淺析電子文件的歸檔工作

孫海霞，鄒 敏

（1.黑龍江省農(nóng)墾總局北安分局 黑龍江 北安 164000；2.黑龍江省龍鎮(zhèn)農(nóng)場(chǎng) 黑龍江 五大連池 164135）

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)走進(jìn)不斷進(jìn)步，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件以操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小，具有紙質(zhì)文件無法比擬的優(yōu)勢(shì)，幾乎已經(jīng)滲透到了社會(huì)活動(dòng)的所有方面，大大提高了人們的工作效率。在大量電子文件產(chǎn)生的同時(shí)，也給檔案工作提出了新的課題，即如何推進(jìn)電子文件的歸檔管理？解決這個(gè)問題如果只是簡(jiǎn)單地沿用原有的紙質(zhì)檔案的管理理念和管理方法，已不能完全適用于電子文件歸檔和管理的需要，筆者就電子文件的歸檔工作談些粗淺認(rèn)識(shí)，與大家共同探討商榷。

一、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料、紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3.檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

4.檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5.檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

二、電子文件的特征

1.電子文件、電子檔案具有虛擬實(shí)在性。電子文件、電子檔案是數(shù)字化信息的產(chǎn)物，給人們帶來了全新的挑戰(zhàn)，當(dāng)計(jì)算機(jī)接受輸入的信息，計(jì)算機(jī)會(huì)將信息轉(zhuǎn)換為二進(jìn)制代碼存在，文字、圖象都是由數(shù)字編碼形成的，只有當(dāng)需要將文件輸入、輸出時(shí)才會(huì)出現(xiàn)不同的文字、圖象。

2.電子文件、電子檔案具有對(duì)設(shè)備的依賴性。電子文件、電子檔案的形成及各種處理均是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下完成的，不同的軟、硬件環(huán)境形成的電子文件、電子檔案等載體難以互換，對(duì)設(shè)備的依賴是絕對(duì)的。

3.電子文件、電子檔案具有可塑性，又稱易更改性。這是與紙質(zhì)文件相比較存在的又一重要的特點(diǎn)，電子文件、電子檔案一方面為我們編輯、修改文件提供了非常便利的條件，另一方面也存在難以保存文件的原始性、真實(shí)性、憑據(jù)性。

電子文件的收集、積累、整理是為了電子文件歸檔做準(zhǔn)備，在制作時(shí)檔案管理人員要及時(shí)進(jìn)行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督，收集電子文件形成的背景材料，文種、標(biāo)題、密級(jí)、時(shí)限合乎發(fā)送的范圍，制作文件使用的軟件、版本，積累文件的歷次修改標(biāo)記及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的記錄。每份文件都要在電子文件登記表內(nèi)登記，及時(shí)制作備份，并根據(jù)文件的內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素對(duì)文件相對(duì)集中整理，以確保文件的真實(shí)性、安全性、完整性。清華大學(xué)宣傳部從八十年代初將報(bào)道學(xué)校工作情況的剪報(bào)整理作為資料歸檔。近年又在校園網(wǎng)管理系統(tǒng)中設(shè)置了“報(bào)刊信息”專欄，隨時(shí)輸入各報(bào)刊登載我校情況文章的標(biāo)題及摘要，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)饺＃V大師生員工共享。1998年，經(jīng)與檔案館反復(fù)研究后，進(jìn)一步完善了上網(wǎng)的報(bào)刊信息，加注了刊登文章的詳細(xì)出處，相當(dāng)于索引，并將上網(wǎng)報(bào)刊信息及索引制成硬拷貝，與相應(yīng)的電子文件一并歸檔，簡(jiǎn)化了紙質(zhì)剪報(bào)的剪裁、粘貼和整理工作。經(jīng)如此辦理，一般查詢可利用電子檔案，快捷方便，需查用全文時(shí)可借助電子檔案所提供的報(bào)刊索引到圖書館查閱，萬一電子檔案被損壞，相應(yīng)的紙制裁檔案還保存完好。

三、電子文件應(yīng)遵循的步驟

1.電子文件形成、簽署、審批；

2.收集積累；

3.編制目錄；

4.整理需歸檔的電子文件；

5.編制歸檔說明；

6.存入磁、光介質(zhì)（包括壓縮歸檔方式）；

7.復(fù)制備份；

8.確定載體標(biāo)識(shí)。

四、電子文件的存儲(chǔ)

電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)大都是磁性載體，其物理壽命較短，再加上計(jì)算機(jī)日新月異，變化急快，這對(duì)于電子文件的保護(hù)的技術(shù)提出了更高的要求。除加強(qiáng)電子文件管理中保護(hù)環(huán)節(jié)的制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，應(yīng)嚴(yán)格科學(xué)化的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度。還需要做好以下幾方面的工作：

首先，必須要協(xié)調(diào)好檔案室和電子文件形成者之間的關(guān)系，才可突顯出電子文件歸檔帶來的幾大優(yōu)點(diǎn)：一是歸檔方式操作簡(jiǎn)單。紙質(zhì)文件的收集、整理、歸檔，主要依靠各部門的平時(shí)收集整理。電子文件的歸檔，只需電子文件形成者在各自的辦公室里，點(diǎn)擊鼠標(biāo)就可完成。二是歸檔時(shí)間可隨時(shí)調(diào)整。紙質(zhì)文件的收集、整理、歸檔一般每年6月進(jìn)行一次性歸檔，給檔案室造成工作量過于集中的問題。實(shí)行電子文件隨時(shí)歸檔的制度，可有效地確保電子文件的齊全、完整、真實(shí)，還可以避免檔案室的工作量過于集中在某一時(shí)段，緩解檔案人員的工作壓力。

其次，是對(duì)載體的保護(hù)，要嚴(yán)格遵循現(xiàn)有的電子文件載體保管規(guī)范要求，確保載體完好，每套載體都要檢驗(yàn)是否清潔，有無劃痕，有無病毒。電子文件庫(kù)環(huán)境應(yīng)保持在14℃～24℃之間，相對(duì)溫度保護(hù)在45%～60%之間。

第三，是做好電子文件載體的日常維護(hù)和防寫處理，定期復(fù)制電子文件，載體應(yīng)直立存放，做到防塵，防變形，存放時(shí)要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并遠(yuǎn)離有害氣體。

第四，定期對(duì)文件進(jìn)行抽樣和機(jī)讀檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取恢復(fù)措施。當(dāng)設(shè)備環(huán)境變化時(shí)，應(yīng)確定庫(kù)存載體與新設(shè)備是否兼容，如不兼容，應(yīng)做好電子文件、電子檔案的載體的轉(zhuǎn)換工作。

第五，電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的，隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。

電子文件、電子檔案是辦公自動(dòng)化的產(chǎn)物，從根本上講是科技發(fā)展的結(jié)果，電子文件、電子檔案保管技術(shù)難題必須依靠科技發(fā)展才能從根本上得以解決，應(yīng)加強(qiáng)與專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)之間的合作，充分利用現(xiàn)有電子技術(shù)資源和文件管理方面的智力資源，使電子文件、電子檔案管理更加科學(xué)、有效。