學校檔案的特點與管理對策

王雅茹

（大慶市讓胡路區喇嘛甸中學 黑龍江 大慶 163713）

一、學校檔案管理工作的薄弱環節

1.學校檔案是學校領導樹立學校形象的依據。學校不僅是產生學校檔案的主體，而且也是檔案發揮其使用價值的重要場所。學校檔案產生于學校形成、發展、變化的全過程，同時又貫穿于學校教育教學工作及其組織、管理的各個方面，它真實地記錄了學校的教學、管理、運行的發展軌跡，是學校重要的信息資源。綜觀學校檔案，可以深刻地理解本學校的特點以及發展的規律。通過分析學校現存檔案，可以全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，因此它是學校領導樹立學校自身形象的依據。

2.學校檔案是學校的寶貴財富，豐富的檔案資料可以更好地為教學科研服務。在學校檔案中，有很大一部分記錄著和保存著學校教育教學經驗和成果，這些檔案浸透著教師多年的辛勤的汗水，記錄了學校教職員工為學校的發展所做出的貢獻和先進事跡，反映了學校總體的教學水平，是學校教職員工的勞動結晶。只有充分利用學校的檔案信息，才能實現學校檔案潛在的經濟效益和社會效益，更好地為教學科研服務，提高教育教學水平。

二、學校檔案管理工作的現狀

1.領導重視不夠。領導的檔案意識薄弱，客觀上造成檔案收集難、檔案室資金投入不足，檔案室成了被遺忘的角落，領導只有在上級檔案部門要來檢查時，才象征性地抓一抓這方面的工作，很多檔案工作人員缺乏工作的緊迫感和責任心，坐、等、靠思想嚴重，滿足現狀、求穩怕險，抱著應付上級的檢查的心態，工作得過且過，致使檔案利用開發水平低，能力差，重視不夠。

2.檔案管理人員培訓缺乏。當前我國學校的檔案管理人員以兼職較多，同時，缺乏系統培訓，對檔案工作的分類、歸檔整理、保管、利用等未能很好掌握，檔案管理專業畢業的人員幾乎是零。大部分工作人員缺乏計算機知識，無法開展信息參考咨詢、網絡檢索等個性化服務。這直接影響著檔案管理的規范化、科學化、現代化程度。

3.規章制度流于形式，重藏輕用。檔案室的規章制度流于形式，管理分散、混亂，整理分類方法不科學、不統一，在檔案價值的開發利用上存在著重藏輕用的現象，不能充分發揮檔案的教育和服務功能。

4.現代化程度幾乎為零。大多數學校檔案室現代化程度幾乎為零。檔案工作場所條件不夠，場館破舊，硬件設施缺損，檔案保管設備不齊全，大部分學校檔案保管箱是七八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規范，影響保管使用。現在，我國一些大學的檔案館、室已經采用了計算機、縮微、光盤、多媒體等技術，但這些對學校檔案室來說距離還相當遙遠。

5.大局意識不強。一些檔案部門的同志對新階段的檔案工作認識不足，對抓住機遇實現檔案工作的新跨越缺乏思想上的準備，缺乏足夠的工作思路和工作措施。

三、加強學校檔案管理的有效途徑

1.學校領導的高度重視是加強學校檔案管理工作的關鍵。《檔案法》和《中小學校檔案管理暫行辦法》明確指出:學校檔案是指從事黨政管理、教學、教研等各種活動中形成的有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它包括文書檔案、教學檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案等等。它是國家檔案的組成部分，必須實行集中統一管理，任何部門和個人都不得據為己有或拒絕歸檔。目前，學校檔案室都按照《檔案法》的規定制定了各項規章制度，如《保密制度》、《安全制度》等，并做到制度上墻，但實際上卻是流于形式。因為制度的貫徹必須依靠行政力量，沒有強有力的行政管理，要將分散在各處室的檔案材料收集起來，也是非常困難的。所以，學校領導對檔案管理應當給予高度的重視，把學校檔案工作納入學校整體工作中通盤考慮。

