工程質量監督檔案管理淺談

肖小湘

(桂東縣公路管理局 湖南 桂東 423500)

工程質量監督檔案(簡稱監督檔案)是指工程質量監督實施過程中形成的文字、表式和成像資料。監督檔案是工程質量監督一項重要的工作內容，它既是建設工程的真實記錄，又是工程建成后運行、管理、維護和改造的依據。對工程質量監督檔案的收集、整理，歸檔管理工作規范化，能促使工程質量監督管理水平進一步提高，使工程質量監督工作有案可查，并且查有實據，體現工程質量監督工作的科學性、公正性、權威性。

一、工程質量監督檔案管理中存在的問題

1.對工程質量監督檔案的重要性和意義認識不足

隨著《建設工程質量管理條例》的出臺，工程質量的驗收由等級核驗制度向竣工驗收備案制度轉化，工程監督時，由原來僅對工程實體質量監督向行為和實體同時監督轉化，所以，工程質量監督檔案的內容也發生了變化，質監機構和人員在工程建設過程中原來職責不明，現在變得清晰，質監機構和人員在工程的重要部位是否到位，該把的質量關是否把住，工程驗收監督情況怎樣，工作的規范性怎樣等，從工程質量監督檔案可以一目了然，從而反映工程質量監督檔案的重要性，從另一個側面反映工程質量監督檔案的可追溯性。有的質監機構對工程質量監督檔案管理沒有設立專職或兼職的檔案管理員，工程質量監督檔案散落在質監人員手中，人員變化后，工程質量監督檔案未及時移交，造成檔案的缺失。

2.工程質量監督檔案的內容不統一，形式不規范

工程質量監督檔案應該是反映工程質量監督過程及結果的記錄，而不是工程建設全過程、全方位檔案，有的質監機構把工程施工資料、監理資料、圖紙全部收集放在質監機構存檔，造成人力、物力的浪費。監督抽查記錄未反映工程存在的問題，工程質量狀況及各參建責任主體的行為，書寫時采用易退色耐久性不強的材料，字跡潦草，監督抽查記錄和質量整改通知書簽發時不規范，混用。

二、加強工程質量監督檔案管理的幾點建議

1.嚴格建檔程序

監督檔案由責任監督員負責收集、整理和編制，技術負責人負責復核和審查，站長負責審定，檔案員負責檢查、統計、編號、登賬、歸檔和保管，并負責按借閱規定承辦借閱及收回。監督檔案應隨單位工程實際到位的檢查、質量問題處理、質量評價等監督工作及具體操作的進展，同步收集、整理、編制和修正。按照監督計劃和實際監督工作進展情況進行收集，整理和編制，其內容要正確反映工程實體質量、結構安全、使用功能、觀感質量及工程質量保證資料的真實情況。

2.明確建檔的主要內容

內容包括建設工程質量監督檔案封頁；檔案目錄；工程質量監督登記表；建設工程質量監督書；工程質量監督計劃書；工程質量保證體系審查表；建設工程質量監督記錄；隱蔽工程驗收記錄及重點部位抽查統計表；工程質量監督報告；建設工程質量整改通知單；工程質量事故報告；工程質量評價表；監督結論及文字說明。程管理編號一致的原則進行，以防造成錯亂，其編號可按單項工程，單位工程，分母、子號依順序編出，最好把建檔年份概括進去，便于查找、歸檔、保管。從工程監督檔案立檔開始到工程竣工，都要由責任監督員負責收集、整理和編制。其中包括相關施工階段監督業務資料、質量評價、質量問題及事故處理等審核、會簽資料。需要技術負責人，站長等簽證的由責任監督員負責辦理后，經整理存檔。內容要做到及時、真實、正確、完善、有效，字跡要清楚、端正、保管完好。

3.完善建檔制度

實行質量監督檔案管理，必須建立完善的管理制度并認真執行，如業務會簽制度:凡是在實施監督活動中的監督業務資料，主要包括:①相關施工階段，特別是地基基礎、主體結構、竣工階段的質量評價資料；②工程質量問題及質量事故處理等資料，必須先由責任質量監督員填寫“建設工程質量整改通知單”會簽單提出初步意見，提交技術負責人審核，最后由站長審定。為充分發揮監督檔案作用，還應制定借閱制度，保管和銷毀制度等。