談星級學校評估與學校檔案工作

李 萍

（淮陰商業學校 江蘇 淮陰）

談星級學校評估與學校檔案工作

李 萍

（淮陰商業學校 江蘇 淮陰）

學校檔案和星級評估工作有著密切的關系，星級評估以學校檔案為基礎和重要依據，學校檔案以此為契機，得到了發展。本文對此進行了探討。

學校評估 檔案管理 關系

2008年1月，江蘇省教育廳在全省中等職業學校中開展了星級學校評估。此次評估是中職校中十分重要的綜合性的評估，也是推動學校提高教學質量、提升辦學水平、擴大社會聲譽的重大舉措，對于學校增強辦學實力、拓展發展道路具有重要意義，引起了各中等職業學校的普遍重視。在星級評估過程中，學校檔案作為評估的基礎和依據，其作用越來越大。因為學校的工作情況需要大量的統計表格、數據、文字說明和其它載體（聲像、實物等）加以展現，離開檔案談評估，可以說是無源之水，無本之木，沒有學校檔案，就無法進行有效的學校教育教學評估。凡是經歷過評估的學校，都感到檔案對評估工作的作用，正是認識到了評估與檔案這種密不可分的關系，近幾年來，許多學校都開始重新審視檔案工作，這極大推進了學校檔案工作的發展。

1.星級評估以學校檔案為基礎和重要依據

評估專家組在短時間內考察評估的方式不外乎從這幾方面著手，一種是以直觀的現狀為考評對象，采取以實地視察、現場聽課、教師座談、走訪問卷、民意測試等方式，一種是專家組以受評單位的工作歷程、運作歷程和工作成就為考評對象，采取查閱大量檔案資料的方式。專家組要想掌握學校工作的運行情況，必須依據檔案資料的驗證，學校檔案是評估專家借以考察了解學校辦學情況的一種非常重要的信息渠道。星級評估共有8個一級類目40個二級類目，檔案室提供了如近三年學校獲獎情況，教師論文發表情況、近三年學生、教職工獲獎情況，教職工名冊，教職工學歷、職稱的復印件及其分析情況一覽表，校園文化建設，教師公開課記錄等材料給評估組專家查看、分析、調查。正由于學校檔案提供了比較齊全、完整、系統、真實的學校的各種有用信息、各種數據，歷史活動的最真實可信的原始記錄，在評估工作中起著不可替代的憑證作用。由此可見，學校檔案工作是學校的重要基礎工作，它既是學校深化改革促進發展的必要條件，也是衡量學校教育質量、學術水平和管理水平的重要標志。它直接影響到學校評估的結果，是學校評估工作的重要依據。

2.評估促進了檔案事業的建設

2.1 評估增強了學校領導和教職工的檔案意識。

在迎接評估的過程中，檔案資料的齊全完整直接影響著評估結果，學校把評估檔案建設作為一項重要工作來抓。檔案在評估過程中凸顯出的特殊地位和重要作用，使得學校各級領導、教職工甚至學生開始重新審視檔案的價值，重新認識和理解“學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一”。評估工作的這種全員參與性，直接修正了師生以往對檔案“無足輕重”的思想認識偏差，許多學校已將檔案工作列入學校整體發展規劃，加強對檔案的“三納入”、“四同步”的科學規范管理。

2.2 學校系部教學檔案的建設普遍得到了加強，促進了檔案的發展。

評估工作需要各方面、各層次的人員積極參與，學校評估在自評階段對檔案資料存在的各種問題進行分析，就會看到平日檔案管理運行機制中存在的薄弱環節和各種缺失。比如，某些方面的檔案資料殘缺或單薄，缺乏對陳述材料的支撐力，有的卷宗資料龐雜而體系凌亂，有的資料沒有什么價值，就說明著檔案的整理與鑒定存在著薄弱環節。又如，有些數據在前后左右的資料關系中存在著不吻合的矛盾現象，這又意味著在內部各部門之間檔案的服務機制和利用關系戶存在著不順、不通和缺位的問題。帶著“問題”發現檔案管理工作中的不足，進而查漏補缺，優化機制，完善管理，提高質量。因此，學校在接受評估前的迎接評估準備階段要突擊搞材料。這一方面說明以前的檔案建設尚存有這樣那樣的不足和缺陷，另一方面又顯示出了學校在評估的動力作用下集中人力、財力和時間全面推進檔案建設的熱情和解決檔案工作問題的決心。通過這些“改”，改進工作中一些不合理的做法，理順各部門和檔案室之間的關系，確保歸檔制度、保管制度、開發利用制度的順利執行。這種多層啟動、強力推進的緊張而有序的工作局面，必然有助于加快解決現存問題、完善檔案建設的進程，使檔案工作整體提升到新的水準。

