電子政務環境下的職校檔案工作

于 杰，趙秋紅

（黑龍江省伊春衛生學校 黑龍江伊春 153000）

近幾年來，隨著國家實施的“政府信息化先行”戰略的不斷深入，電子政務已在各級政府、機關和職校逐步推行。檔案作為文件運行的最后歸宿，在保證各級政府機關和職校黨政部門工作正常運轉中起著承上啟下的作用。電子政務的實施對職校檔案管理產生重要影響，主要體現在三個方面：一是電子政務中產生的電子文件，其歸檔內容、方法、技術、手段等與紙質文件歸檔相比，有重大差別。二是檔案部門作為各級政府、機關的職能部門必須適應電子政務實施帶來的工作方式的變化，檔案工作不能游離于電子政務之外，要按照電子政務的總體要求轉變檔案部門的工作方式；三是電子政務的實施使檔案工作不僅負責文件運行的歸宿工作，還負責文件形成的前端控制，使文檔工作一體化，在政府、機關和職校黨政部門的工作中發揮積極作用。建設數字檔案館是我國迅速發展的政務信息化對檔案工作提出的迫切要求，是電子政務和辦公自動化的一個必需的組成部分，是信息社會中檔案管理新模式的集中體現，代表著新世紀檔案工作的發展方向。2002年，國家檔案局發布了《全國檔案情息化建設實施綱要》之后，信息化帶動策略引導全國各級檔案部門快速地向信息數字化方向發展，迅速出臺和準備出臺多項法規、標準，如《中國檔案機讀目錄格式》、《電子文件名詞術語》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》、《電子文件歸檔細則》、《電子郵件類公文歸檔程序與規則》、《網站資源歸檔與管理規范》、《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《檔案網站管理辦法》、《紙質檔案數字化技術規范》、《縮微影像數字化轉換技術規范》、《照片檔案數字化技術規范》、《錄音檔案數字化技術規范》、《錄像檔案數字化技術規范》、《電子簽章條例》；《電子檔案管理辦法》《歸檔電子文件真實性鑒定規程)等也即將出臺。據2002年統計，全國已有15個省級檔案館與當地政府辦公網絡系統聯通，北京、上海、深圳等24個省級和計劃單列市檔案館開通了面向社會的檔案網站，全國各市、縣、區檔案局館建檔案網站三百二十多個；多個大學開通了面向社會的檔案網站，各級檔案館已建立機讀檔案目錄兩干多萬條。

我國電子政務的基本構架是“三網一庫”。由于歷史的原因。職校檔案部門的局域網建設相對滯后，而電子政務的實施，要求職校檔案部門做好前期工作，使電子文件能夠長期保存，有效利用。從當前檔案信息化建設的情況看，檔案信息化建設的主要目標：一是應用信息技術加快檔案資源信息化進程，提高檔案信息化管理和利用水平，實現檔案資源信息共享；二是應對信息技術對檔案工作的影響，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作。收集、整理、保管、利用電子文件，局域網將成為基本的工作條件。因此，盡快建設檔案工作局域網，已經成為職校亟待解決的緊要問題。在電子政務網絡中，職校檔案工作的首要任務是收集、整理、保管電子文件，其次是以電子檔案和電子信息資源庫的方式提供利用，同時也向社會公眾提供信息服務，這也是電子政務建設的目的之一。學校檔案工作在電子政務環境下的當前要務，是要及時做好電子公文的歸檔留存，提供利用，總結起來就是三項任務：一把電子文件完整、安全、規范地收進來；二把檔案文獻信息庫建起來；三把數字的公開檔案信息在網絡上發布。電子公文歸檔管理作為學校電子政務建設重要環節已經納入學校信息化功能總體設計框架中，探索利用統一的網絡平臺整合檔案情息資源、最大限度地實現資源共享的有效途徑。職校檔案主管部門應不失時機地把逐步實現公文管理和檔案管理的規范化和一體化作為業務應用系統建設抓緊抓好，盡快開始進行電子文件歸檔與管理的具體工作。

職校檔案工作在信息化浪潮的推動下已經順勢融入信息化建設時代，建立與電子政務相聯接的檔案信息管理網絡是必然要求。如南京大學檔案館率先研制開發多媒體檔案網絡管理系統，實現對全校公務紙質文件和文本文件、圖像文件、圖形文件、音頻文件、祝顛文件、多媒體文件、超媒體鏈接文件、程序文件、數據庫文件和其它各類電子文件的全文自動著錄與標引、全文管理與全文檢索；檔案信息統計和檔案借閱利用的網絡化管理。它的前提是公文辦理和檔案管理的規范化、一體化。現已有三十多所學校的檔案館使用，也被教育部推選使用。面對大量不期而至的電子文件，習慣了與紙質等有形物質打交道的人們，對這些看不見、摸不著的物質載體還有些無所適從。而電子文件的大量產生、應用和消失，迫切要求迅速建立相對完善的電子檔案管理方案及基礎設施，建立電子文檔管理的相關制度。隨著職校數字化校園環境的不斷完善文件已成為職校新產生文件的主體，也是職校政務優良化的主體，應及時采集歸檔。很多職校的信息化建設起步早，大量電子文件沒有歸檔，也沒有條件歸檔，至今還沒有步入電子文件歸檔的正常軌道，辦公自動化與檔案工作脫節，導致部門、個人形成的電子文件處于自生自滅的狀態，應采取措施及時挽救。

根據2004年全國檔案工作的主要任務要求，深化己公開現行文件提供利用工作，將其納入信息公開工作體系，發揮檔案部門的作用。職校可考慮以此作為切入點，利用現有條件，啟動檔案信息化建設工作。隨后，主要抓好四項工作：一是法制建設，建章立制，規范統一，依法治檔不動搖；二是館舍建設，檔案館室應該具有四位一體的功能，即檔案安全保管的基地、利用檔案開展愛國主義教育的基地、已公開現行文件集中向社會提供利用的中心、檔案信息服務中心、檔案館舍是確保四位一體功能實現的基礎條件；三是館蘸建設，建立內容豐富，結構合理的館藏體系；四是信息化建設，認真落實《電子公文歸擋管理暫行辦法)，加強電子政務中形成的電子公文的歸檔與管理工作，逐步實現公文辦理和檔案管理的規范化與一體化，公開現行文件，實現網上查閱．提高檔案利用效率。

全國檔案信息化建設實施綱要特別指出：“十五”期間，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程；“十五”期間，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，基本實現檔案管理現代化和辦公自動化；推進機關檔案管理與辦公自動化同步發展；各機關和企業、事業單位檔案部門要根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。為此，職校檔案工作應該有所作為。

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