充分利用檔案信息資源更好地為經濟建設服務

王艷梅

（七臺河市規劃勘測設計院 黑龍江 七臺河 154600）

信息時代，檔案作為社會實踐活動的真實記錄，是一種寶貴的信息資源。現階段經濟建設飛速發展，檔案工作應適調整方向，適應經濟體制變革的要求，主動參與到經濟建設中去，不斷改進工作的方式，開闊工作視野，調整工作內容，充分利用檔案信息資源，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，使檔案資源合理配置的與有效的開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。更好地為經濟建設服務。

一、更新觀念，牢固樹立為經濟建設服務的思想

一是要把“死檔案”變為“活信息”。檔案管理者不能僅僅局限于對檔案資料的整理和保管，而是要側重于對檔案信息資源的發掘，要有積極的信息轉化意識和檔案使用的效率意識，我們應當意識到，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。從中提取有價值的信息并通過現代化信息手段和渠道，使其為經濟建設服務。逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

二是要深入挖掘、突出重點，提供決策依據。必須在充實館藏內容，提高館藏質量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。要通過對檔案資料的整理和深入分析，找出與經濟和社會發展方向相對應的規律性，為提供決策依據，使檔案資料真正成為促進經濟和社會事業發展的參數。

三是要轉變作風變被動為主動。要改變傳統的“等客上門，你查我找”的被動服務方式，積極走向社會了解市場需求，主動提供服務。在工作中，要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性；要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案的創新服務。

二、加強檔案基礎工作，為開發利用檔案信息資源創造前提條件

檔案的基礎工作包括收集、整理、鑒定、保管，編研、統計等環節.收集是檔案工作的前提，整理、分類、鑒定、保管是實質性工作.檢索是利用的拐杖與向導，編研是利用的手段和方式。檔案基礎工作是開發利用檔案信息的前提和必要條件，基礎工作做不好，開發利用工作也很難取得成效，過去由于在檔案基礎工作方面存在著館藏檔案不合理、檢索工具單一、編研工作薄弱等問題，在很大程度上影響了檔案信息資源的開發利用。因而，要更好地開發利用檔案資源，為經濟建設服務，就必須做好檔案的基礎工作，特別要在以下幾個環節上加大工作力度。

一要加大收集力度。把國家和社會具有保存價值的檔案資料接收入館，實行集中統一管理，為檔案的收集、整理工作奠定基礎。明確接收檔案的范圍、內容、標準及要求，及時修訂和完善各種檔案的整理細則、保管期限等，以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。同時，要擴大檔案征集范圍，主動向社會征集有價值的檔案。要圍繞經濟建設，注重科技資料、新經濟領域檔案資料的收集，做到齊全完整，改善館藏資料結構，豐富館藏量。達到為利用者提供完整服務的目的。

二要加強檔案現代化管理，提高科學管理水平。實現檔案資源信息化、檔案保護現代化、檔案管理手段現代化、檔案管理標準化。在資料的形成過程中，要同有關部門密切協作，嚴把材料制作質量關，做到資料的規范化、標準化，在資料的保管上要采取相應的保護措施，確保其安全完整，不丟失、不損壞，并及時做好檔案的鑒定和解密工作，按要求適時開放。

三要完善檢索系統。檔案檢索工具在檔案管理中具有橋梁作用、交流作用和管理作用，各種檢索工具，是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必要手段。檔案檢索系統是記錄、報道和查找檔案的工具。利用者借助檢索工具便可以較為迅速準確地獲取所需檔案。使用它才可以打開檔案信息寶庫之門，滿足特定的需求。我們要緊緊圍繞經濟建設這個中心，根據不同需要，編制不同的檢索工具，力求檢索工具多樣化，保證從不同角度檢索，不斷提高查全率、查準率和和快速查閱率，以適應利用工作的需要。

四要加大編研工作力度。檔案編研工作是將館內靜態的檔案資源轉化為動態的、可供利用的信息資源的加工制作過程。檔案編研的選題只有貼近政府的工作中心，貼近人民群眾，才能有效地為經濟建設、社會發展服務。讓檔案編研成果滿足社會各界及人民群眾的需要，是檔案編研工作的出發點和歸縮。因此在編研題材上，要根據經濟建設和社會各方面的需求，力爭豐富多樣。特別是對經濟領域、科技領域的檔案資料，要深入研究，多編輯一些綜合性或專題性的史料匯集，從而使分散的檔案資料系統化、條理化，提高為經濟建設服務的層次。

三、及時了解社會需求，做好檔案利用信息預測

隨著經濟建設的飛速發展，人民群眾的民主意識和法制意識逐步增強，人們對檔案信息的利用需求不斷發生變化，這就要求檔案工作者必須走向社會深入實際，加強調查研究，及時掌握人們對檔案信息的利用需求，并根據形勢的發展，對未來社會的檔案信息需求做出預測，這是做好檔案開發利用的超前性工作，通過預測，詳細了解和掌握每個時期的中心任務及社會各行各業對檔案信息的需求，通過分析研究，區分主次，掌握輕重緩急，有計劃、有針對性地安排好檔案資源的開發利用工作。

要做好檔案信息的需求預測工作，首先要求檔案工作者必須樹立主動服務思想，變守門待客為上門服務，主動征求信息需求者的意見，了解社會對檔案信息的需求動向。其次要求檔案工作者必須樹立深入實際的工作作風，積極深入經濟建設第一線，準確把握經濟發展的趨勢，并通過對這種趨勢的研究分析，了解經濟發展過程中對檔案信息的需求動向。再次，要求檔案工作者根據社會對檔案信息的需求動向，有的放矢的收集整理和編研各方面的檔案資料，為經濟建設提供全方位的服務。

四、依據信息反饋，提高檔案信息資源開發利用水平

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會價值的客觀依據，也是做好檔案信息利用與開發的重要前提。收集、整理檔案利用效果信息，是檔案信息資源為經濟建設服務的重要組成部分，檔案信息資源的開發利用效果如何，檔案部門所提供的信息滿足需求者的程度高低，檔案部門對經濟建設提供服務的好壞，利用者對檔案部門有何意見和要求等，這些都是檔案信息資源的開發利用所必須了解和掌握的，也是檔案部門及時了解社會對檔案信息的需求，分析掌握檔案信息利用動態，不斷改進與加強檔案信息服務工作及時了解社會對檔案信息的需求。檔案人員要不斷拓寬知識領域，學習哲學、經濟、法律、歷史和現代科技等相關知識及反映當代世界政治、經濟、文化新發展的各種新知識、新技能，同時要學會運用現代化工具和手段進行檔案管理，提高工作效率和經濟效益。通過信息反饋使檔案部門了解在檔案信息資源的利用上，哪些方面是做得好的或比較好的，哪些方面還做得不夠，從而有針對性的改進工作，提高水平和服務質量，同時，通過信息反饋，進一步了解利用者的利用和新的要求，進一步掌握檔案信息需求的變化和發展趨勢，以便更好地收集、整理和研究新的檔案資料，為利用者儲備更準確、更系統、更科學的信息資源。同時還要加大對利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性，積極配合檔案部門做好這一工作，使檔案信息資源的開發利用取得更大的社會效益和經濟效益。