知識管理視角下的企業檔案信息化發展研究

范桂紅

（黑龍江大學 黑龍江 哈爾濱 150080）

隨著檔案工作的發展，企業知識管理是企業管理理論發展的新階段，其核心是將知識資源的知識資本作為企業管理的基礎與核心，企業知識管理的基礎是企業信息化管理。知識管理的任務就是要管理好智力資本，運用集體的智慧，提高企業應變和創新的能力。企業檔案要發揮其作為智力資本的作用，這就要求我們不斷將企業中的“隱性知識”轉化為“顯性知識”，為企業的創新發展服務，在企業檔案信息化的背景下應用知識管理方式，這就是企業檔案知識管理所要達到的目標之一。

一、信息化背景下的企業知識管理

企業信息化是為了改善企業的運營效率,提高企業對知識的依賴程度,增強企業的競爭力。因此,以信息化為基礎的企業知識管理,就是企業或組織將存放在文件中,或者存放在員工頭腦中的知識和技能收集起來,加以組織、整理和分類后,存放在基于計算機的信息系統的數據庫中。然后，通過信息技術、計算機網絡和通信技術，提高信息和知識的存儲、查詢、更新和交互的能力,將這些知識、技能和信息傳遞到能幫助企業實現最大產出的地方。

二、知識管理背景下的企業信息化的發展

大力加強企業檔案信息化建設，是發展生產力的現實需要，是提高企業競爭力的重要舉措。企業信息按其來源可分為內部信息和外部信息兩大類，企業內部信息是指企業內部產生的各種信息，它反映企業目前的基本狀況和企業經濟活動的信息。企業外部信息是指企業以外產生但與企業運行環境相關的各種信息。其主要職能是企業經營決策時作為分析企業外部條件的依據，尤其是在確定企業中長期戰略目標和計劃時起著重要作用。

1.企業檔案信息化是企業信息化適應知識經濟時代發展的要求。在企業的經營過程中,企業需要借助于檔案信息化的手段,來為知識管理提供技術和資源方面的強有力支持。可以說,企業檔案信息化建設在企業知識管理實施過程中發揮了不可替代的中介作用,它不僅幫助企業認識了知識管理的內容和對象,同時,它也為企業知識管理的實施提供了有效的技術支持和實踐手段,從而成為企業知識管理理論與知識管理實踐之間有效溝通的紐帶。

2.企業檔案信息化為知識管理提供技術上的可能性。企業知識管理的發展與信息技術之間存在千絲萬縷的聯系,許多企業在以信息技術為依托的信息管理方面已經起步,取得了一定的成績,并獲得了一些寶貴經驗。因此,開展基于企業檔案信息化的知識管理實現模式研究,將對解決以上問題具有重要的作用。

3.企業信息化建設為知識管理建設確定時機。企業的知識資源一般分為數據、信息、知識和智力四種基本類型,相應的企業知識資源的管理也可劃分為數據管理、信息管理、知識管理和智力資源管理四個階段。在不同的階段,知識資源的管理對企業檔案信息化基礎設施的要求也不相同,這樣,我們根據企業檔案信息化發展的不同程度,即可確定當前企業信息化狀況適合于何種知識資源的管理階段。

4.企業檔案信息化轉化為企業信息知識化。企業知識管理是一種管理模式，也是一個過程。知識管理的基礎是企業信息化，檔案知識化管理也需要對信息內容實施信息化，借助企業網絡實現知識的有效傳遞與共享。隨著現代信息技術的普及與應用，企業信息化是其發展進程中不可逆轉的趨勢。檔案部門應在觀念、人才、基礎工作等方面做好信息化準備，趁勢推動檔案工作信息化的進程。

就知識與信息關系看，知識應是知識化的信息，信息只有知識化才能實施管理。信息知識化的主要含義：一是指在企業信息化的進程中有大量電子文件產生，如何使有保存價值的電子文件檔案化、知識化；二是指如何捕捉企業經營活動中產生的非文獻記錄的知識與信息，特別是如何挖掘企業的隱性知識，并及時將其顯性化、檔案化、知識化。按知識管理的要求，檔案部門應認真研究信息知識化的途徑、對策。

