量，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，使檔案工作在工程建設(shè)中不能排在應(yīng)有的位置，故而沒(méi)有切實(shí)將檔案工作納入水利水電工程管理體系，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，更談不上嚴(yán)格的檔案管理制度和制約措施，最終造成文件資料的原件不齊全，難以真實(shí)地反映工程建設(shè)的全貌。其他在工程建設(shè)中形成并應(yīng)保存的管理性文件、施工記錄、監(jiān)理資料也存在歸檔不全問(wèn)題。一些工程檔案原件散失后，難以補(bǔ)救，直接影響了檔案的整體質(zhì)量。即使在整理階段發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，往往也難以奏效，這就是由于水利水電工程檔案原始性的性質(zhì)決定了檔案文件資料的不可補(bǔ)和不可替代性。同時(shí)也決定了文件資料的形成積累必須同步進(jìn)行，才能見(jiàn)效。

1.3 有些項(xiàng)目?jī)H注重紙質(zhì)文件資料的收集，而忽視工程建設(shè)中所產(chǎn)生的其他門類、載體檔案的收集。由于水利水電工程的特殊性，涉及工程質(zhì)量的隱蔽性、關(guān)鍵性部位（比如：大壩、溢洪道、廠房等建筑物的基礎(chǔ)，隧洞沿線開挖及地質(zhì)情況等）的照片、聲像檔案因其形式簡(jiǎn)單、直觀，記錄真實(shí)、迅速，具有較強(qiáng)的客觀性、透明性和不可替代性，其價(jià)值是文字資料無(wú)法比擬和替代的。反映水利水電工程重大事件、事故必須有完整的文字、照片和聲像等材料，因此，照片、聲像檔案的收集應(yīng)成為水利水電工程檔案管理的重要內(nèi)容之一。一些工程雖然在建設(shè)過(guò)程中及時(shí)地照了照片（或錄像），但未進(jìn)行整理，有的甚至流失在個(gè)人手上，時(shí)間一長(zhǎng)，造成丟失而無(wú)法搜集。

1.4 一些建設(shè)單位，在工程建設(shè)過(guò)程中，特別是建設(shè)初期，文件資料無(wú)專人管理，或有人管也是其他事務(wù)工作人員兼管，他們沒(méi)有檔案專業(yè)知識(shí)，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不知道哪些文件材料應(yīng)歸檔，連一些具有法律效力的現(xiàn)場(chǎng)記錄也棄之不要，造成難以彌補(bǔ)的損失。或是不加分析，所有資料都作為檔案保存。并且不知道怎樣分類、組卷，文書、科技、會(huì)計(jì)等文件雜亂堆放，無(wú)從下手，盡管他們也付出很大的努力，但工程檔案質(zhì)量仍然不高。

1.5 由于水利水電工程具有投資大、建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位多、標(biāo)段多、文件資料在形成過(guò)程中所涉及部門人員多等特點(diǎn)，并且還因參建單位資質(zhì)、檔案意識(shí)及領(lǐng)導(dǎo)重視程度差異大，以至于同一項(xiàng)目檔案質(zhì)量參差不齊。大型重點(diǎn)項(xiàng)目檔案質(zhì)量相對(duì)好一些，個(gè)別中、小型工程檔案質(zhì)量水平仍然很低，檔案原始資料在工程建成后被施工單位遺失或帶走，造成工程檔案原件不全、丟失事件時(shí)有發(fā)生。隨著基本建設(shè)管理體制改革的進(jìn)一步探化、豆腐渣工程的曝光以及各種利益的爭(zhēng)端，水利水電工程檔案的重要性逐步引起人們的關(guān)注。

2.提高水利工程檔案質(zhì)量的措施

2.1 提高各參建單位領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)他們進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)教育，提高對(duì)水利水電檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，確實(shí)把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和目標(biāo)責(zé)任制。各參建單位的檔案工作要由一名單位主要領(lǐng)導(dǎo)分管，并能及時(shí)解決檔案工作中存在的問(wèn)題。