2.3 充實了學校檔案全宗，使檔案更加完整齊全，大大提高了文件材料的歸檔率、檔案完整率和卷宗合格率，豐富了館藏。

通過開展評估活動，提高了檔案在人們心中的地位。各部門自覺地、積極地、主動地配合和支持對各類檔案材料的收集、整理、歸檔工作，對檔案中不完整的、評估需要的材料進行查漏補缺，將散存的原始件匯總、整理到檔案資料體系中去，對學校教學基本建設至關重要的諸如教學規章制度等方面的文件材料進行補齊補全；與此同時，由于迎評工作本身又是對至少近三年時限長度的學校工作的整體總結或專項總結，所以，借此機會形成具有較為完備的階段性總結材料（如學校狀態數據、自評報告、特色項目材料等），及時歸入檔案資料庫，充實、豐富、完備了檔案庫藏，提升了檔案管理水平和案卷質量。

3.學校檔案工作須借助評估機遇大力發展

在學校評估中經歷了檢閱的學校檔案工作，在展現檔案建設成果的同時，也必然會顯露出平日不易被發現或容易被忽略的各種問題與不足，對這些問題與不足進行反思的結果，又必然會引發關于提升檔案工作水準、開創檔案工作新局面的思考。著重于以下幾個方面。

首先，建立學校檔案工作發展的長效機制。檔案工作需要以評估所帶來的強有力的推力，來促進整頓、改革和建設，提高管理效能。但是，這種助推力不能總依賴于從外在的評估壓力獲得，學校檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制，以此為檔案管理日常工作提供質量上的監控與保證，避免把問題都積壓起來倉促解決。這種周期性的自評機制能夠成為檔案工作自我驅動的動力，促進檔案管理工作持續發展。

其次，加速學校檔案的信息化進程。依靠傳統的手工管理的方式和被動服務的模式，無法適應在學校快速發展中急劇增長的檔案信息的存儲需要，無法滿足學校各方面工作，特別是學校評估工作方便快捷的檢索、調檔的要求，這就要求在檔案工作中逐步推進信息化管理。充分利用辦公自動化管資源優勢，提高信息采集、傳輸和服務的效能，加速檔案管理信息化。

第三，加強檔案干部隊伍建設，使之適應檔案管理規范化、現代化和高效化的要求。學校采用系部二級管理模式后，基層職能部門的檔案資料越來越多，兼職檔案人員大多數未接受專業教育、培訓和指導，因此，學校應當有計劃、有步驟、有針對性地對檔案工作人員進行多種形式的教育、培訓和指導，促使他們系統地學習和掌握檔案業務知識、規律和方法，實現工作理念、知識結構和工作技能的同步更新，不斷增強對檔案現代化管理的適應。

總之，評估給檔案工作帶來的不僅是壓力、動力，而且還能總結出許多有益的啟示。檔案工作是學校評估活動對學校工作進行驗證的重要媒介，而學校評估在對學科、專業、課程、師資隊伍等方面的建設情況進行驗證的同時，事實上也是在檢驗著學校檔案工作的日常運行質量、管理手段及其效率，以及管理隊伍建設情況。推動了檔案工作在反思總結、揚長避短的過程中，構筑扎實的基礎，與時俱進，持續發展。

[1]張明明.學校評估：提升檔案建設水準的重要契機[J].檔案與建設,2005,（5）

[2]袁燕.淺析學校評估與學校檔案之關系[J].山東檔案,2000,（3）

[3]杜志芳.淺談檔案綜合管理與等級學校評估[J].廣州檔案,2005,（5）

[4]鄭淑緩,馮艷,李穎.教學評估與學校檔案[J].沈陽大學學報,1998,（1）

李萍（1974—），江蘇淮安人，江蘇省淮陰商業學校，檔案館員。