淺析紙質文件與電子文件的歸檔管理

劉天群

（杜蒙交通 黑龍江 大慶 166200）

長期以來，在檔案的收集、鑒定、保管、統計、利用工作中的一些經驗和形式已被固定下來，成為檔案工作的準則，目前的檔案管理多是依賴經驗進行。隨著辦公自動化、信息網絡化、智能化方向的發展，計算機技術在檔案工作中應用范圍的擴展，使電子文件的產生、形成、歸檔及其傳送、保存等管理方法均與傳統的紙質檔案有所不同，檔案工作的技術、方法發生的變化給檔案管理部門傳統的管理方法帶來沖擊。未來的檔案工作將建立在混合媒體的基礎上，實行電子檔案與紙質檔案結合管理。

為適應檔案管理現代化發展的趨勢，探索追求符合時代要求的新的文件整理方法，國家檔案局制定了《歸檔文件整理規則》(以下簡稱《規則》)，于2000年12月6日作為行業標準發布實施。《規則》的出臺，是為了適應檔案管理現代化發展的需要，《規則》中規定的許多條款，都為計算機管理檔案打下基礎。利用計算機管理檔案，就涉及到電子檔案的保管問題。只按《規則》整理、保管紙質檔案，檔案整理方法改革就沒多大意義，電子檔案的法律效應及安全穩定性決定了目前不能單獨保管電子檔案。所以，紙質檔案及電子檔案的雙重保管就成了當前檔案管理選擇的必然途徑。

1.按《歸檔文件整理規則》整理、保管紙質文件及電子文件

紙質檔案的整理方法，《規則》中有明確規定，這里不再贅述。電子檔案的分類、編號、排列、編目、裝盒、上架等等一系列整理過程必須和紙質檔案的整理過程相一致，電子檔案和紙質檔案必須完全對應。所以電子檔案的整理，從某種意義上來說，是圍繞著紙質檔案的整理過程進行的。但它又比手工管理紙質檔案具有無比的先進性與科學性。

2.紙質、電子檔案雙重管理的優點

2.1 提高工作效率。按《規則》整理文件的方法，是以計算機管理檔案為軸心運轉的，計算機強大的檢索功能，使我們的調卷速度、效率可以大幅度提高。文件材料整理、歸檔、保管的目的是便于查找，為各部門提供利用，為企業生產經營服務。在時間就是金錢，時間就是效率的今天，提高檔案調卷速度、效率，就是為企業生產、企業各方面的建設贏得寶貴的時間。所以，大大提高工作效率是《規則》的最大優點。

2.2 實現網絡管理。按《規則》進行管理，充分地發揮了計算機管理檔案的優勢。實現紙質文件和電子文件雙重管理，也就是說任何一份紙質文件的標題下都附有相對應的電子文件，任何一個部門，只要向檔案室發送檔案借閱申請，檔案管理員就可以把電子文件通過網絡發送到需求者手中，避免了反復使用對紙質檔案造成的無形損傷，保證了檔案原件的安全，同時方便了各業務部門，提高了檔案利用效率。檔案實現網絡管理，并不是說網絡中的任何一個成員都可以隨心所欲的調出檔案室檔案庫里的任何一份電子文件，在檔案網絡管理系統中，不同的部門被授予了不同的權限，對于檔案室，被授予了一項特殊的權力，可以通過電腦查看到各個部門到期應歸檔而沒歸檔的電子文件，檔案管理人員可以讓這部分電子文件強行歸檔；保證了應歸檔文件的及時歸檔。網絡授予檔案室的權限是特殊的、多向性的，它讓檔案管理員能及時了解公司各部門檔案歸檔情況，督促各部門檔案及時歸檔。對于其他的部門，不可能查看到檔案室電子檔案庫里的任何一份電子文件，除非他向檔案室發出的申請被批準，他向檔案室借的這份文件僅限于他本人的電腦閱覽，其他電腦是根本無法看到的。檔案管理網絡授予各部門的權限是單向性的，這保證了檔案借閱過程中的保密性。

2.3 便于做檔案專題和檔案統計。檔案專題和檔案統計工作是檔案管理不可缺少的工作環節。檔案專題可以是職稱認定、機構設置、重大決定事項、干部職務任免等多個專題；文書檔案統計臺賬、科技檔案統計臺賬、會計檔案統計臺賬、檔案利用情況統計臺賬，都是檔案工作人員必須花大量時間、大量精力去做的工作。用計算機管理檔案，計算機強大的檢索功能可以在幾分鐘內完成所有專題的檢索工作，各類檔案的保管、利用情況，計算機會自動統計，也就是說，幾年甚至幾十年以來，檔案工作人員必須花費大量的時間、精力才能完成的工作，利用電腦，有可能在幾分鐘之內就完成了。

2.4 簡化工作環節。在《規則》發布實施以前，傳統的檔案整理程序是：分類、組卷、卷內文件排列、裝訂檔案、擬定案卷標題、編文件頁號、抄寫卷內目錄、填寫案卷封面、上檔號、案卷號、抄寫案卷目錄。按《規則》整理檔案的程序是以件為單位的文件裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、上架。從環節上，按《規則》來整理文件就比傳統的方法省去了填寫案卷封面、抄寫案卷目錄等環節。

2.5 便于保管、利用。比起傳統的以“卷”為管理單位組卷的管理方式，按《規則》的要求，以“件”為單位整理、保管的檔案管理方式.有便于保管、利用的優點。以“件”為單位整理的文件，每件文件的右上角必須加蓋件號章，件號章的內容包括室編著件號、年度、全宗號、館編件號、保管期限、機構(問題)。對于企業檔案室，室編件號、年度、保管期限、機構(問題)等四項是必須填寫的項目，它是辨識其在檔案庫房位置的四個主要特征，所以，一份被借出的文件，我們根據其件號章的內容，就可以難確的判斷出它所存放的位置。按“件”整理檔案，比按“卷”整理檔案便于保密。如果借閱者理能力也是正確運用辦公自動化的一大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏下、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有效。因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

3.3 文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企業事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息總閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立并聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.4 文件與檔案管理形成一個有機的整體。傳統的文件處理和檔案管理是屬于兩個不同的部門——辦公室和檔案室，由于業務銜接得不好，使得后期的文件歸檔組卷工作非常困難，檔案的準確性、完整性受到影響。同時傳統的檔案組卷工序的繁瑣，使得檔案的工作效率低下。運用辦公自動化系統后，利用計算機的網絡技術能夠不受空間的限制，使得兩個不同的部門在網絡中充分的將各自的業務銜接起來。

綜上所述，隨著辦公自動化的不斷推廣和應用，計算機進人文書和檔案工作領域已是一個不爭的現實。用計算機制作文件、統計和處理數據已日益普及，大大減輕了勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和工作質量。計算機技術促進了“文檔”一體化的實現，使辦公自動化正朝著高層次、綜合應用的方向發展，其應用領域將會越來越廣泛。

[1]劉大召，安志勇，謝紅薇.基于文書流轉的辦公自動化系統的分析與設計[J].2003,（12）.

[2]周暉蓉.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].內江科技,2006,（3）.