2.2 要確保水利水電工程檔案的質(zhì)量，必須確立建設(shè)單位在工程建設(shè)中檔案管理的主導(dǎo)地位，由建設(shè)單位來(lái)負(fù)責(zé)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的統(tǒng)一管理。作為建設(shè)單位首先必須建立工程建設(shè)檔案管理的組織網(wǎng)絡(luò)，明確各參建單位的職責(zé)；其次，建立工程建設(shè)檔案的管理制度，對(duì)于各參建單位在建設(shè)過(guò)程中檔案資料的形成、歸檔作出明確的規(guī)定，并將其列入有關(guān)的合同，使各參建單位在平時(shí)的立卷、歸檔過(guò)程中有章可循，把規(guī)范化管理納入各單位和相關(guān)人員的職責(zé)，與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤，嚴(yán)格考核，真正實(shí)施檔案材料的超前控制；再次，必須實(shí)行檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程的同步管理，做到工程進(jìn)行到哪個(gè)環(huán)節(jié)；檔案工作就延伸到哪個(gè)環(huán)節(jié)。第四，建設(shè)單位檔案人員必須參與工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，加強(qiáng)技術(shù)指導(dǎo)。

2.3 重視水利水電工程檔案的原始性積累。水利水電工程檔案是直接反映建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的重要載體，檔案原件是解決工程質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)糾紛的重要依據(jù)和憑證，因此保存原件就顯得尤其重要。另一方面加強(qiáng)隱蔽工程、關(guān)鍵部位質(zhì)量資料管理。由于水利項(xiàng)目隱蔽工程在建成后不可再現(xiàn)，其工程質(zhì)量資料是質(zhì)量和監(jiān)督過(guò)程的實(shí)際記錄，它既可以反映施工單位的工程質(zhì)量，也可為工程竣工后正常運(yùn)行、維護(hù)提供依據(jù)和保證，同時(shí)也可為工程運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，提供技術(shù)數(shù)據(jù)和補(bǔ)救措施，因此，做好隱蔽工程、關(guān)鍵部位質(zhì)量、保證材料、記錄資料的歸檔是這項(xiàng)關(guān)鍵的工作內(nèi)容。

2.4 提高水利水電項(xiàng)目檔案專兼職人員的專業(yè)技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。首先要抓好水利水電建設(shè)項(xiàng)目檔案人員的在崗培訓(xùn)，使他們不僅掌握水利水電檔案工作的基本要求和方法，掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)和操作技能，還要懂得工程建設(shè)方面的知識(shí)；其次，檔案行政管理部門須加強(qiáng)對(duì)水利水電工程檔案的監(jiān)督與全程指導(dǎo)，各方面嚴(yán)格執(zhí)行重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備案制度，另一方面還要深入工地現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行具體指導(dǎo)，解決實(shí)際問(wèn)題，確保水利水電工程檔案的質(zhì)量。

2.5 建立新的檔案管理體制，使項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)“三同步”。管理制度是保證檔案工作正常運(yùn)行的重要依據(jù)。為確保重點(diǎn)技改工程投入生產(chǎn)后，為管理、維護(hù)、改造和擴(kuò)建等提供可靠依據(jù)，使工程達(dá)到預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益和環(huán)保效益，把與工程有關(guān)的全部檔案收集完整是很重要的環(huán)節(jié)。堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)“三同步”，是基建檔案工作的一條關(guān)鍵經(jīng)驗(yàn)，一是項(xiàng)目建設(shè)前期階段就應(yīng)及時(shí)建立檔案工作，加強(qiáng)對(duì)前期階段產(chǎn)生文件材料的管理；在合同中明確對(duì)文件材料編制、整理及提交的具體要求。二是在檢查落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，同時(shí)檢查落實(shí)檔案工作的情況。三是竣工驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)驗(yàn)收工程檔案情況，在竣工階段，必須按照要求認(rèn)真進(jìn)行項(xiàng)目整套竣工檔案資料的匯總、編制、整理工作。

2.6 積極推行“四制”管理，落實(shí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。“四制”（即項(xiàng)目法人責(zé)任制、招標(biāo)投標(biāo)制、工程監(jiān)理制、合同制）管理，著重落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制進(jìn)行監(jiān)督；將工程檔案，資料收集整理納入工程監(jiān)理；將竣工檔案交接工作納入合同管理。組織建設(shè)單位認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)文件規(guī)定，落實(shí)建設(shè)單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制。切實(shí)做到“三同步”（即工程項(xiàng)目分階段建設(shè)與提出歸檔要求同步；檢查工程項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量與檢查工程項(xiàng)目檔案的管理狀況同步；驗(yàn)收工程項(xiàng)目與驗(yàn)收工程檔案同步）以確保工程項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確。