三、知識管理對企業開展檔案工作的策略分析

企業檔案是企業內部寶貴的顯性知識，企業在日常管理中應該給予足夠的重視。知識管理在強調顯性知識管理的同時，也注重對隱性知識的挖掘，企業檔案中蘊涵著大量企業無形資產，知識管理時代的企業檔案部門除負責企業顯性檔案知識資源的歸檔、整理與保管外，另一個重要的時代使命是從顯性檔案知識資源以及企業人員腦海中挖掘出隱性知識，并及時歸檔，為企業的經營、管理、決策服務。

1.企業檔案部門要注意檔案實體的安全管理與責任管理。任何時候，檔案實體的安全與責任管理都是企業檔案工作開展的基礎，只有穩固這個基礎，才能以不變應萬變。隨著企業管理環境的變化，創新和智力資產已經成為企業搶占市場制高點的核心武器，企業更加重視智力資產的保護和更新。在這種形勢下，企業檔案實體保管要準備好幾個轉型：首先及時順應企業管理環境的變化，完成工作目標的轉型，從原來管理和服務的目標轉移到創新目標上來，在充分利用固有知識資源優勢的同時，不斷進行資源的更新和補充；

2.適應自身變化，完成工作重點的轉型。知識經濟時代，企業檔案內容呈多元化特點，需要管重點也發生了轉移，如傳統紙質文件向電子文件轉移，普通文件向技術文件轉移，隨著企業的改制，還出現了資產評估文件等，企業在管理過程中也必須完成工作重點的轉移。

3.要挖掘顯性檔案知識資源及企業人員腦海中的隱性知識。企業顯性檔案知識資源中仍大有文章可作，檔案部門應充分挖掘其中的隱性知識并及時歸檔。人是知識的重要載體，企業在知識管理時代必須建立吸引人才、留住人才的長效機制，同時還要充分利用員工頭腦中的經驗知識，擴大知識共享的范圍。而企業檔案部門則應與企業員工保持密切的交流與聯系，共享知識，并及時進行知識歸檔。

四、檔案工作者在企業檔案信息化中引入知識管理模式的作用

檔案知識管理的關鍵因素是人才。而就檔案工作而言就是檔案工作者。檔案知識管理建設，是對傳統檔案中的檔案進行篩選，找出信息含量參數高的檔案，用現代電子技術進行管理。現代社會產生的檔案，伴隨著電子文件和新型載體文件的出現，從內容和形式上都比以前大大復雜化。而要求檔案工作人員的專業結構發生變化。一方面，要求大量信息處理人員，信息分析研究人員，計算機軟件、硬件人才，網絡環境與運行維護人員，產生信息服務人員;另一方面，要求檔案工作人員自身業務知識的不斷補充與更新。因此，現代化的檔案工作者僅僅具有合理的知識結構是不夠的，還需要具備一定的信息分析和處理能力，特別是現代信息技術的使用能力、信息獲取、信息加工處理能力，只有這樣才能實施和勝任數字化和現代化的檔案信息管理工作。企業檔案工作在有效使用知識管理模式時可以使企業的檔案信息有效的轉化為企業信息知識，這樣可以使企業的信息得到充分的利用，為企業的經濟發展服務。所以檔案工作者只有通過自身的努力，提高自身的素質，才能適應檔案知識管理的要求，為檔案管理的發展做出貢獻。

總之，將企業檔案信息化工作納入企業知識管理系統中去，這是適應知識管理環境下企業檔案信息化工作發展的實踐舉措。企業管理環境的變化給企業檔案工作帶來了很多新鮮元素，同時也迫使企業檔案工作面臨著很多前所未有的新問題。因此，檔案工作者應該在今后的實踐工作中，把檔案信息化建設的理念逐步運用到企業管理中去，是檔案在企業追求經濟利益最大時發揮應有的作用。

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