2.建立健全規章制度是學校檔案管理工作的基礎。學校要根據《檔案法》和學校實際，制定檔案管理制度，做到檔案管理工作有章可循，有法可依。筆者認為，建立健全規章制度必須注意以下幾個環節:一是按要求規范檔案案卷形成的全過程。從檔案材料用紙到收集、整理、編目等等，都力求做到統一標準，科學分類、組卷合理、編目清楚。二是要做到有序化管理。對學校各種檔案分門別類，形成體系，做到系統化。處理好檔案工作中的“接收”和“移交”的關系，做到移交有手續，交接有清冊。三是要編制實用、系統的檢索工具，逐步建立完善檢索體系。

3.提高檔案工作者的素質是加強學校檔案管理工作的保證。學校領導應創造條件讓學校檔案人員通過自學或進修培訓掌握從事學校檔案管理工作的基礎知識和基本技能，督促檔案管理人員不斷提高自己的政治素質、文化素質和業務水平。筆者認為，學校檔案工作者不僅要掌握傳統的檔案管理知識，而且要學習計算機知識、數據庫管理知識、數據錄入和網絡管理等知識，要具備電子文件的收集、存儲、組織、管理和提供利用網上信息資源的組織和篩選技能。只有這樣，學校檔案工作者才能適應現代化管理的需要。

4.開發檔案信息資源是提高檔案利用價值的重要手段

檔案的價值在于利用，為教學第一線服務，（下轉54頁）和保證，同時也可為工程運行過程中出現的質量問題，提供技術數據和補救措施，因此，做好隱蔽工程、關鍵部位質量、保證材料、記錄資料的歸檔是這項關鍵的工作內容。

2.4 提高水利水電項目檔案專兼職人員的專業技術水平，加強檔案業務指導。首先要抓好水利水電建設項目檔案人員的在崗培訓，使他們不僅掌握水利水電檔案工作的基本要求和方法，掌握檔案管理的專業知識和操作技能，還要懂得工程建設方面的知識；其次，檔案行政管理部門須加強對水利水電工程檔案的監督與全程指導，各方面嚴格執行重點建設項目檔案登記備案制度，另一方面還要深入工地現場進行具體指導，解決實際問題，確保水利水電工程檔案的質量。

2.5 建立新的檔案管理體制，使項目檔案工作與項目建設“三同步”。管理制度是保證檔案工作正常運行的重要依據。為確保重點技改工程投入生產后，為管理、維護、改造和擴建等提供可靠依據，使工程達到預期的經濟效益、社會效益和環保效益，把與工程有關的全部檔案收集完整是很重要的環節。堅持檔案工作與工程建設“三同步”，是基建檔案工作的一條關鍵經驗，一是項目建設前期階段就應及時建立檔案工作，加強對前期階段產生文件材料的管理；在合同中明確對文件材料編制、整理及提交的具體要求。二是在檢查落實建設項目的實施過程中，同時檢查落實檔案工作的情況。三是竣工驗收時，同時驗收工程檔案情況，在竣工階段，必須按照要求認真進行項目整套竣工檔案資料的匯總、編制、整理工作。

2.6 積極推行“四制”管理，落實檔案工作領導責任制。“四制”（即項目法人責任制、招標投標制、工程監理制、合同制）管理，著重落實建設項目檔案工作領導責任制，將檔案工作納入工程質量行政領導責任制進行監督；將工程檔案，資料收集整理納入工程監理；將竣工檔案交接工作納入合同管理。組織建設單位認真學習有關文件規定，落實建設單位對建設項目檔案負責制。切實做到“三同步”（即工程項目分階段建設與提出歸檔要求同步；檢查工程項目進度和質量與檢查工程項目檔案的管理狀況同步；驗收工程項目與驗收工程檔案同步）以確保工程項目檔案的完整、準確。