檔案管理現代化建設的措施

李有生

(黑龍江省人才中心 黑龍江 哈爾濱 150008)

檔案管理現代化是我國社會主義現代化建設的組成部分，是社會發展的必然趨勢，檔案管理的現代化就是應用現代管理的理論，方法，對檔案和檔案工作實現科學管理，提高工作效率和效益，以滿足社會政治，經濟，文化發展對檔案管理工作的要求，這就需要廣大的檔案工作者積極開拓，以先進的管理技術和現代化的手段科學管理檔案，迅速準確而有致的為社會現代化建設服務。

一、檔案管理現代化概念

檔案管理現代化是社會現代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現代化是檔案部門主動連接新科學技術的挑戰，為促進社會現代化而進行的變革傳統檔案量展現代檔案管理的過程。現階段檔案管理現代化的內涵應包括:檔案管理觀念現代化、檔案管理發展水平現代化、檔案管理裝備現代化、檔案管理人員現代化等五個方面。

二、檔案管理工作的重要性

首先，檔案管理工兒是一項科學性很強的工作。一方面，從檔案工作本身來看，它是一項專門的管理業務。這種管理工作，不只是對現成文件的一般保管，還要采用一套科學的管理原則及技術方法，系統整理和鑒別篩選檔案資料，通過各種手段滿足社會利用的需要。另一方面，從特定的部門或一定機關單位的檔案工作來看，它又是某種工作管理的組成部分。機關檔案室保存的檔案，是本機關進行職能活動的歷史記錄，由于機關日常工作經常查考檔案而參與機關管理活動。因此，檔案室工作也就是相應的機關工作活動的內容之一。

三、加快檔案管理現代化的必要性

1.知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。因為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。

2.依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展。知識經濟是現代科學技術智能化、信息化、高級化的結果，先進的技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段，沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處，當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產，生活的各個領域，檔案工作也是如此，計算機廣泛應用于檔案管理，統計和檢索；縮微技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義。

3.知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅是知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的，科學的管理思想和管理方法，在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神，更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。

四、檔案管理的現狀與存在的問題

1.檔案意識不強，領導重視不夠。首先是檔案意義不強。具體表現在人們對檔案的重要性認識不足，了解不夠，在人們的心目中，檔案部門既沒有經濟地位，也沒有社會地位，政治地位無足輕重的單位，是可有可無的部門，在經濟建設中影響力不足，發揮的作用不大，所起的成效不多。大多數人認為，檔案工作無非就是收集、整理、保利害一些已成為因史的東西，是簡單勞動，沒有什么意義。因此，很多人不愿意到檔案部門工作。

2.檔案工作人員素質偏低，待遇差，隊伍不穩定

(1)檔案人員素質偏低，業務不精通。主要原因是:在安排工作時，一般不會由工作能力不從心強的人員擔任兼職檔案員；檔案管理人員大多數“身兼數職，”半路出家，沒有經過業務學習和培訓上崗；除國家政府機關、大中專院校、大中型企事業單位的檔案館(檔案室)工作人員具有相當的學歷和業務知識外，一部分基層單位在檔案工作人員配備上，不注重學歷、業務、素質，即使學歷較高，也不是學檔案專業的；有的單位檔案人員是內部調劑上崗，從未給在崗人員進行崗位培訓，更沒有進行正規的進修或學習檔案專業知識。幾此種種，致使檔案人員業務知識缺乏，業務不精通。

(2)檔案部門待遇差，隊伍不穩定。與其他相關部門相比，檔案工作人員待遇差，工資收入低，獎金福利差距大。檔案部門是清水衙門，同時檔案毓在晉職、晉級、職稱評功定等方面得到的待遇也不公正，與相關的圖書系列相比相差較大。于是造成了檔案工作在單位領導中不重視，在單位職工中沒位置，在社會上沒地位的狀況。

3.經費不足、設備不全，硬件建設差。檔案工作有必不可少的物質基礎，必須安排一定的專項經費，一是用于檔案庫房設施的不斷完善，保障檔案保管的基本條件，二是用于從事檔案的科研工作，將檔案管理信息化，是高檔案管理水平。有些政府、部門和單位過分強調經濟建設，不重視檔案工作，對于檔案事業的經費投入不足，有的單位根本就沒把檔案工作經費列入規劃中，有的即使列入了規劃所占比例也很少。于是，造成檔案設備不全，硬件建設差。

4.管理模式呆板陳舊，手段落后。首先是隨著科學技術的發展、高新產業的開發與推廣、各種新生事物層出不窮，如外資引進、合資企業、股份、私營企業，個體從業者、高校辦學的多樣化、國際化交流等，使得檔案的形式和內容多樣、國際化交流等，使得檔案的形式和內容多樣化、復雜化，檔案的范疇進一步擴大，但大多數單位仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。

5.對檔案工作宣傳不夠，群眾參與意識薄弱。由于檔案工作宣傳力度不夠，廣度不夠，在社會上影響不大，知名度不高，很多人對檔案工作不了解，檔案工作的內容、性質、任務、檔案利用產生的社會效益和經濟效益，還沒有被廣大群眾所認識，大多數人認為檔案館無非是保管資料，是一個無足輕重的單位。因此，搞好檔案工作，必須改變過去只知道默默無聞埋頭苦干工作方式，應通過各種手段，大力開展檔案工作宣傳達室，從而增加群眾的理解、重視和支持，增強檔案意識，使檔案工作走向全民，走向社會。

五、檔案管理現代化的內涵

1.檔案管理信息化。檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全應應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置，管理和提供利用服務。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從過去的以檔案實體保管為重點向以檔案實體這種主要形式向社會提供他務為重點的轉變過程。其涵括以下四個方面的內容。第一，實現檔案信息的數字化和網絡化。第二，實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。第三，實現檔案信息高度共享。第四，必將引發檔案管理模式的變革。

2.檔案管理信息化進程中需注意的問題

(1)遵循標準，推時規范，加強法律建設。

(2)注重信息安全。

(3)綜合利用檔案管理技術。

(4)檔案管理標準化

(5)檔案利用現代化。

四、加快檔案管理現代化的對策

1.加強檔案信息素質教育，加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識，提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

2.要科學地制定，貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的，要適應經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

3.要強化服務意識，拓寬服務領域。要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來，做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜

4.加強檔案隊伍建設，提高業務素質，檔案人員必須從雜業型轉向專業型。保證檔案系統現代化管理工作有序，正常，持續的發展，人的因素是主要的，檔案管理體制領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合人才，提高支隊伍素質，創造條件有針對性適合不同荼崗位的學習進行知識更新，適應對外指導工作和內部基礎管理工作。